Загрузка документа…
| Приложение 6 УТВЕРЖДЕН Приказом Государственной регистрационной службы при Правительстве Кыргызской Республики от «21» января 2020 г. № 1-д |
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ
«Подготовка документов к сдаче на государственное хранение»
Глава 8, пункт 14
Единого реестра государственных услуг
1.Общие положения
1. Предоставление данной государственной услуги осуществляется учреждениями, подведомственными Архивному агентству при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики:
- центральными государственными архивами Кыргызской Республики (кроме ЦГА КФФД КР);
- областными государственными архивами;
- Южным межрегиональным государственным архивом общественно-политической документации;
- районными государственными архивами;
- городскими государственными архивами.
2. Административный регламент данной услуги соответствует требованиям:
- постановления Правительства Кыргызской Республики от 3 марта 2016 года № 109 «О внесении дополнений в постановление Правительства Кыргызской Республики "Об утверждении стандартов государственных услуг, оказываемых физическим и юридическим лицам органами исполнительной власти, их структурными подразделениями и подведомственными учреждениями" от 3 июня 2014 года № 303».
3.Ключевые параметры, заданные стандартом услуги:
(1) Предельное время на ожидание в очереди и прием запроса составляет - не более 30 минут; на получение результата услуги - не более 14 дней; общее время осуществления услуги оговариваются в условиях договора.
(2) Перечень документов, необходимых для получения услуги:
а) заявление на бланке установленной формы;
б) документ, удостоверяющий личность (паспорт);
в) счет-квитанция об оплате услуги;
г) документ (доверенность), подтверждающий полномочия представителя юридического (физического) лица при необходимости.
Потребитель должен представить документы, подлежащие обработке, либо обеспечить доступ к ним в соответствии с условиями договора.
(3) Себестоимость услуги: платно, определяется согласно Прейскуранту цен на платные работы и услуги, выполняемые государственными архивными учреждениями Кыргызской Республики (1-часть. Работа с документами на бумажной основе. Подготовка документов к сдаче на государственное хранение – научно-техническая обработка документов) в зависимости от объема документов, подлежащих НТО.
(4) Результат услуги: выдача акта-приема о выполненных работах и описей дел, согласованных и утвержденных в установленном порядке.
4. Нормативно-правовые документы, служащие основанием для оказания государственной услуги:
- Закон Кыргызской Республики «О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики»;
- Закон Кыргызской Республики «О порядке рассмотрения обращений граждан»;
- постановление Правительства Кыргызской Республики от 3 марта 2016 года № 109 «О внесении дополнений в постановление Правительства Кыргызской Республики «Об утверждении стандартов государственных услуг, оказываемых физическим и юридическим лицам органами исполнительной власти, их структурными подразделениями и подведомственными учреждениями» от 3 июня 2014 года № 303;
- постановление Правительства Кыргызской Республики «Об Архивном агентстве при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики» от 5 февраля 2010 года № 72;
- постановление Правительства Кыргызской Республики «О Типовой инструкции по делопроизводству в Кыргызской Республике» от 23 июля 2013 года № 517;
- постановление Правительства Кыргызской Республики «Об утверждении Перечня управленческих документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» от 31 декабря 2010 года № 346;
- Отраслевые перечни (министерств, административных ведомств и государственных служб) управленческих документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения;
- Основные правила работы государственных архивов Кыргызской Республики, утвержденные приказом Государственного архивного агентства № 46/1 от 17 августа 2009 года;
- Основные правила работы архивов организаций, утвержденные решением Научно-методического совета Государственного архивного агентства от 18 августа 2009 года;
- Типовые нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах Кыргызской Республики, согласованные с Министерством труда и социального развития Кыргызской Республики, утвержденные приказом Архивного агентства от 31 октября 2007 года № 51/1;
- Прейскурант цен на платные работы и услуги, выполняемые государственными архивными учреждениями Кыргызской Республики, утвержденный ГРС при ПКР от 4 апреля 2016 года;
- Типовой договор о научно-технической (архивной) обработке документов, утвержденный решением Центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК) Архивного агентства от 25 апреля 2013 года;
- Нормативно-правовые документы, регулирующие деятельность архивных учреждений (положение о госархиве, положение об ЭПМК, положение об отделе, функциональные обязанности сотрудников и др.)
2. Перечень процедур, выполняемых в процессе предоставления услуги
№ | Название процедуры | Примечание |
1 | Прием и регистрация обращения о предоставлении государственной услуги.
| Прием обращения о предоставлении государственной услуги осуществляется в формах: - письменного обращения; - электронного обращения; - устного обращения. Регистрация осуществляется в сроки, установленные стандартом госуслуги. |
2 | Заключение договора на научно-техническую обработку (НТО) документов.
| Данная процедура направлена на предварительное определение объема и полноты дел, подлежащих научно-технической обработке (НТО)документов, их хронологических рамок. Весь комплекс документов, подлежащих НТО изучается на месте (в текущем архиве заказчика), поэтому документы в основном обрабатываются с выездом в учреждения. В ходе данной процедуры с заказчиком услуги согласовывается целый ряд вопросов: обязательства и ответственность сторон, стоимость работ, порядок расчетов, порядок сдачи и приемки работ и услуг. От тщательности отработки вопросов по заключению договора зависят качество и сроки выполнения последующих процедур. |
3 | Научно-техническая обработка (НТО) документов.
| НТО документов состоит из двух взаимосвязанных работ, экспертизы ценности и упорядочения архивных документов. Экспертиза ценности документов - изучение документов и дел на основании критериев их ценности в целях определения их сроков хранения и отбора для включения в состав Национального архивного фонда Кыргызской Республики (НАФ КР). Упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела) в соответствии с правилами, установленными республиканским органом управления архивным делом (статья 1-1 Закона о НАФ КР). Главной целью данной процедуры является подготовка документов НАФ КР на государственное хранение, поэтому НТО документов в первоочередном порядке осуществляется в учреждениях и организациях-источниках комплектования госархивов, имеющих согласно архивному законодательству (статьи 17,18 Закона о НАФ КР), обязанности постоянной передачи на госхранение документов, имеющих историческую ценность. В то же время обработку принимаются также документы юридических лиц негосударственных форм собственности и личные (частные) архивные фонды физических лиц по их инициативе. Примечание: При безвозмездной передаче личных (частных) архивных документов на госхранение, документы физических лиц обрабатываются в порядке исключения бесплатно. В ходе НТО документов по обращению учреждения-заказчика могут выполняться дополнительные сопутствующие виды работ и услуг, которые обговариваются в ходе заключения договора. |
4 | Выдача результата услуги | Выдача результата услуги - конечная процедура, в ходе которой заказчику услуги сдается весь комплекс проделанной работы согласно принятых обязательств по договору, заключенному с заказчиком. НТО документов завершается выдачей акта-приема о выполненных работах и описей дел, согласованных и утвержденных в установленном порядке. |
3.Блок-схема взаимосвязи процедуры государственной услуги
«Подготовка документов к сдаче на государственное хранение»
4. Описание процедур и их характеристики
Название процедуры и действий | Исполнитель, должностное лицо | Продолжительность действий | Результат действия | Документ, регулирующий действие |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Процедура 1. Прием и регистрация обращения о предоставлении услуги | ||||
Действие 1.1. Прием обращения о предоставлении услуги. | начальник отдела комплектования документами НАФ КР, сотрудник, ответственный за работу с учреждениями-источниками комплектования и др. | устное - не более 10 мин. с ожиданием в очереди. письменное - в день поступления по почте
| а) обращение (письменное), принятое к рассмотрению. б) обращение (устное), по которому дан исчерпывающий ответ по существу вопроса.
| - Закон КР «О порядке рассмотрения обращений граждан»; -Типовая инструкция
|
Действие 1.2. Регистрация обращения. | сотрудник, ответственный за регистрацию документов (обращений) | - не более 2 мин. в день поступления обращения | запись обращения в журналах учета входящих документов. | -Типовая инструкция
|
Действие 1.3. Передача обращения на рассмотрение руководителя | сотрудник, ответственный за регистрацию документов (обращений) | рассмотрение руководителем обращения - не более 10 мин. в день поступления обращения | резолюция руководителя, содержащая данные об исполнителе, порядка и сроках исполнения обращения. | -Типовая инструкция
|
Действие 1.4. Определение объема и условий работы с выездом к получателю услуги
| должностное лицо госархива, начальник отдела, специалист, ответственный за выполнение административ ного действия | не более 2 час. (без учета дальности месторасположения заказчика услуги) | а) при положительном результате обследования архива заказчика - решение о заключении договора на НТО документов. б) при отрицательном результате - решение об отказе (приостановлении) в НТО документов с уведомлением заказчика в случаях: -необеспечения заказчиком услуги соответствующим помещением для работы с документами; -обнаружения неполноты дел, подлежащих обработке; -наличия минимального объема дел, подлежащих НТО; -отсутствия финансовых возможностей на оплату (предоплату) услуги) и др. |
|
Действие 1.5. Принятие решения вопроса по обработке документов | должностное лицо, ответственное за выполнение административ ного действия | не более 1 часа
| а) расчет предварительной сметы расходов на НТО, составление текста договора б) уведомление заявителя об отказе в предоставлении услуги.
| - Закон;- Прейскурант;- Типовой договор |
Результат процедуры 1.: Принятие решения о заключении договора на НТО документов. Отказ в предоставлении услуги. | ||||
Продолжительность процедуры 1.: не более 2 часов | ||||
Тип процедуры 1: Организационно-управленческий | ||||
Процедура 2. Заключение договора на научно-техническую обработку (НТО) документов. | ||||
Действие 2.1. Подписание договора. | должностное лицо, ответственное за выполнение административного действия | не более 10 мин. | договор, подписанный обеими сторонами | - Прейскурант;- Типовой договор |
Действие 2.2. Предъявление счета к оплате (предоплату) работ и услуг | сотрудники, ответственные за выполнение административ ного действия | не более 10 мин. (без учета времени проезда до учреждения, находящегося на дальнем расстоянии)
| оплаченная счет-фактура | -Прейскурант;-Типовой договор
|
Результат процедуры 2: Подписанный договор | ||||
Продолжительность процедуры 2.: не более 1 часа | ||||
Тип процедуры 2: Организационно-управленческий | ||||
Процедура 3. Научно-техническая обработка (НТО) документов. | ||||
Действие 3.1. Экспертиза ценности документов. | сотрудники (эксперты), специализированные на НТО документов и подготовку описей дел | зависит от объема дел (дневная норма- от 8 до 35 дел в день в зависимости от вида и состояния документов). | документы, прошедшие экспертизу и отобранные для обработки по срокам хранения: -постоянного; -долговременного (75 л.); -временного хранения (свыше 10 л.); -временного хранения (до 10 л.). | -Типовая инструкция; -Типовой перечень; -Основные правила; -Методические рекомендации; -отраслевые перечни; -номенклатуры дел и др. |
Действие 3.2. Обработка документов -постоянного; -долговремен- ного (75 л.); -временного (свыше 10 л.) хранения. Подготовка описей дел | Сотрудники, специализированные на НТО документов | зависит от объема дел (комплексная дневная норма от 4 до 40 дел | Дела, сформированные и подшитые в оформленную обложку по видам и срокам хранения. Подготовленные описи дел. | -Типовая инструкция; -Типовой перечень; -отраслевые перечени; -Основные правила работы госархивов и архивов организаций; -Методические рекомендации; -номенклатура дел. |
Действие 3.3. Контроль качества обработанных дел. Согласование и утверждение описей дел. | эксперты (члены ЭК и ЭПМК, кураторы учреждений). | - до 2 час. (от 10% до 20% дел).
- до 10 мин. (без учета времени проезда до месторасположения заказчика) | Обеспечение качества документов.
Описи дел, согласованные и утвержденные в установленном порядке | -Типовая инструкция; Положения об ЭМПК, ЭК; -Основные правила работы
|
Действие 3.4. Шифровка и картонирование дел. |
| зависит от объема дел (дневная норма- 400 дел) | Дела, зашифрованные и закартонированные согласно утвержденным описям дел. | -Типовые нормы |
Результат процедуры 3.: Завершение НТО документов заказчика. Утверждение описей дел. | ||||
Продолжительность процедуры 3.: Процедурные действия – до 2 часов. Производственные действия зависят от объема дел, подлежащих НТО документов (оговаривается в условиях договора). | ||||
Тип процедуры 3: Специальный. | ||||
Процедура 4. Выдача результата услуги.. | ||||
Действие 4.1. Подписание акта о сдаче - приемке оказанных работ и услуг заказчиком. | ответственные лица архивных учреждений, исполнители госуслуги | - до 30 мин. (без учета времени проезда до месторасположения заказчика) | акт (подписанный) о приемке оказанных работ и услуг после сверки объема выполненных работ. | Типовой договор |
Действие 4.2. Окончательный расчет. | должностные (ответственные) лица архивных учреждений, специализированные на НТО документов | до 10 календарных дней после предъявления акта о выполненных работах и счета-фактуры на оплату | счет на оплату (оплаченный) | Типовой договор
|
Результат процедуры 4.: Выдача акта о выполненных работах. Выдача описей дел, утвержденных и одобренных в установленном порядке. | ||||
Продолжительность процедуры 4.: До 10 календарных дней | ||||
Тип процедуры 4: Административный | ||||
5. Алгоритмы выполнения процедур
Процедура 1. Прием обращения о предоставлении услуги
Процедура 2.
Заключение договора на научно-техническую обработку (НТО) документов
Процедура 3. Научно-техническая обработка (НТО) документов.
Процедура 4. Выдача результата услуги.
6. Контроль исполнения требований административного регламента
Формы контроля за исполнением требований административного регламента подразделяются на внутренний (текущий) и внешний контроль.
1) Внутренний (текущий) контроль за исполнением требований административного регламента осуществляется руководителем архивного учреждения.
2) Внутренний (текущий) контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения сотрудниками положений административного регламента, а также принятых в процессе предоставления государственной услуги решений.
3) Периодичность проведения проверок составляет не более одного раза в квартал. Внеплановые проверки проводятся по заявлению потребителей услуги.
4) По результатам проведения проверок принимаются меры по устранению выявленных нарушений требований административного регламента услуги, а также рассматривается вопрос об ответственности виновных лиц в соответствии с законодательством Кыргызской Республики.
7. Внешний контроль за исполнением требований административного регламента осуществляется комиссией, образуемой Архивным агентством при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики.
1) Результаты работы комиссии оформляются в виде справки, в которую могут быть внесены предложения по изменению административного регламента.
2) В течение 3 рабочих дней со дня подписания справки, она направляется в учреждение, предоставляющее данную услугу.
В месячный срок с даты поступления справки должны быть приняты меры по устранению выявленных нарушений и недостатков, меры дисциплинарного воздействия в отношении должностных лиц и сотрудников, допустивших данные нарушения.
При необходимости, также в установленном порядке инициируется внесение изменений в административный регламент.
3) Внешний контроль за исполнением требований административного регламента проводится ежегодно.
7.Ответственность должностных лиц за нарушение требований административного регламента
Действия или бездействие должностных лиц государственных архивов, а также решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги, могут быть обжалованы заявителем в порядке, установленном стандартом государственной услуги.
За нарушение требований административного регламента должностные лица и сотрудники государственных архивов несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Кыргызской Республики.
8. Заключительные положения
Административный регламент подлежит пересмотру одновременно с пересмотром Стандарта услуги и по мере необходимости.
9. Разработчики административного регламента
1. Бектурова Асия Тобокеловна – главный специалист сектора по работе с ведомственными архивами и контроля Архивного агентства при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики
2. Ирисова Асель Пайзылдаевна – заместитель директора Центра документации Кыргызской Республики