Приложение 5

(к постановлению Кабинета Министров Кыргызской Республики от 29 декабря 2023 года № 733)

Порядок совершения нотариальных действий в электронной форме и использования электронных документов

1. Общие положения

1.  Настоящий Порядок устанавливает порядок совершения нотариальных действий в электронной форме и использования электронных документов при совершении нотариальных действий, а также требования к электронным документам, представляемым для совершения нотариальных действий, с целью оказания более гибких и качественных юридических услуг физическим и юридическим лицам, сокращения количества документов и справок, истребуемых из государственных и муниципальных органов, за счет получения документов из государственных информационных систем.

2.  В настоящем Порядке используются следующие понятия и термины:

1)  дистанционное удостоверение при участии двух или нескольких нотариусов и (или) должностных лиц – совершение нотариальных действий дистанционно (онлайн) при участии двух или нескольких нотариусов и (или) должностных лиц;

2)  дистанционное удостоверение через личный кабинет заявителя – совершение нотариальных действий без посещения заявителем нотариальной конторы, бюро (учреждения) в случаях когда не требуется договор, как единый документ, подписанный сторонами, путем обращения к нотариусу (должностному лицу) в дистанционном формате (посредством личного кабинета через единую информационную систему нотариата) с соответствующим заявлением;

3)  единая информационная система нотариата (далее – ЕИСН) – государственная автоматизированная информационная система, предназначенная для комплексной автоматизации процессов сбора, обработки и хранения сведений о нотариальной деятельности и обеспечения всех видов информационного взаимодействия (обмена);

4)  заявители –  физические и юридические лица, обратившиеся через «Личный кабинет»;

5)  личный кабинет заявителя –  электронный сервис ЕИСН, предназначенный для дистанционного обращения граждан за услугами нотариуса, где будут храниться все нотариальные документы (акты) выданные нотариусом от его имени и с его участием;

6)  оператор – Министерство юстиции Кыргызской Республики, действующее через своих специалистов, на которых возложена обязанность осуществлять деятельность по эксплуатации информационной системы, ее техническому и программному сопровождению;

7)  открытый доступ к сведениям – справочный раздел, который позволяет найти официальную информацию, для подготовки к совершению определенных нотариальных действий, проверки сведений, находящихся в открытом доступе;

8)  персональный идентификационный номер (далее – ПИН) – индивидуальный номер, присваиваемый уполномоченным государственным органом в сфере регистрации населения гражданам Кыргызской Республики, иностранным гражданам и лицам без гражданства один раз и сохраняющийся за ними в течение всей их жизни без изменения, за исключением случаев, предусмотренных законодательством в сфере персонифицированного (индивидуального) учета граждан, а также о защите прав свидетелей, потерпевших и иных участников уголовного судопроизводства;

9)  уполномоченное должностное лицо – должностные лица заграничных учреждений Кыргызской Республики и органов местного самоуправления, уполномоченные совершать нотариальные действия, согласно Закону Кыргызской Республики «О нотариате»;

10) квалифицированный сертификат ключа проверки подписи (далее – квалифицированный сертификат) – сертификат ключа проверки подписи, выданный аккредитованным удостоверяющим центром или доверенным лицом аккредитованного удостоверяющего центра либо органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере использования электронной подписи, осуществляющим функции главного (корневого) удостоверяющего центра;

11) квалифицированная электронная подпись (далее – КЭП) – электронная подпись, полученная в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа подписи, позволяющая однозначно определить лицо, подписавшее электронный документ, обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после его подписания, которая создается с использованием средств электронной подписи, которые лицо, подписавшее электронный документ, способно сохранять под своим контролем;

12) электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

2. Требования к электронным документам и работе с электронными документами

3.  Формой внешнего представления электронного документа является воспроизведение электронного документа на экране дисплея, на бумажном либо ином, отделимом от машинного носителя, материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде (без дополнительных технических приспособлений) и форме, понятной для восприятия человеком.

4.  Оригинал электронного документа существует только на машинном носителе. Все экземпляры электронного документа, подписанные КЭП, зафиксированные на электронном носителе и идентичные друг другу являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу.

5.  В случае, когда одним лицом создается документ на бумажном носителе и электронный документ, идентичные по содержанию, оба документа признаются самостоятельными документами.

6.  Электронные документы, воспроизведенные на бумажном носителе, должны содержать указание на то, что они являются копиями соответствующего электронного документа и заверяются в порядке, установленном Законом Кыргызской Республики «О нотариате» для заверения копий документов на бумажном носителе.

7.  Нотариусом принимаются, создаются и используются электронные документы:

1)  исходно создаваемые в электронной форме, без предварительного документирования их на бумажном носителе, подписанные КЭП;

2)  полученные в результате сканирования документов на бумажных носителях, заверенные КЭП.

8.  Юридическая сила электронных документов, представляемых нотариусу для совершения нотариальных действий, подтверждается КЭП. 

9.  Обращения граждан и организаций, поступившие в форме электронного документа, не подписанные КЭП, распечатываются и работа с ними ведется в порядке, предусмотренном Законом Кыргызской Республики «О порядке рассмотрения обращений граждан».

10. При получении электронных документов, подписанных квалифицированным сертификатом, нотариус осуществляет проверку подлинности квалифицированного сертификата.

Проверка подлинности КЭП, с помощью которой подписаны электронные документы, осуществляется центром, выдавшим электронную подпись.

11. Электронные документы, исходящие от нотариуса, должны быть подписаны квалифицированным сертификатом нотариуса.

12. Нотариус осуществляет ведение электронных журналов регистрации входящей корреспонденции и исходящей корреспонденции.

3. Хранение электронных документов

13. Доступ к сведениям, внесенным нотариусом в электронные журналы, имеет только нотариус, внесший соответствующие сведения, и оператор.

14. Электронные документы, исходящие от нотариуса, направляются адресату с использованием системы Интернет либо передаются на личном приеме на отчуждаемых электронных носителях (флэш-картах или иных устройствах, используемых для хранения информации).

15. В случаях, когда номенклатурой дел предусмотрено хранение нотариусом экземпляра нотариального документа, нотариус распечатывает электронный документ на бумаге и помещает его в соответствующее номенклатурное дело.

16. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных номенклатурой дел для аналогичных документов на бумажном носителе.

17. Заявитель подписывает электронный нотариальный документ используя КЭП. Файлы, содержащие биометрические данные, квалифицированные сертификаты, КЭП шифруются и помещаются на хранение в специальное хранилище.

4. Требования к содержанию записей ЕИСН и реестров

18. Электронный реестр регистрации нотариальных действий состоит из записей о совершенных нотариальных действиях, содержащий следующие сведения:

1)  номер, дата и время регистрации нотариального действия в реестре нотариальных действий ЕИСН;

2)  номер, дата и время регистрации в ЕИСН в случае изменения ранее зарегистрированного нотариально оформленного документа или изменения записи в реестре нотариальных действий;

3)  о лице (лицах), обратившемся (обратившихся) за совершением нотариального действия;

4)  вид нотариального действия, с указанием наименования нотариально оформленного документа и краткого содержания нотариального действия;

5)  сведения об оплате за совершение нотариального действия;

6)  электронный образ нотариально оформленного документа;

7)  сведения об изменении, внесенном в нотариально оформленный документ и (или) в запись реестра нотариальных действий (в случаях, когда такие изменения не требуют совершения нового нотариального действия): причины (основания) внесения изменения и характер изменения;

8)  сведения о ранее удостоверенной сделке, с которой связано совершение регистрируемого нотариального действия по изменению, расторжению или отмене этой сделки (при наличии у нотариуса сведений о ранее удостоверенной сделке), в том числе: дата и реестровый номер удостоверенной сделки; сведения о нотариусе, удостоверившем сделку;

9)  особые отметки (например: факт совершения нотариального действия вне нотариальной конторы; факт удостоверения сделки с участием ограниченно и (или) недееспособного лица, несовершеннолетнего, лица, подписывающего документ вместо лица, которое не может расписаться собственноручно).

19. Сведения о лице (лицах), обратившемся (обратившихся) за совершением нотариального действия включают в себя:

1)  сведения о физическом лице (включая: лицо, от имени или по поручению которого совершено нотариальное действие; лицо, принимающее участие в совершении нотариального действия в качестве переводчика, исполнителя завещания, с указанием статуса лица, принимающего участие в совершении нотариального действия): фамилия, имя, отчество (при наличии) гражданина; дата рождения (число, месяц, год); место жительства; реквизиты документа, удостоверяющего личность гражданина (наименование документа, серия и номер (при наличии), дата выдачи, наименование органа, выдавшего документ); ПИН. В отношении иностранного гражданина или лица без гражданства, сведения должны быть продублированы буквами латинского алфавита (за исключением случаев если в документах, удостоверяющих личность, не используются буквы латинского алфавита в написании сведений об имени). При удостоверении сделок от имени несовершеннолетнего лица указываются реквизиты документа, подтверждающего наличие гражданской дееспособности несовершеннолетнего лица (наименование документа, серия и номер, дата выдачи, наименование органа, выдавшего документ); при удостоверении сделок – наличие или отсутствие производства по делу о банкротстве в отношении гражданина; при свидетельствовании подлинности подписи переводчика – информация о знании иностранного языка, жестового языка (сурдоперевода, тифлосурдоперевода) со слов лица, обратившегося за совершением нотариального действия;

2)  сведения о юридическом лице, от имени или по поручению которого совершено нотариальное действие: полное наименование в соответствии с учредительными документами; адрес и реквизиты документов государственной регистрации юридического лица (номер, дата регистрации и орган, осуществивший государственную регистрацию); государственный регистрационный номер юридического лица и идентификационный номер налогоплательщика – для юридического лица Кыргызской Республики; регистрационный номер юридического лица в стране его регистрации (при наличии) – для иностранного юридического лица или международной организации, имеющей права юридического лица; реквизиты учредительного документа (наименование документа, в случае изменения учредительного документа – государственный регистрационный номер изменений);

3)  сведения о представителе физического или юридического лица (в том числе о законном представителе, усыновителе, опекуне, попечителе, лице, действующем по доверенности), помимо сведений, перечисленных в подпунктах 1 и 2 настоящего пункта, указываются: реквизиты документа, подтверждающего полномочия такого лица (наименование, дата выдачи, кем выдан, сведения об удостоверении документа, если он удостоверен); статус и (или) должность этого лица при их наличии; реквизиты документа, подтверждающего данный статус или должность (наименование документа, серия (при наличии) и номер, дата выдачи и наименование органа, выдавшего документ);

4)  сведения о лицах, принимающих участие в совершении нотариального действия в качестве лица, подписывающего документ вместо лица, которое не может расписаться собственноручно, наряду со сведениями, перечисленными в подпункте 1 настоящего пункта, указывается причина, по которой лицо, обратившееся за совершением нотариальных действий, не может расписаться собственноручно.

Если за совершением одного нотариального действия обратилось несколько лиц, то сведения, перечисленные в подпунктах 1 и 2 настоящего пункта, указываются в отношении каждого из них. Если одно лицо обратилось за совершением нескольких нотариальных действий, сведения указываются при регистрации каждого нотариального действия.

20. Вид нотариального действия должен быть с указанием наименования нотариально оформленного документа и краткого содержания нотариального действия, а также выполнен с соблюдением следующих условий:

1)  при удостоверении сделки и иных действий указываются   вид сделки, текст сделки, текст свидетельства, исполнительной надписи, протеста векселя, морского протеста, волеизъявления;

2)  при удостоверении согласия на совершение сделки – реквизиты документа, выражающего согласие на совершение сделки, выданного физическим или юридическим лицом, органом юридического лица, территориальным органом по защите прав детей и семьи, финансовым управляющим (наименование документа, наименование лица или органа, выдавшего документ, серия и номер (при наличии), дата выдачи документа);

3)  при принятии в депозит денежных сумм и ценных бумаг – фамилия, имя, отчество (при наличии) кредитора, наименование обязательства, по которому поступили денежные суммы и ценные бумаги; размер внесенных денежных средств;

4)  при обеспечении доказательств – вид обеспечения доказательств (допрос свидетеля, осмотр письменных и вещественных доказательств, осмотр интернет страниц, социальных сетей, назначение экспертизы и др.);

5)  при передаче заявления или иных документов физических и юридических лиц другим физическим и юридическим лицам – наименование нотариального действия;

6)  при свидетельствовании верности копий документов и выписок из них – наименование документа, верность копии которого свидетельствуется, дата, номер документа (при наличии), наименование лица или органа, выдавшего документ, фамилия, имя, отчество (при наличии) гражданина или наименование юридического лица, которым принадлежит документ, количество страниц в документе;

7)  при свидетельствовании подлинности подписи на документах – наименование документа, на котором свидетельствуется подлинность подписи, его краткое содержание; при свидетельствовании подлинности подписи переводчика – наименование документа, перевод которого совершен, дата, номер документа (при наличии), наименование лица или органа, выдавшего документ, язык, с которого и на который совершен перевод;

8)  при принятии мер к охране наследственного имущества – меры, принятые к охране наследственного имущества;

9)  при свидетельствовании верности перевода документа с одного языка на другой – наименование документа, перевод которого совершен; дата, номер документа (при наличии), наименование лица или органа, выдавшего документ, краткое содержание документа, язык, с которого и на который совершен перевод;

10) при удостоверении времени предъявления документа – наименование нотариального действия, наименование предъявленного документа, время предъявления документа;

11) при предъявлении чеков к платежу и удостоверении неоплаты чеков – сумма протеста чека, наименование плательщика по чеку;

12) при выдаче дубликатов нотариальных свидетельств, исполнительных надписей и дубликатов документов, выражающих содержание нотариально удостоверенных сделок – наименование нотариального действия, наименование, дата и реестровые номера удостоверенных документов, дубликаты которых выдаются, статус заявителя, подтверждающего право на получение дубликата; при выдаче дубликата завещания – также реквизиты документа, подтверждающего смерть завещателя (наименование документа, дата, номер документа (при наличии), наименование органа, выдавшего документ); при выдаче дубликата договора, на основании которого построены или приобретены прежним собственником здание, строение – также реквизиты документа, подтверждающего принадлежность указанного имущества заявителю (наименование документа, дата, номер документа (при наличии), наименование органа, выдавшего документ);

13) при удостоверении равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе, удостоверении равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу – наименование нотариального действия, наименование документа, равнозначность которого удостоверяется, с указанием даты, номера документа (при наличии), наименования лица или органа, выдавшего документ, количества страниц документа на бумажном носителе;

14) при представлении нотариальных документов на государственную регистрацию – реестровые номера нотариально оформленных документов, на основании которых подается заявление на государственную регистрацию;

15) при удостоверении договоров о безвозмездной передаче имущества и ценных бумаг ненадлежащим лицом субъекту легализации – вид сделки;

16) при свидетельствовании подлинности подписи в электронном документе – наименование документа, на котором свидетельствуется подлинность подписи, его краткое содержание, информация об электронной подписи обратившегося лица;

17) при совершении иных нотариальных действий, предусмотренных Законом Кыргызской Республики «О нотариате» – наименование нотариального действия, его краткое описание. Нотариус вправе более подробно изложить содержание нотариального действия.

21. Реестр наследственных дел должен содержать следующие сведения, подтверждающие факт регистрации в ЕИСН нотариусом наследственного дела к имуществу конкретного наследодателя:

1)  номер наследственного дела и дата начала производства по наследственному делу согласно реестру наследственных дел;

2)  сведения о нотариусе, открывшем наследственное дело: фамилия, имя, отчество, наименование нотариального округа или наименование государственной нотариальной конторы;

3)  сведения о наследодателе: фамилия, имя, отчество, дата рождения, место рождения, дата смерти, дата и регистрационный номер записи акта о смерти и наименование органа, которым произведена эта запись; место открытия наследства (последнее место жительства наследодателя либо место нахождения наследственного имущества (его основной части) согласно требованиям статьи 1124 Гражданского кодекса Кыргызской Республики;

4)  номер, дата и время регистрации наследственного дела в электронном реестре наследственных дел ЕИСН;

5)  сведения об окончании производства по наследственному делу, с указанием даты и причины такого окончания (например: выдача свидетельства о праве на наследство, вынесение нотариусом постановления об отказе в выдаче свидетельства о праве на наследство);

6)  сведения об изменении, внесенном в реестр наследственных дел: причины (основания) внесения изменения и характер изменения;

7)  особые отметки (например: сведения о направлении копии наследственного дела нотариусу соответствующего нотариального округа; сведения о передаче нотариусом, в случае его временного отсутствия, другому нотариусу находящихся в его производстве наследственных дел для дальнейшего ведения; о получении наследственного дела по принадлежности от другого нотариуса; о возобновлении производства по наследственному делу).

22. Основанием для включения сведений в электронный реестр наследственных дел ЕИСН  является получение нотариусом документа, послужившего основанием для открытия наследственного дела (например, свидетельство о смерти умершего, заявление о принятии наследства, заявление представителя по доверенности на ведение наследственного дела, о выдаче свидетельства о праве на наследство, об отказе от наследства, о принятии мер к охране наследственного имущества, об управлении наследственным имуществом, о вынесении постановления о выплате денежных средств на похороны наследодателя, о выдаче свидетельства о праве собственности пережившего супруга на долю в общем имуществе супругов, о согласии быть исполнителем завещания, о выдаче свидетельства, удостоверяющего полномочия исполнителя завещания), и регистрация его в книге учета наследственных дел нотариуса.

23. Сведения о начале производства по наследственному делу вносятся нотариусом в реестр наследственных дел ЕИСН по мере поступления документов, указанных в настоящем Порядке. Состав сведений указан в главе 4 настоящего Порядка.

24. При внесении нотариусом сведений в реестр наследственных дел ЕИСН, средствами ЕИСН проводится автоматическая проверка наличия полных или частичных совпадений основных сведений по наследственному делу со сведениями, ранее внесенными в реестр наследственных дел ЕИСН.

25. В случае обнаружения совпадения вносимых сведений со сведениями по ранее открытому наследственному делу, содержащимся в реестре наследственных дел ЕИСН, нотариус получает из ЕИСН извещение о наличии указанных совпадений (с указанием совпавших сведений) и перечень наследственных дел, по которым было обнаружено совпадение сведений (с указанием сведений о нотариусе, ведущем наследственное дело, и номере наследственного дела).

26. Частичным совпадением основных сведений по наследственному делу со сведениями, ранее внесенными в реестр наследственных дел, признается совпадение трех   из следующих четырех параметров:

1)  фамилия, имя, отчество наследодателя;

2)  дата рождения наследодателя;

3)  дата смерти наследодателя;

4)  дата и регистрационный номер записи акта о смерти.

27. При частичном совпадении основных сведений по наследственному делу со сведениями, ранее внесенными в реестр, наследственное дело нотариусом не открывается.

28. При отсутствии частичных совпадений по наследственному делу со сведениями, ранее внесенными в реестр наследственных дел, нотариусу направляется программными средствами ЕИСН подтверждение факта внесения сведений по наследственному делу в реестр наследственных дел ЕИСН.

29. При внесении сведений в реестр наследственных дел ЕИСН, нотариус подписывает их квалифицированным сертификатом.

5. Предоставление сведений, содержащихся в ЕИСН

30. Оператор обеспечивает с использованием информационно - телекоммуникационной сети Интернет любому лицу, без взимания платы, круглосуточный свободный доступ к открытым сведениям и их поиск в ЕИСН.

31. Свободный доступ к открытым сведениям предназначен для:

1)  поиска нотариуса на территории Кыргызской Республики (включая расширенный поиск по фамилии, адресу, прочим данным) с выводом подробной информации, включая сведения как о действующих нотариусах, так и о сложивших полномочия;

2)  проверки подлинности реквизитов доверенности;

3)  публикации сведений о розыске наследников в рамках наследственных дел;

4)  поиска дел в реестре наследственных дел.

32. Нотариус предоставляет сведения о совершенных нотариальных действиях, содержащиеся в реестрах ЕИСН, в случаях, предусмотренных  Законом  Кыргызской Республики «О нотариате».

33. Сведения для проверки действительности нотариально оформленного документа, представляются в автоматизированном режиме средствами ЕИСН по запросу нотариуса с обязательным указанием в запросе следующих сведений о совершенном нотариальном действии:

1)  регистрационного номера нотариального действия в реестре для регистрации нотариальных действий;

2)  даты совершения нотариального действия;

3)  вида нотариального действия;

4)  сведений о нотариусе или должностном лице, совершившем нотариальное действие в ЕИСН.

34. В случае розыска завещания, сведения предоставляются в автоматизированном режиме средствами ЕИСН по запросу нотариуса через ЕИСН с обязательным указанием в запросе следующих сведений:

1)  реквизиты документа, подтверждающего факт смерти лица, с указанием даты смерти и номера записи акта гражданского состояния;

2)  фамилии, имени и отчества (при наличии) завещателя;

3)  основания розыска завещания (открытое наследственное дело либо обращение заинтересованного лица).

35. В случае наличия в реестре нотариальных действий ЕИСН сведений об удостоверении, изменении или отмене завещания, нотариусу предоставляются необходимые сведения о завещании (завещаниях) (номер и дата регистрации нотариального действия в реестре нотариальных действий ЕИСН, сведения о лице, совершившем нотариальное действие).

6. Юридическая сила электронного документа

36. Изготовленный нотариусом электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и документ в бумажном виде, равнозначность которому удостоверена нотариусом.

37. Если законодательством Кыргызской Республики требуется, чтобы документ был оформлен в письменной форме, то электронный документ считается соответствующим этим требованиям.

38. Оригиналы электронных документов и их копии на бумажных носителях, имеют одинаковую юридическую силу.

39. Нотариальному удостоверению подлежат как сам электронный документ, так и его копия на бумажном носителе.

7. Защита и хранение электронных документов

40. Лица, занимающиеся созданием, обработкой, передачей, приемом и хранением электронных документов, должны использовать программные и технические средства, обеспечивающие защиту документов от несанкционированного доступа к ним.

41. Необходимый уровень защиты электронных документов и содержащейся в них информации при использовании информационных систем и сетей для организации электронного документооборота обеспечивается собственником этих систем и сетей.

42. Основные условия по обеспечению безопасности информационных систем и сетей, порядок, условия и особенности хранения электронных документов определяются Требованиям к защите информации, содержащейся в базах данных государственных информационных систем, утвержденных постановлением Правительства Кыргызской Республики  «Об утверждении Требований к защите информации, содержащейся в базах данных государственных информационных систем» от 21 ноября 2017 года № 762. 

43. Хранение электронных документов производится участниками электронного документооборота, организациями, осуществляющими архивную деятельность и деятельность по хранению документированной информации.

44. Срок хранения электронных документов не должен быть меньше срока, предусмотренного законодательством Кыргызской Республики для документов на бумажном носителе.