| Приложение 3 УТВЕРЖДЕН Приказом государственной регистрационной службы при Правительстве Кыргызской Республики от «21» января 2020 г. № 1-д |
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ
«Предоставление копий документов из архивного фонда»
Глава 6 номер 41
Единого реестра государственных услуг
1. Общие положения
1. Предоставление данной государственной услуги осуществляется учреждениями, подведомственными Архивному агентству при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики:
- центральными государственными архивами Кыргызской Республики (кроме Центрального государственного архива Кинофотофонодокументов Кыргызской Республики);
- областными государственными архивами;
- Южным межрегиональным государственным архивом общественно-политической документации;
- городскими государственными архивами;
- районными государственными архивами.
2. Административный регламент данной услуги соответствует требованиям соответствующего стандарта услуги, утвержденного постановлением Правительства Кыргызской Республики от 3 июня 2014 года № 303.
3. Ключевые параметры, заданные стандартом услуги:
(1) Общее время предоставления услуги составляет от объема видов услуги: на ожидании в очереди при личном посещении – не более 1,5 часов, (время на исполнение запроса – от 1 дня до 30 дней) по указанию руководителя государственного архива с уведомлением заявителя.
(2) Перечень документов, необходимых для предоставления услуги:
а) документ, удостоверяющий личность;
б) заявление (для физ. лиц), заявка (для юр. лиц) или письмо установленной формы;
в) квитанция об оплате услуги (юридические лица, дополнительно представляют документ, подтверждающий полномочия его представителя (доверенность).
(3) Стоимость услуги: Платная. Определяется по прейскуранту в зависимости от вида справки (выписки, копии) и объема информации.
(4) Результат услуги: Выдача копий архивных документов на бумажных и цифровых носителях или отрицательный ответ на запрос при отсутствии в архивных документах необходимой заявителю информации. Предоставление государственной услуги не может быть приостановлено.
4. Нормативно-правовые документы, служащие основанием оказания государственной услуги:
- Закон КР «О порядке рассмотрения обращений граждан»;
- Закон КР «О доступе к информации, находящейся в ведении государственных органов и органов местного самоуправления КР»;
- Закон КР «О Национальном архивном фонде КР»;
- ППКР от 3 июня 2014 года № 303 «Об утверждении стандартов государственных услуг, оказываемых физическим и юридическим лицам органами исполнительной власти, их структурными подразделениями и подведомственными учреждениями» (в редакции от 3 марта 2016 года № 109) (далее – Стандарт);
- ППКР «Об утверждении Соглашения о принципах и формах взаимодействия государств – участников СНГ в области использования архивной информации» от 20 января 2000 года № 33» (далее – Соглашение);
- Основные правила работы государственных архивов Кыргызской Республики, утвержденные приказом Госархивагентства № 46/1 от 17 августа 2009 года (далее – Основные правила);
- Инструкция для учреждений государственной архивной службы Кыргызской Республики по исполнению запросов социально-правового характера, утвержденная приказом Архивного агентства № 130 от 23 декабря 2015 года (далее – Инструкция).
2. Перечень процедур, выполняемых в процессе предоставления услуги
№ | Название процедуры | Примечание |
1. | Поступление заказа (запроса), анкеты-заявления | Регистрация осуществляется в АИС «Электронная регистрация». Заказ или анкета передается на исполнение |
2. | Исполнение запроса (заказа) или анкеты-заявления для копирования архивных документов
| При наличии необходимой информации исполняется по документам, поступившим на хранение в государственный архив; Отказ составляется мотивированно; Первичная проверка и регистрация поданных заявителем документов для предоставления государственной услуги или отказ в приеме заявления. |
3. | Выдача копий архивных документов | - Выдача копий архивных документов или отрицательного ответа лично заявителю -Получатель расписывается в заявлении с указанием даты получения |
3. Блок-схема взаимосвязи процедур
4. Описание процедур и их характеристики
Название процедуры | Исполнитель, должностное лицо | Продолжительность действий | Результат действия | Документы регулирующие действия |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Процедура 1 Поступление заказа (запроса), анкеты-заявления | ||||
Действие 1.1. Поступление запроса или анкеты-заявления
| Сотрудник государственного архива, занимающийся регистрацией запросов, заявлений
| Не более 10- минут
| Зарегистрированный (заказ) запрос или анкета-заявление.
| -Закон КР «О НАФ КР»; -Закон КР «О порядке рассмотрения обращений граждан»; -Типовая инструкция по делопроизводству; -Основные правила; -Стандарт
|
Действие 1.2. Определение заказа и информирование заявителя об исполнении или отказе
| Сотрудник государственного архива, занимающийся регистрацией запросов, заявлений
| Не более 5- минут | Сотрудник за выполнение данного административного действия обязан: -Определить подлежит ли запрос (заказ) к исполнению в данном архиве, если документ имеет ограниченный доступ, гриф секретности или отсутствие данного документа то предоставленный мотивированный отказ, -Принятые все необходимые меры для дачи полного и компетентного ответа
| -Закон КР «О НАФ КР»; -Закон КР «О порядке рассмотрения обращений граждан»; -Типовая инструкция; -Основные правила; -Стандарт; -Инструкция |
Действие 1.3. Внесение заявки руководству на рассмотрение, визирование заказа или анкеты-заявления руководителем | Руководитель архива | Не более 10- минут | Разрешение на изготовление копии архивного документа | -Инструкция |
Действие 1.4. Передача (заказа) запроса или анкеты-заявления исполнителю | Сотрудник, исполняющий запрос или анкету-заявление | Не более 5- минут | Запрос или заявление (заказ) передан на исполнение | -Инструкция |
Результат процедуры 1: Запрос или анкета-заявление (заказ) передан на исполнение | ||||
Продолжительность процедуры: Общее время предоставления услуги составляет не более 30 минут | ||||
Тип процедуры 1: Организационно-управленческий | ||||
Процедура 2 : Исполнение запроса (заказа) или анкеты-заявления для копии архивных документов | ||||
Действие 2.1. Получение дел из архивохранилища по заказу сотрудника архива (требование) | Сотрудник, исполняющий запрос или анкету-заявление |
Не более 15 минут | Полученные дела для просмотра | -Основные правила; -Инструкция; -Основные правила
|
Действие 2.2.Просмотр дел (заявителем),выборка документов для копирования | Сотрудник, исполняющий запрос или анкету-заявление | В зависимости от объема работ | Просмотренные дела заявителем научно-справочного аппарата архива (описей дел, баз данных, путеводителя архива и др.) | -Основные правила; -Инструкция
|
Действие 2.3. Копирование архивных документов
| Сотрудник, исполняющий запрос или заявление (ксерокопия) или сотрудник отдела Научно-справочного аппарата (сканирование) | В зависимости от объема работ | Копии документов (скопированный или отсканированный документ);
| -Основные правила; -Типовые нормы времени и выработки на основные виды работ
|
Действие 2.4. Возврат дел: полистная проверка (сотрудником, заведующий читального зала) | Сотрудник, исполняющий запрос или анкету-заявление | В зависимости от объема работ | Целостность и сохранность документов | -Основные правила; -Инструкция;
|
Действие 2.5. Заверение (Основание) копированного документа и подпись исполнителя | Сотрудник, исполняющий запрос или анкету-заявление | В зависимости от объема работ | Оформленный документ и прошивка копий архивных документов
| -Инструкция; -Основные правила |
Действие 2.6. Подпись руководителя, штамп и печать учреждения
| Руководитель архива | Не более 10 минут | Подписанные и заверенные гербовой печатью копии архивных документов | -Инструкция; -Основные правила |
Действие 2.7. подсчет стоимости государственной услуги | Сотрудник, исполняющий запрос или анкету-заявление | Не более 10 минут | Реквизиты архивного учреждения для оплаты в банке за предоставляемую услугу. | -Прейскурант цен |
Тип процедуры 2: специальный | ||||
Продолжительность процедуры: в зависимости от объема работ | ||||
Результат процедуры: Копии документов (скопированный или отсканированный документ ); | ||||
Процедура 3: Выдача копий архивного документа | ||||
Действие 3.1. Прием заявителя и внесение записи (автоматизированная регистрация) в журнал регистрации выданных архивных справок, выписок и копий | Сотрудник, исполняющий запрос или анкету-заявление
| Не более 10 минут | -Проставленный регистрационный номер и дата бланка | -Инструкция; -Основные правила; |
Действие 3.2. Выдача копий архивного документа | Сотрудник, исполняющий запрос или анкету-заявление
| Не более 3 минуты | Выдача копии или отсканированного архивного документа | -Основные правила
|
Тип процедуры 3: Административный | ||||
Продолжительность процедуры: не более 10 минут | ||||
Результат процедуры: Выдача копии или отсканированного архивного документа | ||||
5. Схемы (алгоритмы) выполнения процедур
Процедура 1 Поступление заказа (запроса), анкеты-заявления
Процедура 2: Исполнение запроса (заказа) или анкеты-заявления для копии архивных документов
Процедура 3: Выдача копий архивного документа
Контроль исполнения требований административного регламента
6. За исполнением требований административного регламента проводится внутренний (текущий) и внешний контроль.
1) Внутренний (текущий) контроль за исполнением требований административного регламента осуществляется руководителем государственного архива.
2) Внутренний (текущий) контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения сотрудниками положений административного регламента, а также принятых в процессе предоставления государственной услуги решений.
Целью внутреннего (текущего) контроля являются выявление и устранение нарушений прав потребителей государственной услуги, рассмотрение, принятие решений и подготовка ответов на поступающие жалобы (в том числе по телефону доверия) на решения, действия (бездействие) специалистов и должностных лиц.
3) Внутренний (текущий) контроль осуществляется постоянно, в том числе по заявлению потребителей услуги.
4) По результатам проведения проверок принимаются меры по устранению выявленных нарушений требований административного регламента, а также рассматривается вопрос об ответственности виновных лиц в соответствии с законодательством Кыргызской Республики.
7. Внешний контроль за исполнением требований административного регламента осуществляется комиссией, образуемой решением Архивного агентства при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики.
В состав комиссии включаются специалисты Государственной регистрационной службы при Правительстве Кыргызской Республики и Архивного агентства.
Порядок работы комиссии определяется Архивным агентством при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики.
1) Результаты работы комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные нарушения, недостатки и предложения по их устранению. В целях оптимизации процесса предоставления государственной услуги могут быть внесены предложения по изменению административного регламента.
2) Оформленная в установленном порядке справка в течение 3 рабочих дней с момента ее подписания направляется руководителю государственного архива, которым в месячный срок, с даты поступления справки, принимаются меры по устранению выявленных нарушений и недостатков, дисциплинарные меры воздействия в отношении должностных лиц и сотрудников, допустивших данные нарушения, а также инициируется внесение в установленном порядке изменений в административный регламент (при необходимости).
По результатам внешнего контроля, по выявленным нарушениям и недостаткам руководителем государственного органа, ответственного за предоставление данной государственной услуги согласно Реестру государственных услуг, в соответствии с законодательством Кыргызской Республики могут быть приняты соответствующие дисциплинарные меры в отношении должностных лиц и сотрудников исполнителя данной государственной услуги.
3) Внешний контроль за исполнением требований административного регламента проводится ежегодно. Внеплановые проверки проводятся в случае обращения заявителя с жалобой на действия (бездействие), решения должностных лиц государственных архивов.
7. Ответственность должностных лиц за нарушение требований административного регламента
8. За нарушение требований административного регламента должностные лица и сотрудники государственных архивов несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Кыргызской Республики.
9. В случае передачи услуги или ее части в аутсорсинг на исполнение частным физическим и/или юридическим лицам, ответственность за соблюдение требований административного регламента предоставления услуги сохраняется за учреждением, ответственным за предоставление данной услуги.
8. Заключительные положения
10. Административный регламент услуги согласован с подведомственными подразделениями, с которыми осуществляется взаимодействие в целях предоставления данной услуги конечному потребителю.
11. Административный регламент подлежит пересмотру одновременно с пересмотром Стандарта услуги и по мере необходимости.
9. Разработчики Административного регламента
1. Чекирова Анара Медетбековна – заведующий отделом по работе с документами НАФ КР Архивного агентства при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики.
2. Ботобекова Айсара Маманасыровна – ведущий специалист сектора по работе с ведомственными архивами и контроля Архивного агентства при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики.
3. Жолдошбекова Бакыт Жолдошбековна – начальник отдела использования и публикации ЦГА Кыргызской Республики.