Порядок ведения трудовых книжек

1. Общие положения

1. Настоящий Порядок ведения трудовых книжек (далее – Порядок) разработан в соответствии со статьей 26 Трудового кодекса Кыргызской Республики и устанавливает правила ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек.

Трудовая книжка, в том числе электронная, является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Работодатель обязан завести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников.

На лиц, работающих по совместительству, трудовые книжки ведутся только по месту основной работы. Запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по желанию работника работодателем по месту основной работы на основании справки с места работы по совместительству. По желанию работника (по письменному его заявлению) запись в трудовую книжку о работе по совместительству может не производиться.

2. Трудовая книжка ведется в бумажном и/или электронном виде по соглашению работодателя и работника.

3. Работники, поступающие на работу, обязаны предъявлять работодателю трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без предъявления трудовой книжки не допускается, за исключением случаев поступления на работу впервые.

2.Заполнение и ведение трудовых книжек

4. Трудовые книжки и вкладыши в них заполняются на государственном и официальном языках. Записи производятся аккуратно, ручкой черного, синего или фиолетового цвета. Записи производятся арабскими цифрами (число и месяц двузначными). Например: 05.01.2024.

5. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, производится работодателем не позднее недельного срока со дня приема на работу.

6. В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

- фамилия, имя, отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами), дата рождения (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

- образование, профессия, специальность на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний;

- идентификационный (страховой) номер.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать работодателя (или печать отдела кадров), на котором впервые заполнялась трудовая книжка.

7. В разделах трудовой книжки вносятся сведения:

1) о работе: 

-прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение.

Записи о наименовании работы или должности, на которые принят работник, производятся: для рабочих – в соответствии с наименованиями профессий, указанными в Общереспубликанском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов; для государственных и муниципальных служащих – в соответствии с наименованиями должностей, указанными в Реестре государственных и муниципальных должностей Кыргызской Республики. В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка пишется полное наименование работодателя. Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. В графе 3 пишется: «Принят (назначен) в ...» с указанием структурного подразделения (при его наличии), а также наименования работы, профессии или должности и присвоенного разряда (класса, категории, классного чина).

В случае если за время работы работника происходит реорганизация юридического лица и/или смена его наименования, об этом отдельной строкой в графе 3 трудовой книжки делается запись: «[Наименование] с такого-то числа переименовано в [новое наименование]», а в графе 4 проставляется основание переименования – приказ (распоряжение), его дата и номер.

2) о награждении: 

- награждение государственными наградами, присвоение государственных почетных званий на основании указов Президента Кыргызской Республики; награждение почетными грамотами, присвоение званий и награждение знаками, дипломами, производимые организациями; другие виды поощрений, предусмотренные законодательством Кыргызской Республики, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка.

Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся.

8. Все записи в трудовой книжке о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу или увольнении, а также о награждении и поощрении вносятся после издания приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения и должны производиться в точном соответствии с текстом приказа (распоряжения), формулировками и ссылкой на соответствующие пункт и статью Трудового кодекса Кыргызской Республики.

Днем увольнения считается последний день работы, который устанавливается согласно приказу об увольнении.

Запись об увольнении в трудовой книжке работника производится с соблюдением следующих правил: в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 – дата увольнения, в графе 3 – причина увольнения, в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись – приказ (распоряжение), его дата и номер.

9. Работодатель обязан ознакомить владельца трудовой книжки (вкладыша) с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) в трудовую книжку (вкладыш) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, под расписку в личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Личная карточка – это карточка учета и заполнения сведений о работнике, утвержденная Национальным статистическим комитетом Кыргызской Республики.

Разрешается работодателям, имеющим обособленные структурные подразделения, расположенные на большом расстоянии, производить ознакомление с записями, вносимыми в трудовые книжки, в заочном порядке путем направления владельцам трудовых книжек соответствующих извещений с последующей отметкой об этом в личной карточке.

Вклеивание на внутренней стороне обложки трудовой книжки листов ознакомлений и других материалов запрещено.

3. Внесение изменений, исправлений и выдача копий

10. В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе, приеме, переводе, увольнении, награждении, исправление производится работодателем, которым была внесена соответствующая запись.

Если работодатель, внесший неправильную или неточную запись, ликвидирован, то запись исправляется правопреемником или вышестоящей организацией, которой было подчинено ликвидированное юридическое лицо, при наличии архивных документов. Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей.

11. В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждении» трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.

Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. Например, в графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна. Принят по такой-то профессии (должности)».

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в нее записи, признанной недействительной.

При назначении пенсии по возрасту и инвалидности в трудовой книжке органами Социального фонда Кыргызской Республики на первой странице (титульном листе) трудовой книжки ставится штамп «Пенсия назначена».

12. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве, дате рождения, образовании, профессии, специальности производятся работодателем по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о браке, расторжении брака, об образовании и др.) и со ссылкой на их номер и дату.

Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия и записывается новая. Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя или уполномоченного лица и печатью работодателя (или отдела кадров).

13. В случае необходимости работодатель выдает работнику, в том числе бывшему, по его письменному заявлению заверенную копию трудовой книжки или заверенную выписку из нее не позднее чем в трехдневный срок со дня подачи заявления. В случае необходимости нотариально заверенной копии трудовой книжки, по письменной просьбе работника работодатель выдает трудовую книжку под расписку с указанием причины получения и сроков возврата.

4. Вкладыш в трудовую книжку

14. В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется работодателем по месту работы в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

15. О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульном листе) трудовой книжки вверху ставится штамп (или делается запись) «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша.

5. Выдача трудовой книжки при увольнении

16. При увольнении работника все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью работодателя (или печатью отдела кадров).

17. Работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении в день увольнения.

За задержку выдачи трудовой книжки по вине работодателя работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула.

18. Если работник отсутствует в день увольнения, то работодатель не позднее следующего дня после увольнения направляет ему уведомление о необходимости получения трудовой книжки. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Пересылка трудовой книжки почтой допускается только с письменного согласия работника.

19. В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его родственникам под расписку или высылается почтой по письменному заявлению одного из родственников.

6. Дубликат трудовой книжки

20. Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш), обязано немедленно заявить об этом работодателю по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления работодатель обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки (вкладыша) с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы.

При заполнении дубликата вносятся:

- запись об общем и (или) непрерывном стаже работы до поступления к данному работодателю, подтвержденном документами (указывается суммарно);

- все записи о работе, награждениях, произведенные у данного работодателя на основании ранее изданных приказов;

- на основании представленных работником документов, записи о работе у предыдущих работодателей.

Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на данное предприятие.

21. Если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, изорвана, испорчена), то работодатель по последнему месту работы выдает работнику дубликат трудовой книжки (вкладыша). При этом на первой странице испорченной трудовой книжки делается надпись: «Взамен выдан дубликат», и она возвращается владельцу.

22. Если трудовая книжка (вкладыш) утеряна по вине работодателя, то дубликат и записи в нем работодатель обязан восстановить за свой счет.

7. Оплата за бланки трудовой книжки

23. При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение.

В случаях неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, либо порчи их бланков вследствие небрежного хранения стоимость испорченных бланков оплачивается работодателем.

При утрате трудовой книжки работника работодателем по причине стихийного бедствия либо по другим форс – мажорным обстоятельствам владельцу выдается дубликат трудовой книжки без взимания оплаты за стоимость ее бланка

8. Учет и хранение трудовых книжек

24. Учет трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется по:

- приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

- книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждаются уполномоченным государственным органом в сфере труда.

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены печатью или опломбированы.уволь Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся у работодателя как бланки строгой отчетности.

25. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков.

26. Списание и уничтожение испорченных при заполнении бланков трудовой книжки и вкладыша в нее производятся по акту.

27. Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет отдельно от остальных трудовых книжек. После этого срока невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве работодателя в течение 50 лет, а по истечении указанного срока могут быть уничтожены в установленном порядке.

9. Ответственность и контроль

28. За подделку или использование заведомо подложной трудовой книжки виновные лица несут ответственность в соответствии с законодательством Кыргызской Республики.

29. Ответственность за организацию работы по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек, а также бланков, возлагается на работодателя.

30. Ответственность за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек несет специально назначенное приказом уполномоченное лицо.

31. За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную, а в предусмотренных законом случаях иную ответственность.

32. Контроль за соблюдением настоящего Порядка осуществляется уполномоченными государственным органом в сфере контроля и надзора трудового законодательства.

Образец акта

АКТ

Нами ________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

                                        (указать должность, фамилию, имя, отчество)

составлен настоящий акт в том, что за период с "___" _______________________200__ года

по "___" _______________________ 200__ года _____________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

                          (полное наименование предприятия, учреждения или организации)

испорчено ____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

                                                   (указать подробную причину порчи)

"____________________" штук

_____________________________________________________________________________

                                                               (указать прописью)

бланков трудовой книжки (или вкладыша в нее) _____________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

             (указать серию и номер каждого бланка трудовой книжки (или вкладыша в нее)

которые "___" _________________________________ 20__ г. уничтожены путем сожжения.

Акт составлен на списание испорченных бланков трудовой книжки (или вкладыша в нее)

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

                        (полное наименование предприятия, учреждения или организации)

ФОРМА приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

ФОРМА книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них