СБОРНИК ДОКУМЕНТОВ ПО ОРГАНИЗАЦИИ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА ОБЩЕДОСТУПНЫХ БИБЛИОТЕК КЫРГЫЗСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

Глава 1. Формирование, учет и сохранность библиотечного фонда

§ 1. Положение о едином библиотечном фонде общедоступных библиотек системы Министерства культуры, информации и молодежной политики Кыргызской Республики

1. Основные понятия

Единый библиотечный (документный) фонд (далее – библиотечный фонд) общедоступных библиотек представляет собой упорядоченное собрание библиотечных фондов республиканского, областного, городского, районного и сельского уровней всех регионов Кыргызской Республики. Он формирует сложную систему, обеспечивающую координацию деятельности общедоступных библиотек, входящих в государственную и муниципальную системы.

Действующий фонд - фонд, предназначенный для удовлетворения запросов пользователей библиотеки. Формирование и функционирование данной подсистемы поддерживается подсистемами недействующих фондов: резервных и обменных.

Действующий (пользовательский) фонд электронной библиотеки – часть фонда электронной библиотеки, предназначенная для оперативного использования, представляющая собой совокупность сетевых локальных электронных документов (формат представления), организованных программными и аппаратными средствами, инсталлированных документов и электронных документов на съемных носителях информации (пользовательские копии сетевых локальных и инсталлированных электронных документов).

Действующий фонд вне оперативного управления библиотек формируется с целью обеспечения полноты удовлетворения запросов пользователей библиотеки и включает фонд сетевых электронных документов удаленного доступа.

Дополнительный фонд – включает в свой состав: справочно-библиографические фонды (СБФ) в совокупности с каталогами и картотеками, образующие справочно-поисковый аппарат библиотеки; специализированные (локальные) справочно-библиографические фонды, создаваемые в отраслевых отделах; подсобные фонды, являющиеся частью библиотечных фондов, приближенные к отраслевым отделам.

Резервные фонды – подсистема вспомогательных документных собраний на различных носителях  информации, предназначенных для обеспечения полноты действующих фондов путем их доукомплектования.

Комплектование библиотечного фонда – совокупность процессов выявления, отбора, заказа, приобретения, получения и регистрации документов, соответствующих профилю библиотеки, во всех форматах и с учетом текущих и прогнозируемых потребностей ее пользователей.

Моделирование библиотечного фонда – создание модели фонда, всесторонне отражающей желаемое состояние данного фонда с целью изучения, экспериментирования, прогнозирования и оптимизации его состава.

Недействующий фонд – фонд, поддерживающий формирование и функционирование системы действующих фондов (например, обменный и резервный фонды).

Обменный фонд – подсистема недействующих документных собраний, предназначенная для обмена документами, безвозмездной передачи библиотекам, информационным центрам.

Основной фонд – часть библиотечного фонда, содержащая наиболее полный комплект документов по профилю библиотеки, предназначенных для постоянного или долгосрочного хранения и удовлетворения читательского спроса. Включает подразделения фонда, которые находятся в основном книгохранилище, комплексных и специализированных структурных подразделениях.

Размещение и расстановка документов библиотечного фонда - процесс распределения документов в помещении фондохранилища и по структурным подразделениям библиотеки, на стеллажах, на полках, производимый по какому-либо заранее выбранному признаку с целью быстрого нахождения требуемого документа, а также порядок расстановки определяется объемом фонда, его назначением и составом документов.

Регистрация документа – запись документа, предназначенного для хранения в библиотечно-информационном учреждении, фиксирующая его получение. Производится в специальных регистрационных книгах или в электронной форме. Обычно вместе с регистрационной записью на самом регистрируемом документе также делается специальная отметка – регистрационный номер.

Режим хранения фонда – нормативные обязательные условия содержания документов в библиотеке, обеспечивающие их долговременное хранение и использование: поддержание оптимальных для данного вида документов физико-химических и биологических параметров фондохранилища; организация охранных и противопожарных мер; рациональные способы размещения и расстановки фонда.

Сохранность библиотечного фонда – обеспечение целостности и нормативного физического состояния документов, хранящихся в фонде; достигается путем совокупности правовых, инженерно-технических, инженерных и специальных мер. В их числе следующие мероприятия: соблюдение режимов хранения (микроклиматического, светового, экологического, биологического), консервация и реставрация документов, а также и меры социальной, экономической, финансовой, юридической, технологической, технической и других видов защиты библиотечного фонда. Обеспечивается также мероприятиями общегосударственного масштаба (создание депозитариев и репозитариев, страховой фонд, специальными программами по сохранению фондов).

Технология формирования библиотечного фонда – ряд взаимосвязанных процессов: моделирования, комплектования, учета документов, обработки документов, расстановки и размещения документов, организации хранения фонда, использования фонда, управления фондом.

Управление фондом – целенаправленный вид деятельности, необходимый для полноценного формирования, сохранности и эффективного использования библиотечных фондов. Управление библиотечными фондами состоит из трех комплексных процессов: 1) управление формированием библиотечного фонда; 2) управление сохранностью библиотечного фонда; 3) управление использованием библиотечного фонда.

Учет библиотечного фонда – комплекс операций, обеспечивающий регистрацию и обобщение сведений об объеме, составе, движении, его стоимости, являющихся основой финансовой отчетности о фонде, а также составной частью мероприятий по обеспечению его сохранности.

2. Общие положения

Настоящее Положение определяет политику и регламентирует формирование и использование единого библиотечного (документного) фонда (далее – библиотечный фонд) сети общедоступных библиотек системы Министерства культуры, информации и молодежной политики Кыргызской Республики в области комплектования, организации, использования и сохранности единого библиотечного фонда.

Единый фонд общедоступных библиотек является культурным достоянием республики и частью совокупного книжного фонда страны.

Библиотечные фонды, комплектуемые на основе системы обязательного экземпляра документов, а также содержащие особо ценные и редкие документы, являются историко-культурным наследием и могут объявляться объектами историко-культурного наследия в соответствии с законодательством Кыргызской Республики в сфере библиотечного дела.

Важнейшие функции библиотечного фонда – кумулятивная, мемориальная, информационно-коммуникативная.

Книжные памятники являются особо ценной частью национального библиотечного фонда, подлежат регистрации в реестре книжных памятников. Порядок отнесения документов к книжным памятникам, регистрация книжных памятников в реестре книжных памятников и ведение реестра книжных памятников определяются Кабинетом Министров Кыргызской Республики.

Библиотечные фонды, отнесенные к объектам историко-культурного наследия, находятся на особом режиме охраны, хранения и использования в соответствии с законодательством Кыргызской Республики в сфере библиотечного дела.

Библиотечный фонд должен отвечать сложившемуся в обществе многообразию мнений, точек зрения, исключать материалы, связанные с пропагандой вражды, насилия, жестокости, порнографии.

Библиотечный фонд характеризуется количественными параметрами и выражается в абсолютных (величина фонда, объемы пополнения и выбытия, книговыдача) и относительных показателях (книгообеспеченность, обращаемость, читаемость, обновляемость, коэффициент релевантности).

Основными критериями формирования  фонда являются: оптимальный объем; информативность (соответствие потребностям населения); обновляемость.

Перспективы библиотечных фондов связываются с вовлечением в их состав не только локальных документов, но и удаленных ресурсов, право доступа к которым приобретается библиотеками на постоянной или временной основе по юридическому договору (обязательный экземпляр), лицензии или по корпоративному соглашению.

Формирование, хранение и использование единого библиотечного фонда осуществляется в соответствии с действующим законодательством КР, стандартами, технологической документацией общегосударственного, ведомственного, общебиблиотечного и внутриструктурного уровней.

3. Принципы организации и управления единым фондом

Единый фонд республиканских, областных библиотек организован во взаимосвязанную систему, позволяющую полно и оперативно вести информационно-библиотечное и библиографическое обслуживание населения. Единый фонд формируется как многоотраслевой фонд документов универсального характера и является управляемой системой фондов, взаимодополняющих друг друга и взаимодействующих в интересах пользователя.

Информация о документах, находящихся в фондах (за исключением обменных и резервных фондов), их экземплярности и постоянном местонахождении содержится в генеральном алфавитном каталоге (ГАК). Ответственность за своевременное внесение сведений в ГАК несет отдел обработки литературы и организации каталогов.

Внутренняя и внешняя взаимосвязь фондов проявляется в процессах их комплектования, хранения и использования.

Поддержание библиотечного фонда в рабочем состоянии включает систему мероприятий по систематической проверке, выявлению и исключению устаревших по содержанию документов, излишних экземпляров, непрофильных, ветхих и дефектных материалов, утраченных документов, а также соблюдение режимов хранения фонда.

Рабочим органом, осуществляющим контроль над реализацией мер по сохранности библиотечных фондов, является Комиссия по сохранности библиотечного фонда, назначаемая приказом и утверждаемая руководителем библиотеки. Комиссия действует на постоянно-действующей основе.

Оперативное управление библиотечным фондом осуществляется работниками этих библиотек, отвечающими за формирование, раскрытие и использование своих фондов.

Оперативное управление фондами структурных подразделений библиотек и перспективное планирование осуществляется сотрудниками этих подразделений, отвечающими за формирование, раскрытие и использование своих фондов.

Ответственность за оперативное управление формированием, раскрытием, использованием и сохранностью единого библиотечного фонда несут директора библиотек и ответственные за фонд работники отделов библиотек.

Ответственность за правильность работы с фондом, учет и сохранность библиотечных фондов государственных общедоступных библиотек, в соответствии с действующим законодательством Кыргызской Республики, несут:

- директора республиканских, областных библиотек; а также сотрудники библиотек, имеющие доступ к библиотечным фондам;

- пользователи библиотек.

4. Важнейшие принципы формирования библиотечного фонда

- отбор (селективность) – целесообразность приобретения и хранения уже имеющихся документов. Критерии отбора: научная, историческая, художественная ценность документа, его практическая значимость, степень его соответствия профилю фонда, задачам библиотеки и потребностям пользователей;

- достаточная полнота сбора отечественных публикаций и выборочное комплектование фонда зарубежных изданий;

- профилирование (ограничение тематики, видов и типов приобретаемых изданий; установление необходимой экземплярности, исходя из задач библиотеки и потребностей пользователей);

- систематичность – оперативное, планомерное и регулярное формирование фонда;

- координирование деятельности по комплектованию фонда (с учетом возможностей удовлетворения запросов пользователей другими библиотеками; тем самым библиотека включается в единый фонд региона или республики в целом);

- кооперирование – объединение ресурсов библиотек в приобретении дорогостоящих документов, доступа к библиотечному фонду и в хранении малоиспользуемой литературы;

- всеобщая доступность – обеспечение свободного доступа к документам библиотечного фонда;

- полнота отражения библиотечного фонда в системе имеющихся и создаваемых локальных и сводных каталогов.

5. Основные характеристики библиотечного фонда

Основными характеристиками библиотечного фонда являются:

- оптимальный объем, отвечающий максимальному удовлетворению читательских запросов;

- информативность, характеризующаяся разнообразием, полнотой и глубиной подбора документов;

- динамичность, характеризующаяся постоянным движением: поступлением и выбытием документов;

- статичность, характеризующаяся сохранением устойчивости в виде четкого профилирования комплектования, принятыми системами расстановки, учета;

- надежность, характеризующаяся способностью фонда обеспечивать удовлетворение профильных запросов пользователей.

6. Структура единого библиотечного фонда

Единый библиотечный (документный) фонд общедоступных библиотек системы Министерства культуры, информации и молодежной политики КР представляет собой универсальное по составу собрание всех видов отечественных и зарубежных документов на различных носителях информации с неограниченной хронологической глубиной и включает в себя все фонды, предназначенные для обслуживания пользователей в своих регионах:

- фонд Национальной библиотеки КР им. А.Осмонова;

- фонд республиканской библиотеки для детей и юношества им. К. Баялинова;

- фонды областных библиотек;

- фонды  библиотек регионов.

Библиотечный фонд делится на подфонды по типовым и видовым признакам поступающих документов:

- подфонд печатных документов (непериодические, периодические, продолжающиеся);

- подфонд периодических изданий;

- подфонд аудио-видео документов;

- подфонд электронных документов.

Библиотечный фонд дополняется группой полнотекстовых электронных сетевых информационных ресурсов, доступных пользователям библиотеки по каналам связи и открытых для некоммерческого копирования.

Библиотечный фонд состоит из документов на кыргызском, русском и других языках на различных видах носителей.

По месту издания библиотечный фонд состоит из:

- документов широкого профиля, издаваемых различными издательствами;

- местных документов, комплектуемых максимально полно для формирования коллекций местных изданий.

Вид и формат документов:

- непериодические;

- периодические;

- продолжающиеся;

- рукописные;

- печатные;

- аудиовизуальные;

- электронные: CD-ROM, базы данных, в том числе базы данных сети «Интернет».

Носитель информации:

- бумага;

- магнитная лента;

- фотопленка;

- кинолента;

- компакт-диск;

- USB-флеш-накопитель;

- Веб-сайт.

Читательское назначение:

- фонд абонемента;

- справочно-информационный фонд;

- фонд открытого доступа.

Фонды по содержанию:

- универсальный фонд;

- отраслевой фонд;

- специализированный фонд;

- краеведческий фонд;

- фонд правовой информации, официальных документов.

По степени использования документов:

- активный фонд;

- пассивный фонд;

- депозитарный фонд.

По месту и назначению отдельных частей фонда в генеральной совокупности:

- основной фонд,

- депозитарный фонд,

- подсобный фонд,

- архивный фонд,

- обменный фонд,

- резервный фонд.

7. Фонды по видам и назначению

По видам и по назначению фонды подразделяются:

- на действующие фонды;

- на дополнительные фонды;

- на недействующие фонды.

В зависимости от назначения, режимов хранения и использования документов в подсистеме действующих фондов выделяются основные и дополнительные фонды.

Основные фонды являются базовой частью фондов библиотеки, которые содержат самый полный комплект документов по ее профилю, предназначенный для постоянного (долговременного) хранения, предоставления читателям на их запрос. Может подразделяться на несколько частей — центральный фонд (фонд основного хранения) и специализированные фонды: по видам документов (фонотека, патентный фонд); по содержанию документов (отраслевые, специализированной литературы, справочно-библиографический фонд, краеведческий фонд); по статусу хранения (архивный фонд, фонд редких и ценных изданий, исторические и мемориальные коллекции).

Специализированные (локальные) основные фонды формируются в целях создания специальных условий для хранения и использования отдельных категорий документов. Фонды дополняют центральный основной фонд и дифференцируются по следующим признакам:

- фонд ценных и редких изданий – часть основного фонда, в которую включаются редкие или особо ценные документы, отличающиеся выдающимися историческими, научными, художественно-эстетическими и полиграфическими достоинствами;

- язык документа: фонд изданий на иностранных языках;

- фонд грампластинок, фонд компакт-дисков, фонд видеозаписей, фонд нотных изданий;

- периодичность и хронология изданий: фонд текущих периодических изданий;

- носитель информации: фонд аудиовизуальных документов; фонд документов на оптических компакт-дисках; фонд сетевых электронных документов.

Дополнительные фонды:

- справочно-библиографические фонды (СБФ) в совокупности с каталогами и картотеками образуют справочно-поисковый аппарат библиотеки. СБФ включает справочные и библиографические документы на различных носителях информации, необходимые для ведения оперативного справочно-информационного обслуживания пользователей;

- специализированные (локальные) справочно-библиографические фонды создаются в отраслевых отделах, где основные и/или подсобные фонды не представляют достаточной базы для ведения специализированного справочно-информационного обслуживания пользователей;

- подсобные фонды (часть библиотечных фондов), приближенная к отраслевым отделам и состоящая из наиболее спрашиваемых документов, соответствующих типовым, часто повторяющимся запросам пользователей в соответствии с назначением структурного подразделения. Подсобные фонды предназначены для оперативного удовлетворения запросов пользователей на наиболее актуальные документы. Правильный подбор документов подсобного фонда позволяет удовлетворять до 80% запросов пользователей. К подсобным фондам может быть организован открытый доступ;

- действующий фонд вне оперативного управления библиотек формируется с целью обеспечения полноты удовлетворения запросов пользователей библиотеки и включает фонд сетевых электронных документов удаленного доступа.

Недействующие фонды включают в свой состав резервные и обменные фонды.

Резервные фонды:

- резервный фонд печатных документов, который формируется на основе дублетных экземпляров редких и ценных изданий и предназначен для восполнения возможных утрат или износа основного экземпляра в действующих фондах.

- архивный фонд электронных документов, который создается как совокупность документов на оптических компакт-дисках или резервных копий на сервере библиотеки, используемых в качестве основы для восстановления утраченных или испорченных сетевых версий документов электронной библиотеки.

Обменный фонд. Документы обменного фонда могут использоваться по прямому назначению (взаимный обмен с библиотеками и другими профильными партнерами), для безвозмездной передачи библиотекам и определенным категориям социальных учреждений.

8. Технология формирования библиотечного фонда

Технология формирования библиотечного фонда складывается из ряда процессов:

- моделирование;

- комплектование,

- учет и обработка документов;

- расстановка и размещение документов;

- организация хранения фонда;

- использование фонда;

- управление фондом.

При моделировании библиотечного фонда учитываются следующие параметры:

- тематический диапазон: соответствие задачам библиотеки и потребностям ее пользователей;

- видовой аспект: книги, периодика, аудио-видеодокументы, электронные документы: СD, DVD-ROMы, базы данных, ресурсы Интернет, издания специальных форматов;

- типологический аспект: научные, научно-популярные, производственные, учебные, справочные, информационные;

- языковый диапазон;

- краеведческий диапазон;

- хронологическая глубина фонда определяется временем хранения документов с момента их выпуска;

- потребительская ориентация фонда.

§ 2. Положение о комплектовании библиотечного фонда

Настоящее Положение определяет содержание работы библиотеки по комплектованию и организации ее фонда в целях оперативного и полного обеспечения документами и информацией о них. Комплектование библиотечного фонда представляет собой создание, постоянное пополнение и обновление  фонда  путем отбора, заказа и приобретения литературы в электронном и бумажном форматах, соответствующих профилю библиотеки, информационным потребностям ее пользователей.

1. Общие принципы комплектования библиотечного фонда

Фонд библиотеки создаётся как единый библиотечный фонд универсального профиля. Содержание комплектования фонда библиотеки должно определяться тематико-типологическим планом комплектования (ТТПК), регламентирующим основные направления и особенности комплектования библиотеки, определяющим тематику, виды и экземплярность документов, включаемых в библиотечный фонд. Комплектование библиотечного фонда осуществляется:

- на основе получения обязательного экземпляра документов в порядке, установленном законодательством Кыргызской Республики;

- путем приобретения документов за наличный и безналичный расчеты;

- в форме книгообмена с другими библиотеками;

- на основе договорной деятельности с предприятиями и организациями;

- путем безвозмездной передачи и дарения;

- по внутрисистемному документообмену;

- подписки на периодические и подписные издания, а также электронные ресурсы;

- иными способами, не противоречащими действующему законодательству КР.

Все документы, приобретённые библиотекой за бюджетные или внебюджетные средства, полученные в дар или по обмену, поступают в единый фонд библиотеки и подлежат дифференцированному (инвентарная книга) и интегрированному (книга суммарного учета) учету. Учет поступающих документов осуществляет отдел комплектования.

Отдел комплектования библиотеки руководит комплектованием всех частей библиотечного фонда; снабжает отделы необходимой информацией; согласует заявки отделов; оформляет сводные заказы; получает документы, организует учет и распределение поступлений по отделам. Документы приобретаются на основе предварительного заказа, который составляется путём просмотра и отбора по библиографическим источникам информации, а также на основе картотек докомплектования, ведущихся в каждом структурном подразделении библиотек.

Учет, хранение и отчуждение документов, находящихся в библиотечных фондах, осуществляется в соответствии с действующим законодательством КР, согласно Инструкции по организации учета и сохранности единого библиотечного фонда общедоступных библиотек системы Министерства культуры, информации и молодежный политики Кыргызской Республики и Межгосударственному стандарту ГОСТ 7.20-2000 «Библиотечная статистика» (ГОСТ принят Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол № 17 от 19-22 июня 2000 г.).

Продажа и иное отчуждение библиотечных фондов не может осуществляться без согласия Учредителя.

В помощь комплектованию в Национальной библиотеке КР  им. А. Осмонова, Республиканской библиотеке для детей и юношества им. К. Баялинова, областных и сельских библиотеках ведется следующий справочный аппарат:

- картотека текущего комплектования и докомплектования;

- картотека читательского профиля;

- регистрационная картотека периодических изданий;

- сводная картотека периодических изданий

Процесс комплектования направлен на то, чтобы в соответствии с моделями фонда собрать все необходимые документы, из которых и будет складываться библиотечный фонд.

Конечным результатом процесса комплектования является состав библиотечного фонда, который соответствует заданному профилю и уровню необходимой полноты.

§ 3. Инструкция по организации учета единого библиотечного фонда общедоступных библиотек

1. Учет документов библиотечного фонда

Учет библиотечного фонда представляет собой комплекс операций, обеспечивающих получение точных сведений о величине, составе и движении библиотечного фонда.

Система учета библиотечного фонда складывается:

- из внутрибиблиотечного учета всех подразделений библиотечного фонда, в том числе, национального библиотечно-информационного фонда Кыргызской Республики на основе обязательного бесплатного экземпляра в соответствие с законодательством Кыргызской Республики;

- фонда особо ценных и редких изданий, отнесенных к книжным памятникам;

- фонда архивных документов, находящихся в библиотечных фондах общедоступных библиотек;

- из государственного статистического учета библиотечного фонда по формам: «6-НК первичка»; «6НК-свод».

Учет библиотечного фонда отражает поступление документов в фонд, их маркировку (штемпелевание), регистрацию при поступлении, перемещении, выбытии из фонда, проверку наличия документов в библиотечном фонде и служит основой для государственного статистического учета, отчетности библиотеки, планировании ее деятельности, обеспечения сохранности фонда, контроля за наличием и движением документов.

Работа по учету проводится согласно Межгосударственному стандарту ГОСТ 7.20-2000 «Библиотечная статистика», принятому Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол № 17 от 19-22 июня 2000 г.)

Межгосударственный стандарт ГОСТ 7.20-2000 (Дата введения 01.01.2002) соответствует требованиям международного стандарта ИСО 2789-91 "Международная библиотечная статистика").

Основные требования к учету библиотечного фонда:

- полнота и достоверность учетной информации;

- оперативность;

- документированное оформление каждого поступления в фонд и каждого выбытия из фонда;

- совместимость приемов и форм учета, их надежность при параллельном использовании традиционной и автоматизированной технологий учета;

- соответствие номенклатуры показателей учета фонда аналогичным показателям государственной библиотечной статистики.

Учету подлежат все документы (постоянного, длительного, временного хранения), поступающие в фонд и выбывающие из фонда библиотеки, независимо от вида носителя.

Не подлежат учету документы вспомогательного назначения, являющиеся рабочим инструментом библиотечного персонала:

- управленческая документация, программные продукты, материалы, приобретаемые для оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанных с комплектованием библиотечного фонда;

- материалы, созданные библиотекой на своем оборудовании без введения в законный гражданский оборот (тиражирования и распространения), кино- фото- и звукозаписи, предназначенные для проведения библиотечно-информационных и культурных мероприятий;

- документы личного и секретного характера.

Учет документов ведется в реестрах (списках, перечнях, описях, книгах для регистрации документов) суммарного и индивидуального учета в бумажном и (или) электронном виде. При ведении суммарного и индивидуального учета в машиночитаемой форме создаются копии на бумажном носителе.

Реестрами суммарного учета документов является Книга суммарного учета библиотечного фонда. Книга суммарного учета содержит три взаимосвязанные части:

- «Поступление документов в библиотечный фонд»,

- «Выбытие документов из библиотечного фонда»,

- «Итоги движения библиотечного фонда: итоговые данные на конец отчетного периода».

Обобщенные данные отражаются в каждой части книги суммарного учета. В электронной системе учета эти части интегрируются в единый учетный файл (единую базу данных).

Реестрами индивидуального учета документов являются:

- инвентарная книга:

- карточка регистрации на определенный вид документа для газет, журналов, других видов документов.

Допускается также реестрами индивидуального учета считать:

- топографическую опись (каталог);

- учетный каталог;

- учетный файл с выходными формами, формируемыми в порядке инвентарных или иных идентификационных номеров документов.

Реестры индивидуального учета документов библиотечного фонда содержат реквизиты, идентифицирующие каждый документ с указанием сведений о поступлении документа и о его выбытии из библиотечного фонда.

Учет электронных сетевых локальных документов ведется в Реестре электронных сетевых локальных документов:

Часть 1. Документы в наличии

Часть 2. Документы, исключенные из библиотечного фонда.

Учет электронных сетевых документов удаленного доступа ведется в предназначенном для этих целей учетном документе, состоящем из 2-х частей:

- «Поступление электронных сетевых документов удаленного доступа»;

- «Итоги движения электронных сетевых документов удаленного доступа: итоговые данные на конец отчетного периода».

Библиотечный (суммарный и индивидуальный): в книге суммарного учета библиотечного фонда, в инвентарных книгах, учетном каталоге и регистрационных картотеках) учет фонда ведется структурными подразделениями библиотеки, в ведении которых находится комплектование фонда, а также подразделениями, обеспечивающими хранение и использование закрепленных за ними частей общего фонда библиотеки.

Бухгалтерский (стоимостный) учет библиотечного фонда ведется бухгалтерией.

Учет стоимости документов библиотечного фонда, осуществляется по правилам ведения бухгалтерского учета на основе Положения по организации и ведению бухгалтерского учета организациями сектора государственного управления (Приложение к приказу Министерства финансов Кыргызской Республики от «22» января 2024 г. № _1-П). Все виды изданий, а также газеты, принимаются к бухгалтерскому и статистическому учету по мере их поступления в библиотеку; газеты - по окончании года после формирования годового комплекта.

Статистическая информация о формировании библиотечного фонда представляется в соответствии с порядком, утвержденным органом государственной статистики по форме государственной статистической отчетности №6-НК.

Форма единиц учета документов в библиотеках обеспечивается соблюдением стандартов по библиотечному делу, действующих на территории Кыргызской Республики, другими нормативными документами по библиотечному делу, требованиями настоящей Инструкции.

2. Обязанности библиотеки

- осуществлять суммарный и индивидуальный учет документов постоянного (бессрочного), длительного (долгосрочного) и временного (краткосрочного) хранения;

- вести учет документов в унифицированных (установленных) единицах учета;

- обеспечивать хранение и воспроизведение учетной документации независимо от вида используемых для учета носителей информации;

- согласовывать с Учредителем библиотеки исключение из библиотечного фонда документов, относящихся к редким и особо ценным изданиям (документам);

- представлять на утверждение Учредителю библиотеки, вышестоящей организации нормативные документы, регламентирующие учет библиотечного фонда библиотеки.

3. Права библиотеки

- устанавливать порядок учета документов данной библиотеки, исходя из особенностей ее статуса, организации и структуры фонда с соблюдением требований законодательства, нормативных правовых актов Кыргызской Республики;

- определять сроки хранения документов в фонде, кроме документов, подлежащих постоянному (бессрочному) хранению в соответствии с законодательством Кыргызской Республики в сфере библиотечного дела;

- устанавливать порядок исключения документов из фонда; 

- определять условия и виды перераспределения исключенных из фонда документов, относящихся к иному движимому имуществу библиотеки, к которому относятся книги, мебель, компьютерная техника и другие предметы, не являющиеся частью здания или сооружения.

- определять виды и размер компенсации ущерба, нанесенного фонду пользователями библиотеки.

Учредитель и администрация библиотеки обеспечивают условия, необходимые для соблюдения правил учета библиотечного фонда, предусмотренных настоящей инструкцией.

4. Единицы учета библиотечного фонда

Единицами учета библиотечного фонда являются документы, поступающие в библиотеку и выбывающие из нее, независимо от вида документа и его материальной основы.

Не подлежат учету и не включаются в фонд библиотеки материалы служебного назначения (программные продукты, являющиеся рабочим инструментом библиотечных работников и программистов, и материалы, приобретаемые для оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанных с комплектованием библиотечного фонда).

В соответствии с ГОСТ 7.20–2000 «Межгосударственный стандарт. СИБИД. Библиотечная статистика» величина (объем) и движение фонда измеряются в унифицированных единицах учета.

Основными единицами учёта для всех видов документов являются экземпляр и название:

- название – каждое новое или повторное издание, другой документ, отличающиеся от остальных заглавием, выходными данными или другими элементами оформления;

- экземпляр – каждая отдельная единица документа, включаемая в фонд или выбывающая из него.

Основными единицами учета объема фонда печатных изданий, неопубликованных, аудиовизуальных документов, документов на микроформах, электронных документов, за исключением электронных сетевых документов удаленного доступа, являются экземпляр и название, для газет – годовой комплект и название.

Учет объема фонда журналов и газет проводится в экземплярах, названиях, годовых комплектах, подшивках.

Дополнительными единицами учета фонда являются годовой комплект, метрополка, подшивка (переплетная единица); для электронных документов – единица памяти данных байт (килобайт, мегабайт, терабайт), равная 8 битам:

- годовой комплект – совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год, принимаемая за одну учетную единицу фонда;

- метрополка – международная единица учета величины фонда, измеряемая как 1 м стеллажной полки, занятой изданиями или другими документами;

- переплетная единица (подшивка) – совокупность номеров периодических изданий (документов), сшитых, переплетенных или скрепленных другим способом в одно целое и принимаемых за одну учетную единицу фонда.

Учет объема фонда в названиях применяется для новых поступлений.

Повторное издание учитывается как новое название, если оно дополнено и (или) переработано.

Многотомное издание, объединённое общим заглавием, учитывается как одно название, за исключением томов, имеющих индивидуальное заглавие.

Копия издания или неопубликованного документа независимо от вида носителя учитывается так же, как оригинал.

Приложения к изданиям (карты, атласы, таблицы, объяснительные записки, указатели географических названий, ноты, грампластинки, плакаты, CD-ROM, дискеты), не имеющие самостоятельного значения, отдельно не учитываются.

Самостоятельные издания, объединённые  в одном переплёте (конволюте) учитываются  как отдельные экземпляры и отдельные названия.

Единицами учета электронных документов на съемных носителях (компакт-диски, флеш-карты) являются экземпляр и название.

Экземпляром для электронных изданий являются дискета и оптический диск (CD-ROM и мультимедиа). (Дискета-приложение не учитывается как отдельный экземпляр, если представляет собой вкладку (вложение) в издание.)

Основной единицей учета фонда сетевых документов удаленного доступа является пакет – имеющий свой интерфейс документный ресурс, на который библиотека оформляет доступ у производителя; условия этого доступа фиксируются в договоре (контракте, лицензии) и название документа.

§ 4. Учет документов по видам и категориям

1. Печатные издания и неопубликованные документы

Основными единицами учета новых поступлений печатных и неопубликованных документов являются экземпляр и название. Учету в экземплярах подлежат все полиграфически самостоятельно оформленные издания (кроме газет) или их копии. Факсимильное издание учитывается как оригинал. Обновляемое печатное издание учитывается как отдельное название и отдельный экземпляр при первичном поступлении в библиотеку. Последующие поступления вкладных листов, предназначенных для дополнения или замены соответствующих листов в издании, отдельному учету не подлежат.

2. Книги и брошюры

Книги и брошюры учитываются в экземплярах и названиях. Как отдельный экземпляр и как отдельное название учитываются:

- каждое отдельное издание (книга, брошюра);

- каждое входящее в конволют издание;

- каждый отдельный том (выпуск, часть) многотомного издания, имеющий индивидуальное заглавие;

- каждая из брошюр, выпущенных в объединяющей их издательской папке, обложке, манжетке;

- каждая книга или брошюра, входящая в книжную серию (нумерованную или ненумерованную);

- отдельно изданные приложения к книгам и брошюрам, имеющие индивидуальное заглавие и самостоятельное значение.

Документы, выполненные рельефно-точечным шрифтом (шрифтом Брайля), учитываются в экземплярах и названиях. Экземпляром для данного вида изданий является каждая из книг комплекта, объединенных общим названием.

Как одно название учитывается комплект издания независимо от числа входящих в него книг.

3. Периодические издания

Основными единицами учета объема фонда журналов является экземпляр (том, номер, выпуск, изданные по отдельности, а также комплект номеров, томов, выпусков, переплетенных в один блок издательством) и название издания за все годы его поступления в фонд независимо от изменения заглавия журнала.

Периодические приложения к журналам, выходящие самостоятельно, имеющие индивидуальное заглавие и собственную нумерацию, учитываются как отдельные экземпляры и отдельные названия.

Объем фонда журналов учитывается в годовых комплектах.

Основными единицами учета объема фонда газет являются годовой комплект газет, который подлежит постоянному хранению в данном фонде, и название комплекта издания за все годы его поступления в фонд независимо от изменения заглавия издания.

Дополнительно допускается учет объема фонда в номерах (для непереплетенных газет) и подшивках (переплетных единицах).

Единицами учета однодневных (разовых) газет служат экземпляр (номер, выпуск) и название газеты.

Отдельно изданные периодические приложения к газетам, имеющие индивидуальное заглавие и собственную нумерацию, учитываются самостоятельно.

4. Продолжающиеся издания

Основными единицами учета объема фонда продолжающихся изданий являются экземпляр (том, выпуск) и название комплекта издания за все годы его поступления в фонд независимо от изменения заглавия издания.

Каждая серия продолжающегося издания, имеющая самостоятельную нумерацию выпусков, учитывается как отдельное название.

Каждый самостоятельный том (выпуск) продолжающегося издания учитывается как отдельное название.

5. Нотные издания

Единицами учета нотных изданий являются экземпляр и название.

Отдельные партии (голоса), объединенные с партитурой (клавиром) в одном издании, а также партии, объединенные издательской папкой (обложкой), учитываются как один экземпляр и одно название. Отдельные партии (голоса) и партитура (клавир), изданные раздельно, учитываются как разные экземпляры.

Самостоятельные нотные издания, объединенные в одном переплете (конволюте), учитываются как отдельные экземпляры и отдельные названия.

6. Картографические издания

Картографические издания учитываются в экземплярах и названиях. Карта, изданная на нескольких листах, объединенных общим заглавием, учитывается как один экземпляр и одно название.

Как отдельный экземпляр и отдельное название учитываются: атласы, состоящие из отдельных нумерованных или датированных выпусков; каждый выпуск серийного издания карты или атласа.

Каждый самостоятельный лист серийной карты учитывается как отдельный экземпляр и отдельное название. Многотомные (многолистовые) картографические издания, объединенные общим заглавием, учитываются по количеству томов и одному названию.

Отдельно изданные, но не имеющие самостоятельного значения, картографические приложения к различным изданиям (книгам, брошюрам, журналам) учитываются единым комплектом с основным изданием.

7. Изобразительные издания

Изобразительные издания (альбомы, комплекты, отдельные листовые издания) и рельефно-графические пособия для слепых и слабовидящих учитываются в экземплярах и названиях. Листовые издания, объединенные издательской папкой (обложкой, манжеткой, оберткой), учитываются как один экземпляр и одно название. Каждый лист серии изоизданий, не объединенный издательской папкой (обложкой, манжеткой, оберткой), учитывается как отдельный экземпляр и отдельное название.

8. Листовые текстовые издания

Листовые текстовые издания, выпущенные в объединяющей издательской папке (манжетке), учитываются как один экземпляр и одно название.

9. Специальные виды нормативных документов

Нормативно-технические и технические документы (патентные документы, типовые проекты и чертежи, каталоги промышленного оборудования и изделий, нормативные документы по стандартизации, технические условия, руководящие документы и правила) учитываются в экземплярах и названиях.

Стандарты и каталоги промышленного оборудования и изделий, выпущенные в объединяющей их издательской папке (обложке), при наличии на папке общей цены, содержания всего издания и единых выходных данных, учитываются как один экземпляр и одно название.

Стандарты и каталоги промышленного оборудования и изделий, выпущенные в виде отдельных листов, если каждый из них имеет свои выходные данные, цену, тираж, учитываются как отдельный экземпляр и отдельное название, даже если они объединены одной папкой (обложкой).

10. Депонированные научные работы

Депонированная научная работа (работа в двух экземплярах и сопроводительные документы к ней), содержащаяся в отдельной папке, учитывается как один экземпляр и одно название.

11. Неопубликованные документы

Неопубликованные документы учитываются в экземплярах и названиях.

Неопубликованные документы, сброшюрованные или содержащиеся в отдельной папке, учитываются как один экземпляр и одно название. Для конструкторской документации единицей учета является чертеж или полный комплект конструкторских документов, относящихся к одному изделию.

12. Аудиовизуальные документы

К аудиовизуальным документам относятся фонодокументы, видеодокументы, фотодокументы, кинодокумент; документы на микроформах.

Основными единицами учета фонда аудиовизуальных документов (АВД) являются экземпляр и название. Аудиовизуальные документы (АВД), являющиеся приложением  к другим видам документов, отдельному учету не подлежат. Общий объем фондов АВД, входящих в комплект, учитывается по правилам, установленным для каждого соответствующего вида АВД. В соответствующих учетных документах делаются отметки об их наличии. При затруднительных случаях определения основного носителя информации и приложения к нему за основной носитель, подлежащий учету, принимается текстовый документ.

13. Фонодокументы

Единицами учета объема фонда фонодокументов являются экземпляр и название. Экземпляром фонодокументов являются:

- диск – для грампластинок, компакт-дисков;

- катушка, кассета, бобина для магнитных фонограмм.

Грампластинки подлежат двойному учету – название-диск. Отдельно выпущенная грампластинка, компакт-диск учитываются как один диск и одно название. Комплект (альбом) грампластинок, компакт-дисков, объединенных общим названием, учитывается по количеству дисков и одному названию. Общий объем фонда грампластинок учитывают по количеству дисков.

Магнитная фонограмма на одной катушке (кассете) учитывается как одна катушка (кассета) и одно название. Магнитная фонограмма на нескольких катушках (кассетах), объединенных общим названием, учитывается по количеству катушек (кассет) и одному названию.

Отдельно выпущенный фонодокумент или комплект фонодокументов, объединенных общим заглавием, учитывается как одно название независимо от числа записанных произведений. Повторно выпущенный фонодокумент учитывается как новое название, если имеет производственный или фирменный номер (номера), отличный от предыдущего издания с аналогичным названием.

14. Видеодокументы

Единицами учета фонда видеодокументов являются экземпляр и название. Экземпляром видеодокументов являются кассета или диск. Общий объем фонда видеодокументов учитывается по количеству кассет или дисков. Видеодокументы учитываются по правилам, установленным в разделе “Аудиовизуальные документы”.

15. Кинодокументы

Единицами учета фонда кинодокументов является бобина. Кинофильм учитывается как одно название независимо от числа составляющих его частей (бобин). Общий объем фонда кинофильмов учитывается по количеству бобин. Диафильм учитывается как одно название независимо от числа составляющих его частей (рулонов). Общий объем фонда диафильмов учитывается по количеству рулонов.

16. Фотодокументы

Единицами учета фонда фотодокументов являются экземпляр и название. Экземпляром фотодокументов является кадр. Комплект диапозитивов учитывается как одно название независимо от числа составляющих его сюжетов (кадров). Общий объем фонда диапозитивов учитывается по количеству кадров.

17. Документы на микроформах

Единицами учета фонда документов на микроформах являются экземпляр и название. Экземпляром документов на микроформах являются: фиша – для микрофиша; рулон - для микрофильмов. Комплект фиш, объединенных общим названием, учитывается как одно название. Общий объем фонда документов на микрофишах учитывается по количеству фиш.

18. Электронные документы

К электронным документам относятся:

- документы на съемных носителях (компакт-диски, флеш-карты);

- документы, размещаемые на жестком диске компьютера (сервере) библиотеки и доступные пользователям через информационно-телекоммуникационные сети (сетевые локальные документы);

- документы, размещаемые на автономных автоматизированных рабочих станциях библиотеки (инсталлированные документы);

- документы, размещенные на внешних технических средствах, получаемые библиотекой во временное пользование через информационно-телекоммуникационные сети на условиях договора, контракта, лицензионного соглашения с производителями информации (сетевые удаленные документы).

Единицами учета электронных документов на съемных носителях являются экземпляр и название. Экземпляром для электронных изданий являются дискета и оптический диск (CD-ROM и мультимедиа). Электронные издания учитываются по правилам, установленным в Учете аудиовизуальных документов.

Как отдельный экземпляр учитывается каждый автономный объект (компакт-диск). Как отдельные экземпляры могут учитываться приложения к различным изданиям, выполняющие самостоятельные функции, а также используемые в работе отдельно от основного издания. Как отдельные экземпляры не учитываются компакт-диски, если они представляют собой вкладку (вложение) в издание или его неотъемлемое приложение.

Как одно название учитываются:

- отдельно выпущенный компакт-диск;

- каждый компакт-диск, входящий в нумерованную или ненумерованную серию электронных изданий;

- комплект компакт-дисков, объединенных общим названием;

- изданные в качестве самостоятельных изданий приложения к изданиям любого другого вида, имеющие собственное заглавие и допускающие их использование без обращения к основному изданию;

- в документах на флеш-картах как один экземпляр и одно название учитывается каждое целостное произведение, имеющее самостоятельное заглавие.

Единицами учета сетевых локальных и инсталлированных документов являются экземпляр (условная единица учета) и название.

Как одно название учитывается целостное произведение, имеющее самостоятельное заглавие, вне зависимости от его представления. Как одна единица учитывается пополняемый и обновляемый электронный документ. Экземпляром является документ в определенном формате хранения или представления. Форматы одной и той же единицы контента учитываются отдельно. Единицами учета сетевых удаленных документов являются экземпляр (условная единица учета) и название.

Как один экземпляр и одно название учитывается каждый полнотекстовый электронный документ, имеющий самостоятельное заглавие, включенный в пакет, к которому оформлено право доступа у его производителя.

Как одна единица учитывается пополняемый и обновляемый электронный документ.

19.  

20. Суммарный учет документов

Суммарный учет поступлений является основой для принятия документов к бухгалтерскому учету библиотечного фонда и для формирования данных библиотечной статистики.

Все виды изданий (кроме газет) принимаются к бухгалтерскому и статистическому учету по мере их поступления в библиотеку; газеты - по окончании года после формирования годового комплекта. Суммарному учету подлежат все виды документов (в том числе, периодические издания), поступающие в библиотечный фонд или выбывающие из него, независимо от материальной основы носителя информации. Суммарный учет поступлений осуществляется путем фиксации всех поступающих в библиотеку партий изданий по всем источникам поступления в регистрах.

Регистры суммарного учета должны иметь заголовочные данные: наименование регистра, наименование организации, подразделения. В регистр вписываются данные о поступившей партии документов: дата и порядковый номер записи, источник поступления, номер и дата первичного учетного документа, количество поступивших документов и стоимость.

Реестрами суммарного учета документов являются:

- «Книга суммарного учета библиотечного фонда»;

- «Электронный реестр».

Сведения о включаемых в библиотечный фонд документах, в том числе периодических изданиях, фиксируются в первой части «Книги суммарного учета библиотечного фонда».

Нумерация записей о поступлении в «Книге суммарного учета библиотечного фонда ежегодно начинается с №1. Нумерация записей о выбытии из фонда начинается с №1 и продолжается из года в год в возрастающем порядке, независимо от причины выбытия. Сведения о выбывших из библиотеки документах отражаются во второй части «Книги суммарного учета библиотечного фонда» с указанием причин исключения.

Набор показателей, отражающих распределение документов по видам и содержанию идентичен во всех трех частях «Книги суммарного учета библиотечного фонда». Итоги движения фонда фиксируются в третьей части по результатам первой и второй частей. В конце каждой страницы «Книги суммарного учета библиотечного фонда» первой и второй частей в строке «К переносу» подводятся итоги. Они переносятся на следующую страницу в строку «Перенос», под которой ведутся очередные записи о поступлении и выбытии.

В зависимости от принятого порядка учета в библиотеке итоги движения фонда подводятся в обязательном порядке за год и могут подводиться за квартал или за полугодие при больших объемах поступлений и выбытия. Итоги движения подводятся в третьей части «Книги суммарного учета библиотечного фонда». Графы, отражающие распределение документов по видам и содержанию, идентичны во всех трех частях «Книги суммарного учета библиотечного фонда». Суммарный учет поступления электронных сетевых локальных документов ведется в электронном реестре в соответствии с показателями: дата и порядковый номер записи, реквизиты сопроводительного документа (название и номер документа, срок его действия, стоимость), количество включенных в него названий.

Суммарный учет поступления электронных сетевых удаленных документов ведется в электронном реестре с отражением следующих показателей: даты и порядкового номера записи, реквизитов лицензионного договора (названия и номера документа, срока его действия, стоимости), количества баз данных (пакетов) и включенных в них названий. При подсчете суммарного количества названий исключаются дублирующиеся названия в пакетах на одной платформе.

21. Индивидуальный учет документов

Документы, подготовленные к приему в библиотечный фонд, подвергаются первичной обработке и индивидуальному учету.

Индивидуальному учету подлежит каждый экземпляр документов или каждое название документа с присвоением или без присвоения документу инвентарного индивидуального номера или иного знака в качестве инвентарного номера (системного номера компьютерной программы, штрих-кода и других).

Индивидуальный инвентарный номер закрепляется за документом на все время нахождения этого документа в библиотечном фонде.

Инвентарные номера исключенных из фонда документов не присваиваются вновь принятым документам.

Инвентарные номера проставляются непосредственно на документах в установленном правилами библиотеки месте и отражаются в документах индивидуального учета документов.

Реестрами индивидуального учета документов являются:

- книжная (инвентарная книга);

- карточная (карточка учетного каталога);

- листовая (лист актового учета);

- регистрационная карточка на определенный вид издания (в том числе электронного или АВД).

При автоматизированной технологии создаются файлы, содержащие всю необходимую информацию для формирования любой из форм индивидуального учета.

Реестры индивидуального учета должны иметь заголовочные данные: наименование регистра, наименование организации, структурного подразделения. В регистр вписываются данные о каждом документе: дата записи в регистре, регистрационный номер, краткое библиографическое описание документа (автор, заглавие, том, часть, выпуск, место и год издания), цена документа, указанная в сопроводительном документе.

Индивидуальный учет документов, имеющих в своем оформлении драгоценные металлы и (или) драгоценные камни и отнесенных к категории сейфового хранения, осуществляется в специальном регистре, в котором, кроме традиционных показателей, дается описание внешнего оформления документа. Каждый лист регистра сопровождается итоговой записью с указанием даты ее составления и количества описаний на листе.

В регистрах индивидуального учета в примечаниях указывается наличие и вид приложения к основному документу, а также особенности экземпляра ценных и редких документов (например, наличие уникального переплета, маргиналий, дефектов). При наличии паспорта документа дается отсылка к нему. В примечаниях может указываться принадлежность документа к категории книжных памятников.

Индивидуальный учет периодических изданий ведется в регистрационной картотеке периодических изданий, предназначенной для учета каждого названия и каждого экземпляра, или в автоматизированной базе данных.

Для периодических изданий в качестве регистрационных номеров могут использоваться любые идентификационные номера: системный номер в автоматизированной базе данных, регистрационный (порядковый) номер записи в регистрационной картотеке.

Индивидуальный учет электронных сетевых локальных документов осуществляется путем ввода в базу данных метаинформации о загрузке документа в электронную библиотеку с автоматическим присвоением идентификационного (системного) номера каждому документу. Реестр представляет собой учетно-регистрационную базу данных, включающую идентификационные сведения об электронных сетевых локальных документах.

Индивидуальный учет электронных сетевых удаленных документов осуществляется в электронном  виде путем регистрации баз данных (пакетов) без присвоения им регистрационного номера. В реестр индивидуального учета сетевых удаленных документов включаются основные характеристики базы данных (пакета): описание базы данных (название, производитель, платформа и (или) адрес входа), срок окончания права доступа, количество названий, входящих в базу данных (пакет).

В количество названий включается общее количество полнотекстовых документов (книг, журналов, газет, патентов, стандартов и других документов, учитываемых в библиотеке).

Не включаются в это количество документы, которые обычно не издаются отдельно в печатном формате, такие как профили компаний, статистические таблицы, аналитические материалы маркетинга.

Для баз данных (пакетов), не содержащих полнотекстовых документов, в реквизите «название» проставляется единица.

22. Учет итогов движения библиотечного фонда

Итоги движения фондов подводятся в книге суммарного учета библиотечного фонда на основании данных суммарного учета о поступлении и выбытии документов. Итоговые данные имеют четыре обязательных показателя:

- состояло на начало года;

- поступило за год;

- выбыло за год;

- состоит на конец года.

Итоговые данные по электронным сетевым удаленным документам представляются следующими показателями учетных единиц:

- состояло на начало года,

- оформлено в доступ в течение года,

- доступ прекращен в течение года,

- состоит на конец года.

Сведения об итоговых данных фиксируются в форме государственной статистической отчетности и представляются для целей государственной статистической отчетности.

Итоговые данные об обменном фонде не включаются в общие показатели библиотечного фонда. Итоговые данные о документах на физических носителях, электронных инсталлированных, сетевых локальных документах, электронных сетевых удаленных документах представляются раздельно.

§ 5. Проверка (инвентаризация) библиотечного фонда

1. Общие положения

Проверка библиотечного фонда представляет собой периодический учет документов с целью подтверждения их фактического наличия в проверяемом фонде, а также установления их соответствия учетным документам. Проверке подлежат документы длительного хранения. При проведении проверки учитывается объем библиотечного фонда и тип библиотеки. Сроки проверки библиотечного фонда устанавливаются Министерством культуры, информации и молодежной политики Кыргызской Республики и органами управления культуры на местах. Обязательная проверка библиотечного фонда производится комиссией по сохранности библиотечных фондов. Комиссия создается приказом и утверждается руководителем библиотеки: при смене материально-ответственного лица; при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов; в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуациях, вызванных экстремальными условиями; при реорганизации или ликвидации библиотеки.

В функции комиссии по сохранности библиотечных фондов входит составление планов проверки фондов и контроль за их выполнением. Цели проверки фонда: подтверждение фактического наличия документов в фонде; установление соответствия документов их опознавательным записям в учетных документах; выявление документов, отсутствующих в фонде и установление причин их отсутствия; проверка правильности расстановки фонда.

Предусматриваются следующие сроки проверки библиотечных фондов:

- наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах – ежегодно;

- редчайшие фонды – один раз в 5 лет;

- фонды библиотек до 100 тыс. учетных единиц – один раз в 5 лет;

- фонды библиотек от 100 до 200 тыс. учетных единиц – один раз в 7 лет;

- фонды библиотек от 200 тыс. до 1 млн. учетных единиц – один раз в 10 лет.

- фонды библиотек свыше одного миллиона учетных единиц – поэтапно в выборочном порядке с завершением проверки всего фонда в течение 15 лет.

Допускается проведение других сроков проверки и выборочная проверка фонда по распоряжению директора библиотеки и органов управления культуры.

Проверка библиотечного фонда или части его при смене руководителя библиотеки или структурного подразделения производится по распоряжению директора и засчитывается за очередную проверку. Методика проведения проверки фондов в библиотеках рекомендуется инструктивно-методической и технологической документацией внутри библиотечного значения.

Порядок проведения проверки библиотечного фонда

Отдел комплектования совместно с другими отделами библиотеки составляет план проверки библиотечных фондов структурных подразделений на текущий год и на перспективу. План утверждается директором библиотеки. Проверка фонда библиотеки или ее подразделений могут производиться путем непосредственной сверки с формой учетного документа (с инвентарной книгой, актом) или при помощи контрольных талонов, индикаторов, карточек топографического каталога, которые сверяются с учетной формой (с инвентарной книгой, с актом). Проверка завершается составлением акта о проверке библиотечного фонда (См. Формы документов к инструкции п.14, акт №6) с объяснительной запиской и списком отсутствующих изданий.

Особо ценные и редкие издания, зафиксированные при проверке как отсутствующие на месте по не установленным причинам, подлежат проверке в течение года и в акт на списание по результатам данной проверки не включаются. Результаты проверки, зафиксированные в акте, рассматриваются комиссией по сохранности фонда библиотеки.

На основании решения готовится акт о списании недостающих изданий, который утверждается:

- директором, если недостача не превышает 0,075 % текущей ежегодной книговыдачи;

- руководителем органа управления культурой, на бюджете которого находится библиотека, если недостача выше указанного процента.

В случае превышения утвержденного норматива утратой документов по не установленным причинам принимаются меры к возмещению ущерба; при разногласиях - акт передается учредителю.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи списываются на уменьшение финансирования.

§ 6. Исключение (выбытие) и списание документов из библиотечного фонда

1. Исключение (выбытие) документов из библиотечного фонда

Исключение (выбытие) документов из библиотечного фонда - изъятие (удаление) из библиотечного фонда документов, утративших для данной библиотеки потребительские качества по причинам: ветхость, устарелость по содержанию, дефектность, а также списание утраченных по каким-либо причинам (утеря пользователями, в результате стихийных бедствий). (Исключение документов определяет выбытие документов из библиотечного фонда как собрания культурных ценностей, списание – как имущества).

Ветхими считаются документы, пришедшие в непригодное для использования состояние и не поддающиеся реставрации, а также когда их восстановление экономически нецелесообразно. Устаревшими по содержанию считаются документы, утратившие свою политическую актуальность, научную и производственную ценность.

Исключению из библиотечных фондов подлежат устаревшие документы по всем отраслям знаний как на кыргызском, так и на иностранных языках, а также документы, напечатанные шрифтами, вышедшими из употребления, за исключением изданий, представляющих научную и историческую ценность.

Дефектными считаются документы, которые утратили фрагменты текста, имеют полиграфические дефекты, некачественное фотографическое изображение документов на микроформах, дефекты и механические повреждения дисков и пленочных носителей (скручивание, высыхание, разрывы, обломы).

Утрата документов – это пропажа документов из фондов открытого доступа или во время пересылки по МБА, утеря или не возврат читателями, хищение, необратимая порча, утрата в результате бедствий стихийного, техногенного или социального характера, утрата по неустановленной причине (невозможность установления местонахождения документа), потеря электронных документов в результате вирусной или хакерской атаки. Утраченными в процессе хранения и использования считаются документы, отсутствующие на месте по неустановленной причине в течение определенного периода, установленного библиотекой, после выявления их отсутствия (например, в течение трех лет) или после проверки всего фонда (двух плановых проверок редкого фонда).

Исключение документов по причинам устарелости по содержанию, а также по причинам  ветхости и дефектности не допускается по отношению к единственным экземплярам документов постоянного (бессрочного) хранения. Действие пункта 6.6. распространяется на все документы постоянного хранения, в т.ч. входящих в Национальный библиотечный фонд. Исключение документов, отнесенных к книжным памятникам, допускается только по причине утраты при условии отражения информации о книжном памятнике в Реестре книжных памятников.

Документы, исключаемые из библиотечных фондов, могут быть безвозмездно переданы по акту через обменные фонды в библиотеки – депозитарии (см. Инструкцию о безвозмездной передаче документов из неиспользуемых библиотечных фондов общедоступных библиотек КР). Руководители (директора, заведующие) общедоступных библиотек должны оставлять в библиотечных фондах один или несколько экземпляров устаревшего документа, содержащего фактические, исторические и другие данные, необходимые для научной работы.

Не подлежат исключению из библиотечных фондов:

- документы краеведческого характера;

- единственные экземпляры годовых комплектов местных, областных, республиканских газет.

Руководители (директора, заведующие) общедоступных библиотек, несут персональную ответственность за правильность и своевременность исключения документов из библиотечных фондов.

2. Порядок исключения и списания документов из библиотечного фонда

Выявление документов для исключения из библиотечного фонда предусматривается планами работы библиотеки по всем разделам библиотечного фонда. Исключение документов из состава библиотечного фонда библиотеки производится один раз в год (кроме исключительных случаев). Отбор документов для исключения из библиотечного фонда производится членами комиссии, назначаемой и утвержденной руководителем библиотеки.

Состав комиссии утверждается соответствующими местными органами, в ведении которых находится библиотека. Члены комиссии устанавливают обоснованность решений об исключении документов из состава библиотечного фонда в соответствие с установленными причинами; в необходимых случаях определяют виновных, не принявших меры по сохранности документов.

Общедоступные библиотеки системы Министерства культуры, информации и молодежной политики КР списание с баланса документов из библиотечного фонда производят комиссионно, с утверждения руководства библиотеки.

Списание стоимости выбывших документов, учтенных на субсчете баланса, производится по ценам их приобретения, которые указываются в списке (на книжных формулярах и каталожных карточках). Стоимость документов, изданных до 1993 года, указывается в списке в новом масштабе цен. В спорных случаях стоимость утраченных документов устанавливается комиссией по сохранности библиотечных фондов, действующим в соответствии с Правилами пользования общедоступной библиотекой.

Выявленные при просмотре библиотечных фондов устаревшие по содержанию и ветхие документы, исключаются из этих фондов и списываются с баланса бухгалтерией библиотеки согласно настоящей Инструкции. Поврежденные в результате аварии или стихийного бедствия документы исключаются из библиотечного фонда по акту на основании протокола, составленного представителями соответствующего органа, прибывшими на место происшествия. Утерянные или поврежденные пользователями документы исключаются из библиотечного фонда на основании записей в формулярах, удостоверяющих утерю или повреждение, а также «Журналы учета», где фиксируются документы, принятые взамен утерянных или стоимость утерянного документа. Возмещение читателями ущерба допускается в форме замены утерянного документа равноценным либо путем денежной компенсации.

При приеме денег от читателей взамен утерянных книг или других документов составляется приходный ордер, и читателю выдается квитанция установленного образца. При возмещении читателем ущерба стоимость утраченных документов устанавливается комиссией по оценке документов, назначенной приказом руководителя библиотеки. Документы, принятые от пользователей взамен утерянных, фиксируются в «Журнале учета документов, принятых от пользователей взамен утерянных». На основании сделанных в тетради записей составляются акты на поступление и выбытие, которые регистрируются в соответствующих частях «Книги суммарного учета библиотечного фонда».

Не возвращенные пользователями без возмещения ущерба документы  из библиотечного фонда (в случае смерти человека или отсутствии сведений о его месте жительства, работы, учебы) исключаются по акту на основании документов, удостоверяющих невозможность взыскания задолженности.

При утрате или хищении ценных и редких документов из библиотечных фондов для определения их реальной стоимости комиссия может привлекать к своей работе соответствующих экспертов, а также использовать материалы методического характера, книжных аукционов и ярмарок. В этих случаях определение причиненного ущерба предельными коэффициентами кратности не ограничивается.

Решение комиссии об оценке документов оформляется актом, который служит основным документом, удостоверяющим их стоимость при осуществлении дальнейших действий со стороны директора по взысканию с виновного материального ущерба. Акт составляется в 3-х экземплярах, к которым прилагаются списки, составленные в 2-х экз. по установленной форме.

Аудио-, видеодокументы (АВД) и микроформы исключаются из библиотечного фонда с оформлением акта с указанием причин и оснований на их исключение.

Непригодные для использования и неподдающиеся реставрации микроформы списываются по причинам:

- некачественного фотографического изображения;

- дефектов микропленки (скручивания);

- механических повреждений (разрывы, обломы)

Для контроля над процессами размагничивания записей оформляется акт или делается запись в соответствующем журнале.

Электронные сетевые локальные документы удаляются из электронной библиотеки на основании акта об исключении (списании) (См. Формы документов п.15, Акт 7) с указанием причины исключения. Наименование, номер и дата акта вводятся в базу данных в качестве метаинформации к соответствующему документу. На основании введенных сведений программным способом формируется перечень Актов об исключении (списании) документов (реестр суммарного учета выбытия сетевых локальных документов) и перечень списанных объектов электронной библиотеки (реестр индивидуального учета выбытия сетевых локальных документов).

Выбытие электронных сетевых удаленных документов не оформляется специальным документом. Подтверждением выбытия является истечение срока действия документа (договора, контракта, лицензионного соглашения), оформленного на право доступа к определенной базе данных (пакету) сетевых документов, и отсутствие договора, контракта, лицензионного соглашения, оформленного на новый срок.

Руководители (директора, заведующие) общедоступных библиотек производят исключение документов из библиотечных фондов на основании Акта на исключение (списание) документов из библиотечного фонда. Акт о списании исключенных документов библиотечного фонда составляется комиссией по исключению документов из библиотечного фонда и служит основанием для отражения во внутри библиотечном, бухгалтерском и статистическом учетах библиотеки выбытия указанных документах.

Акт об исключении (списании) (См. Формы документов п.15, Акт 7) является единой формой для оформления выбытия документов из библиотечного фонда, в том числе периодических изданий, числящихся на балансовом счете. Нумерация актов начинается с № 1 ежегодно и соответствует номеру записи в «Книге суммарного учета библиотечного фонда».

В каждом Акте на исключение (списание) документов из библиотечного фонда фиксируются сведения о документах, исключаемых по одной из причин, которые указываются в акте. В один акт на исключение документов из библиотечного фонда включаются документы, как с инвентарными номерами, так и без них.

Акты на исключение документов утверждаются на основании имеющихся документов (протокол, акт, заключение, формуляры пользователей, где зафиксированы напоминания о возврате документов, направленные библиотекой в адрес пользователя в виде заказного письма или открытки с уведомлением, а также справки адресного стола, отказ на взыскание по исполнительному листу).

К акту об исключении (списании) прилагается список на исключение документов библиотечного фонда (далее - список) (см. Формы документов к инструкции п. 16 Список документов), который включает следующие сведения: регистрационный номер и шифр хранения документа, краткое библиографическое описание, цену документа, зафиксированную в регистре индивидуального учета документов, коэффициент переоценки, цену после переоценки и общую стоимость исключаемых документов.

К акту об исключении (списании) (См. Формы документов п.15, Акт 7) по причине утраты и списку прилагаются документы, подтверждающие утрату (пояснительная записка, в случае кражи или хищения - протокол, акт, заключение уполномоченных органов, при возмещении ущерба - финансовый документ о возмещении ущерба).

Для печатных документов временного хранения допускается замена списка книжными формулярами, подобранными по порядку инвентарных номеров или основными карточками служебного алфавитного каталога и порядковым перечнем инвентарных номеров, с указанием после номера числа списываемых экземпляров. Книжные формуляры располагаются в алфавитном порядке.

Для документов, обрабатываемых групповым способом, вместо списка дается перечень регистрационных номеров, вид списываемых изданий, их количество.

Акты об исключении документов из библиотечных фондов и приложенные к ним списки (книжные формуляры, каталожные карточки) подлежат постоянному хранению.

Первый экземпляр акта вместе со списком (формулярами) подлежит хранению в библиотеке; второй  экземпляр акта передается в отдел комплектования, третий экземпляр акта (без списка) передается в бухгалтерию.

После принятия соответствующего решения акты, в зависимости от причины списания документов из библиотечного фонда, направляются на утверждение руководителю библиотеки.

Утвержденные акты со списками (формулярами) являются основанием:

- для исключения документов из инвентарных книг и учетных каталогов;

- изъятия карточек из каталогов и картотек;

- списания стоимости числящихся на балансе библиотеки документов.

После получения утвержденного акта в инвентарных книгах и учетных каталогах делаются соответствующие отметки об исключении документов из библиотечного фонда.

§ 7. Порядок безвозмездной передачи документов из неиспользуемых библиотечных фондов

При наличии в библиотечных фондах общедоступных библиотек КР дублетных, непрофильных документов, они могут быть переданы в фонды других библиотек или в фонды библиотек других систем и ведомств. Руководители библиотек осуществляют передачу вышеуказанных документов на безвозмездной основе. Передача дублетных и непрофильных документов из библиотечных фондов производится в порядке документ обмена, в другие библиотеки по акту (См. Формы документов п.8, Акт 4) через обменные фонды в библиотеки-депозитарии или непосредственно из библиотеки-фондодержателя в библиотеку-получатель.

Руководители (директора, заведующие) библиотек республиканского, областного, районного подчинения имеют право самостоятельно производить безвозмездную передачу неиспользуемых документов другим библиотекам с разрешения соответствующих отделов культуры. Документы, подлежащие исключению из основного фонда и перестановке в обменные фонды для безвозмездной передачи другим библиотекам, определяются самими библиотеками. Перераспределением дублетных и непрофильных документов, отбором и комплектованием фондов вновь организуемых библиотек занимаются обменные фонды, библиотеки-депозитарии. С целью информации других библиотек о наличии неиспользуемых документов в библиотечных фондах библиотеки, имеющие вышеуказанные фонды, периодически составляют и направляют в Национальную библиотеку КР, а также в другие публичные библиотеки республики списки имеющихся неиспользуемых документов.

Отбор неиспользуемых документов для безвозмездной передачи другим библиотекам производится непосредственно представителями этих библиотек, либо работниками библиотеки, передающей документы в соответствии с полученными списками или картотеками, с учетом профиля и потребностей библиотеки-получателя. Отбор документов производится на основании официальной заявки и письменного разрешения директора библиотеки, передающей эти документы. Неиспользуемые документы, подлежащие передаче в другие библиотеки, предварительно проверяются руководителем библиотеки на предмет исключения устаревших.

Передача оформляется актом о приеме-передаче (См. Формы документов п.1, Акт 1) по прилагаемой форме. На отобранные документы передающая библиотека составляет списки в алфавитном порядке по прилагаемой форме.

Акт вместе со списками передаваемых документов утверждается директором библиотеки. Один экземпляр акта и списка передается библиотеке, получающей документы, и служит ей приходным документом; другой, вместе с доверенностью и списком остается в делах библиотеки, выдающей неиспользуемые документы, и подлежит постоянному хранению как подтверждающий документ. В случае, когда документы из библиотечного фонда отправляются адресату почтой или каким-либо видом транспорта, подтверждающим документом служит почтовая квитанция или накладная. Один экземпляр акта и списка отправляется получателю вместе с документами из библиотечного фонда. При получении неиспользуемых документов из библиотечного фонда непосредственно представителем другой библиотеки предъявляется официальная доверенность библиотеки - получателя. В акте указывается номер и дата доверенности.

Переданные и полученные неиспользуемые документы из библиотечного фонда соответственно исключаются или приходуются по учетным документам и каталогам, согласно существующим инструкциям для общедоступных  библиотек.

Отправка документов из библиотечного фонда производится за счет библиотеки-получателя (оплата стоимости пересылки).

§ 8. Порядок работы библиотек с документами, включенными в список экстремистских материалов, публикуемый министерством юстиции кыргызской республики

1. Общие положения

1.1. Настоящий порядок (далее - порядок) разработан с целью регламентации работы библиотек с документами, включенными в список экстремистских материалов (далее - СЭМ), опубликованный на официальном сайте Министерства юстиции Кыргызской Республики (https://minjust.gov.kg/ru/) в соответствии с законодательством Кыргызской Республики в сфере противодействии экстремистской деятельности.

1.2. Порядок предназначен для библиотек, находящихся в ведении Министерства культуры, информации и молодежной политики Кыргызской Республики.

2. Организация работы по выявлению документов, включенных СЭМ

2.1. В целях исключения возможности массового распространения экстремистских материалов библиотеки самостоятельно осуществляют проверку фонда на предмет наличия в нем документов, включенных в СЭМ, которая проводится:

- при поступлении новых документов в фонд;

- систематически (не реже одного раза в три месяца) путем сверки СЭМ со справочно-библиографическим аппаратом фонда библиотеки.

2.2. При выявлении документа, включенного в СЭМ, на этапе комплектования фонда он может быть введен в состав фонда библиотеки, если библиотека является депозитарием Национального библиотечного фонда и хранение данного документа обусловлено в соответствии с законордательством Кыргызской Республики в сфере обязательных экземплярах документов. В иных случаях указанный документ не подлежит включению в библиотечный фонд.

2.3. В случае выявления документа, включенного в СЭМ и уже находящегося в фонде библиотеки, решение о его сохранении в фонде принимается в соответствии с требованиями, указанными в п. 2.2 настоящих Рекомендаций.

2.4. Если у библиотеки отсутствуют определенных законодательством оснований для хранения выявленного документа, включенного в СЭМ, данный документ подлежит списанию и передаче на утилизацию в соответствии с данными Рекомендациями по учету фонда. Основание для списания - несоответствие профилю комплектования библиотеки.

3. Обработка, способы хранения и использования документа, включенного в СЭМ.

3.1. Если документ, включенный в СЭМ, должен храниться в фонде библиотеки, библиотека предпринимает следующие действия:

- на издание наклеивается ярлык с пометкой [!] (восклицательный знак), указывающий на запрет его распространения;

- составляется Акт о наличии в библиотеке издания, включенного в СЭМ (Приложение № 1);

- документ проходит полную библиотечную обработку в соответствии с требованиями библиотечной технологии;

- для хранения данного документа и аналогичных документов в библиотеке выделяется специальное место (в зависимости от объемов - отдельное помещение, закрытый стеллаж, шкаф с замком), куда перемещаются все документы, включенные в СЭМ;

- приказом по библиотеке назначаются лица, ответственные за хранение и использование указанных документов;

- допуск иных лиц к данному фонду запрещается.

4. Режим использования документов, включенных в СЭМ

4.1. Документы, включенные в СЭМ, не подлежат никаким видам копирования и экспонирования, выдаче по межбиблиотечному абонементу (МБА), международному межбиблиотечному абонементу (ММБА) и через службу электронной доставки документов (ЭДД), а также транспортировке из одного здания библиотеки в другое и обратно.

4.2. Ознакомление с документами, включенными в СЭМ, хранящимися в библиотеке, осуществляется в исключительных случаях: для проведения сравнительной экспертизы документов на наличие экстремистской информации во вновь выявленных материалах, проведения научно-исследовательской работы и подготовки антиэкстремистских пропагандистских акций.

4.3. Основанием для предоставления запрашиваемых документов, включенных в СЭМ, является письмо-обращение на официальном бланке органа исполнительной власти (Приложение № 2), направленное на имя руководителя библиотеки с просьбой выдать лицу, указанному в письме, запрашиваемые документы.

4.4. Лицо, получившее допуск к работе с изданиями, включенными в СЭМ, подает на имя руководителя библиотеки заявление (Приложение № 3), в котором подтверждает свое намерение работать с документом, включенным в СЭМ, соблюдая требования законодательство Кыргызской Республики в сфере противодействии экстремистской деятельности.

4.5. В целях исключения распространения изданий, включенных в СЭМ, указанные документы выдаются только в читальном зале, в специально отведенных местах. По окончании рабочего дня документ возвращается на место постоянного хранения.

5. Выявление Интернет-ресурсов и ограничение доступа

с компьютеров библиотеки

5.1. В целях исключения возможности массового распространения материалов, включенных в СЭМ, в библиотеках не реже одного раза в квартал ответственными лицами по вопросам информационных технологий осуществляется блокировка доступа с компьютеров библиотеки к Интернет-ресурсам, включенным в СЭМ.

5.2. По результатам сверки СЭМ с электронными документами и Интернет-сайтами, доступ к которым возможен с компьютеров, установленных в библиотеке, составляется Акт о блокировке Интернет-ресурсов, включенных в СЭМ (Приложение № 4).

Приложение № 1

Утверждаю

________________________________

(руководитель учреждения)

________________________________

(подпись лица, утверждающего акт)

«____ » _______________ 20__   года

Акт

о наличии изданий, включенных в список

экстремистских материалов

от "__" _________ 20__ г.

Мы, нижеподписавшиеся (ФИО ответственных лиц в количестве не менее 3-х человек), составили настоящий акт в том, что нами была проведена сверка списка экстремистских материалов со справочно-библиографическим аппаратом к фондам библиотеки.

В результате проверки в фонде выявлено (количество) документов, включенных в список экстремистских материалов.

Список прилагается.

___________________ ________________ _______________________

должность подпись ФИ

Приложение № 2

__________________________

(руководителю учреждения)

от_______________________

(название организации, ФИО)

Письмо-обращение

В связи с (указать цель) просим допустить представителя (фамилия, имя, отчество) организации (название) к работе с документами, включенными в список экстремистских материалов.

Подпись руководителя организации

МП организации

Приложение № 3

________________________

(руководителю учреждения)

от ________________

(ФИО)

Заявление

В связи с работой (указать цель) по теме (указать название) прошу выдать мне издание (указать полное название документа), Письмо-обращение от организации прилагается.

Я предупрежден, что данный документ внесен в список экстремистских материалов и не подлежит массовому распространению (в том числе копированию и фотографированию) в соответствии с законодательством Кыргызской Республики в сфере противодействии экстремистской деятельности.

Подпись

Дата

Приложение № 4

Утверждаю

________________________________

(руководитель учреждения)

_____________________________________

(подпись лица, утверждающего акт)

       «____ » _______________ 20__   года

Акт

о блокировке Интернет-ресурсов, включенных в

список экстремистских материалов (СЭМ)

от "__" _________ 20__ г.

Мы, нижеподписавшиеся (ФИО ответственных лиц в количестве не менее 3-х человек), составили настоящий акт о том, что нами была проведена сверка списка экстремистских материалов с электронными документами и Интернет-сайтами, доступ к которым возможен с компьютеров, установленных в библиотеке.

В результате проверки выявлено (количество) электронных документов и Интернет-ресурсов, включенных в список экстремистских материалов. Произведена блокировка указанных ресурсов.

Список прилагается.

____________________ ________________ ____________________

должность подпись ФИО

§ 9. Формы документов к инструкции по организации учета единого библиотечного фонда

Список форм документов к инструкции по организации учета единого библиотечного фонда

1. Акт № 1 о приеме-передаче документов в библиотеку

2. Список книг или других документов к акту № 1

3. Акт №2 о приеме документов, поступающих в библиотеку без первичных документов на безвозмездной основе

4. Список книг или других документов к акту № 2

5. Акт № 3 о приеме документов взамен утерянных

6. Список изданий и других документов к Акту № 3

7. Журнал учета документов, принятых от читателей взамен утерянных

8. Акт № 4 о безвозмездной передаче документов из неиспользуемых библиотечных фондов общедоступных библиотек Кыргызской Республики

9. Список книг или других документов к акту № 4, переданных из библиотеки в библиотеку

10. Акт № 5 о недостаче документов в поступившей партии

11. Карточка регистрации периодических изданий

12. Лист инвентарной книги поступивших экземпляров по Книге суммарного учета

13. Книга суммарного учета (Регистр суммарного учета документов)

14. Акт № 6 о проверке библиотечного фонда

15. Акт № 7 об исключении (списании) документов из библиотечного фонда

16. Список документов к акту № 7

17. Акт № 8 об исключении из библиотечного фонда документов временного хранения

Утверждаю

________________________________

(руководитель учреждения)

                                                                                                                ________________________________

(подпись лица, утверждающего акт)

       «____ » _______________ 20__   года

Акт № 1

о приеме – передаче документов в библиотеку

«___» _________ 20___ г

Настоящий акт составлен_______________________________________

(фамилии, имена, отчества и должности лиц, участвующих в составлении акта)

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

о приеме в библиотеку _______________________________________________________

(вид документа и от кого получено)

_______________________________________________________________

в количестве ______________экземпляров на общую сумму ___________

_______________________________________________________________

(повторить сумму прописью)

Список книг (или других документов) прилагается.

Принял:

____________________ ________________ _______________________

должность подпись ФИО

 Сдал:

_________________ ________________ _______________________

   подпись ФИО

Список книг или других документов к акту № 1

(при небольшом количестве принимаемых документов перечень включается в текст акта).

Утверждаю

________________________________

(руководитель учреждения)

________________________________

(подпись лица, утверждающего акт)

«____ » _______________ 20__   года

Акт  № 2

о приеме документов, поступающих в библиотеку без первичных документов на безвозмездной основе

«___» _________ 20___ г

Настоящий акт составлен_______________________________________

(фамилии, имена, отчества и должности лиц, участвующих в составлении акта)

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

о приеме в библиотеку _________________________________________________

(вид документа и от кого получено)

_____________________________________________________________________

в количестве ______________ экземпляров на общую сумму _________________

_____________________________________________________________________

(повторить сумму прописью)

Список книг (или других документов) прилагается.

Принял:

____________________ ________________ _______________________

должность подпись ФИО

Сдал:

___________________ ________________ _______________________

  подпись ФИО

Список книг или других документов к акту № 2

Утверждаю

________________________________

(руководитель учреждения)

________________________________

(подпись лица, утверждающего акт)

«____ » _______________ 20__   года

Акт № 3

о приеме документов взамен утерянных

«___» _________ 20___ г.

Настоящий акт составлен _________________________________________________

(фамилии, имена, отчества и должности лиц, участвующих в составлении акта)

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

об исключении из библиотечного фонда ____________________________________

(наименование структурного подразделения библиотеки)

«________» экз. книг (других документов) на сумму _____________________________

по причине утери читателями и приеме взамен их __________ экз. книг (других документов) на сумму _____________________________.

Список книг (других документов) прилагается.

Принял:

____________________ ________________ _______________________

должность подпись ФИО

Сдал:

___________________ ________________ _______________________

   подпись ФИО

Список изданий и других документов к акту № 3

Журнал

учета документов, принятых от читателей взамен утерянных

Утверждаю

________________________________

(руководитель учреждения)

________________________________

(подпись лица, утверждающего акт)

«____ » _______________ 20__   года

АКТ № 4

о безвозмездной передаче документов из неиспользуемых библиотечных фондов общедоступных библиотек Кыргызской Республики

«____  »_____________20___ г.    

Настоящий акт составлен  в том, что ___________________________________________________________________________________________

(наименование передающей библиотеки)

передала_____________________________________ .

(наименование библиотеки-получателя)

приняла литературу, отобранную представителем _______________________________________________________________________________________________

на основании доверенности №___________________ от_         

в количестве:

книг на кырг. языке_____экз., на русск. языке______экз., на языках народов СНГ_____экз., иностранных_____экз.,

журналов на  кырг. языке ___№,  на русск. языке____№, на языках народов СНГ____№, иностранных_____№,

газет на кырг. языке___№, на русск языке ____№; на языках народов СНГ____№, иностранных___№,

карт__________________________экз.,

нот___________________________экз.,

аудиовизуальные документы______экз.

Всего в количестве__________________________________________ единиц.

(прописью)

Общей стоимостью_______________________________

(прописью)

Согласно прилагаемому списку документов:

Сдал:

____________________ ________________ _______________________

должность подпись ФИО

Принял:

___________________ ________________ _______________________

 Должность подпись ФИО

Список книг или других документов к акту № 4,

переданных из библиотеки ________________ в библиотеку _________________

(библиотека-получатель)

Утверждаю

________________________________

(руководитель учреждения)

________________________________

(подпись лица, утверждающего акт)

«____ » _______________ 20__   года

Акт № 5

о недостаче документов в поступившей партии

«___» _________ 20___ г.

Настоящий акт составлен _______________________________________________

(фамилии, имена, отчества и должности лиц, участвующих в составлении акта)

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

в том, что при приеме партии книг (или других документов), полученных от ________

___________________________________________________________________________

(наименование учреждения, от которого получены книги и другие документы)

___________________________________________________________________________

по _____________________ № __________________ 20___ г.

Обнаружено:

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Сдал:

____________________ ________________ _______________________

должность подпись ФИО

Принял:

___________________ ________________ _______________________

 Должность подпись ФИО

Карточка

регистрации периодических изданий

________________________________________________________________ (наименование периодического издания)

___________________________________________________________________________ (дополнительные сведения: место издания, изменение заглавия)

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Лист инвентарной книги, поступивших экземпляров

по  Книге суммарного учета  №____ от ___________ 20___г.

(не списанных, не утерянных)

(только экземпляры на баланс)

Примечние: В конце инвентарной книги делается заверительная запись:

«В этой книге имеется ….………. пронумерованных страниц».

дата, подпись, (расшифровка подписи), печать

Книга суммарного учета (регистр суммарного учета документов)

Часть 1. Поступление

Часть 2.   Выбытие

Часть 3.Движение библиотечного фонда

Утверждаю

________________________________

(руководитель учреждения)

________________________________

(подпись лица, утверждающего акт)

«____ » _______________ 20__   года

Акт № 6

о проверке библиотечного фонда

 «___» _________ 20___ г.

Мы, нижеподписавшиеся, председатель комиссии по проверке ___________________

 (фамилия, имя, отчество и должность)

и члены комиссии__________________________________________________________

(фамилии, имена, отчества и должности)

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

составили настоящий акт в том, что нами в период с «___» __________ 20 ____ г.

по «___» ______________ 20 ___ г. была проведена проверка библиотечного фонда

______________________________________________________________________

(наименование библиотеки или ее структурного подразделения)

методом _______________________________________________________________

(указать способ проверки, для электронных документов указать способ проверки и используемое программное обеспечение для подсчета и проверки контрольных сумм)

Проверены следующие документы:

а) Акт предыдущей проверки фонда (указать число и год)______________________

б) Книги суммарного учета библиотечного фонда ___________________________

в) Формы индивидуального учета (указать какие) ___________________________

г) Акты  исключения  (списания ) книг и других документов между предыдущей и настоящей проверками ______________________________________________________

д) Документы, удостоверяющие выдачу книг и других документов читателям ____

е) ___________________________________________________________________

ж) ___________________________________________________________________

В результате проверки документов установлено:

1. По учетным документам числится:

_________________________ экз. книг ______________________________ АВД

_____________________________________________ электронных документов

2. Имеется в наличии:

_________________________ экз. книг ______________________________ АВД

________________________________________________ электронных документ

3. Недостает:

_________________________ экз. книг _____________________________ АВД

______________________________________________ электронных документов

на общую сумму ___________ сом. ______________________________________

(сумма прописью)

Список недостающих книг, АВД, электронных и других документов прилагается к акту.

4. Из выданных читателям до 20 ___ г. книг не возвращено _________________ экз.

5. Обнаружено неучтенных в формах индивидуального учета _________________экз.

6. Выводы комиссии по проверке (о ведении учета, состоянии учетных документов, о недостающих документах, о задержанных книгах и других документов)

______________________________________________________________________

7. Предложения комиссии:

______________________________________________________________________

Подписи:

Председатель комиссии: ___________________

Члены комиссии __________________________

Заключение  комиссии по сохранности библиотечного фонда (форма произвольная).

Утверждаю

________________________________

(руководитель учреждения)

________________________________

(подпись лица, утверждающего акт)

«____ » _______________ 20__   года

Акт № 7

об исключении(списании) документов из библиотечного фонда

 «_______»______________20______год

Настоящий акт составлен _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(ФИО и должности лиц, участвующих в составлении акта)

об исключении из фонда_________________библиотеки  по причине (указать причину)______________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

экз. документов,

 из них числящихся на балансе на общую сумму____________сомов__________тыйын ______________________________________________________________________________________________________________________________(указать сумму прописью)

Подписи:

Председатель комиссии: ___________________

Члены комиссии _________________________ 

Список документов к акту № 7

1.При записи подряд нескольких экз. дублетных документов в графах 3,4,7 проставляются кавычки.

2.При переносе записи дублетов на следующую страницу сведения о документе повторяются во всех графах.

3.Цена документов, не состоящих на балансе библиотеки, в списке к акту на исключение не указываются.

4.При записи документов, не числящихся на балансе, в графах 2,5,6 ставится прочерк.

Утверждаю

________________________________

(руководитель учреждения)

________________________________

(подпись лица, утверждающего акт)

«____ » _______________ 20__   года

Акт № 8

об исключении из библиотечного фонда документов временного хранения

«___» _________ 20___ г.

Настоящий акт составлен _______________________________________________

(фамилии, имена, отчества и должности лиц, участвующих в составлении акта)

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

об исключении из фонда _____________________________________________________

(наименование структурного подразделения библиотеки)

«________» экземпляров _____________________________________________________

(указать вид документа)

временного хранения ________________________________________________________

в количестве ________________ экз. По причине ________________________________

(указать причину исключения и цифровой код)

Подписи:

Председатель комиссии: ___________________

Члены комиссии _________________________ 

§ 10. Положение о сохранности библиотечного фонда

Настоящее положение регламентирует обеспечение сохранности фондов на основе дифференцированного подхода к документам различной значимости, устанавливает общие и специфические требования к формированию, сохранению и использованию фондов, обеспечение их безопасности.

Основные части: общие положения, формирование и учёт фондов, хранение фондов, использование фондов, обеспечение безопасности фондов, профилактическая работа с сотрудниками и читателями библиотеки, ответственность за обеспечение сохранности фондов.

1. Общие положения

1.1. Сохранность фонда рассматривается как сохранение целостности фондов и нормального физического состояния документов; обеспечивается комплексом мер по безопасности фондов и консервации документов.

1.2. Принципы обеспечения сохранности фондов библиотеки определяются ее статусом универсального депозитария, выполняющего функции постоянного хранения обязательных экземпляров документов и их общественное использование.

1.3. Фонды библиотеки неотчуждаемы и находятся на особом режиме охраны, хранения и использования в соответствии с законодательством Кыргызской Республики в сфере библиотечного дела.

1.4. Правовая охрана обеспечивается:

- Конституцией Кыргызской Республики;

- законодательством Кыргызской Республики в сфере культуры.

- законодательством Кыргызской Республики в сфере библиотечного дела.

- законодательством Кыргызской Республики в сфере обязательных экземпляров документов.

- законодательством Кыргызской Республики в сфере охраны и использовании историко-культурного наследия.

- учредительными документами и локальными актами библиотеки.

1.5. Меры, обеспечивающие сохранность фондов, регламентируются стандартами в области информации, библиотечного и издательского дела; нормативной, инструктивно-методической и технологической документацией общегосударственного, ведомственного, общебиблиотечного и внутриструктурного уровня.

2. Формирование и учет фондов

2.1. При поступлении в Библиотеку все документы регистрируются, на них ставится печать Библиотеки, они учитываются в Книгах суммарного и индивидуального учета. Контроль над учетом документов осуществляется в отделе комплектования.

2.2. Документы, поступающие в качестве доукомплектования фондов, проходят обязательный профилактический осмотр специалистом службы консервации библиотечных фондов.

2.3. Каждому документу присваивается буквенно-цифровое наименование (шифр, инвентарный номер) книги (документа) хранения.

3. Хранение фондов

3.1. Фонды Библиотеки сохраняются как составная часть национального библиотечно-информационного фонда документов Кыргызской Республики и как основа универсального депозитария республиканского значения.

Книжные памятники, рукописные документы, представленные в фонде библиотек, сохраняются как часть Единого фонда книжных памятников КР.

3.2. Система фондов Библиотеки, исходя из их назначения, предусматривает согласованные сроки хранения документов и приоритеты в обеспечении их сохранности. В соответствии с этим фонды подразделяются на четыре группы:

- первая группа включает фонды, подлежащие бессрочному хранению и особой защите документов: фонд ценных и редких изданий, рукописей;

- вторая группа представляет фонды документов постоянного и длительного хранения, сроки хранения которых зависят от значимости документов, эксплуатационных свойств носителей информации, возможности воспроизведения: основные фонды, фонды микроформ и электронных документов;

- третья группа включает фонды документов, сроки хранения которых ограничиваются периодом их функциональной востребованности: справочно-информационные, подсобные фонды и резервный фонд печатных изданий;

- четвертая группа – это обменные фонды, имеющие минимальные сроки хранения.

3.3. Хранение фондов осуществляется на основе их кооперации, определяющей перераспределение документов в системе фондов.

3.4. В центральный основной фонд (книжных изданий) передаются документы из:

- специализированного фонда справочных, библиографических документов (по мере утраты актуальности);

- специализированного фонда литературы по библиотековедению, библиографоведению, книговедению (по мере утраты актуальности).

3.5. В обменный фонд книгообмена направляются документы из действующих фондов (дублетные и непрофильные документы).

3.6. Из резервного в действующие фонды передаются документы для доукомплектования.

3.7. Фонды Библиотеки размещаются в изолированных, специально оборудованных помещениях в соответствии с ГОСТ 7.50-2002.

3.8. Температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режим хранения фондов обеспечивается отделами-фондодержателями совместно со вспомогательными службами.

3.9. Уборка фондохранилищ структурных подразделений производится ежедневно в присутствии сотрудников данных отделов.

3.10. Обеспыливание фондов осуществляется сотрудниками Библиотеки регулярно в соответствии с методическими рекомендациями.

3.11. Постоянные микологический и энтомологический надзоры за состоянием документов осуществляется специалистами вспомогательных служб.

3.12. При выявлении в фондах документов, пораженных биологическими вредителями, проводится их дезинфекция и дезинсекция. В целях повышения жизнестойкости документов (памятников) книжные издания в мягких обложках переплетаются; документы – памятники закладываются в контейнеры.

3.13. Организацию переплетных работ в Библиотеке в целом курирует заместитель директора, исполняет работу отдел переплётных работ. За подготовку и передачу изданий в переплет, получение их обратно несут ответственность отделы-фондодержатели.

3.14. В целях обеспечения сохранности книжных памятников и депозитных документов, не имеющих дублетных экземпляров, а также пользующихся повышенным спросом читателей, создаются их копии для использования: микрофильмы, ксерокопии, электронные копии.

3.15. Ветхие документы переплетаются, реставрируются, заменяются идентичными экземплярами-копиями или списываются – в зависимости от того, к какой группе относится документ и его физического состояния.

3.16. Книжные памятники реставрируются высококвалифицированными специалистами-реставраторами. Дублетные экземпляры книжных памятников реставрируются или реконструируются.

3.17. Экземпляры постоянного хранения в зависимости от ценности реставрируются, повторно переплетаются, заменяются идентичными экземплярами или копиями.

3.18. Отделы-фондодержатели производят регулярную проверку фондов согласно утвержденному в Библиотеке графику проверки библиотечных фондов: наиболее ценные редкие издания, хранящиеся в сейфах – ежегодно; фонд объемом до 100 000 экземпляров – один раз 5 лет, Центральный основной фонд – свыше 1 млн. экземпляров – поэтапно в течение 15 лет.

Результаты проверок оформляются соответствующей документацией (актами), обсуждаются на заседаниях Фондовой комиссии и докладываются директору библиотеки.

3.19. Не обнаруженные при проверке фонда документы разыскиваются, не найденные заменяются идентичными экземплярами или копиями, а по истечении 1 года после тщательного анализа фактов утраты и принятия необходимых мер по недопущению ущерба в дальнейшем, отсутствующие в фонде документы исключаются из фондов в установленном порядке.

4. Использование фонда

4.1. Фонды Библиотеки организуются во взаимосвязанную систему и в зависимости от их назначения делятся на действующие и недействующие (обменные, резервные).

4.1.1. Действующие фонды подразделяются на основные и дополнительные (подсобные) и предназначены для удовлетворения запросов читателей и абонентов. Среди основных фондов выделяются Центральный основной фонд отдела обслуживания и фондов (ООиФ) и специализированные фонды, дифференцируемые по различным признакам (ГОСТ 7.60-90):

а) ценность документа:

- фонд редких и ценных изданий; рукописей;

б) язык публикации:

- фонд изданий на иностранных и национальных языках;

в) вид документа по материальной конструкции и знаковой природе информации:

- фонд журналов, газет (фонд периодических изданий);

- фонд картографических изданий;

г) тип документа:

- фонд справочных, информационно-библиографических изданий;

д) вид документа по целевому назначению:

- фонд нормативных производственно-практических изданий;

е) периодичность и хронология изданий:

- фонд текущих периодических изданий;

ж) характер информации:

- авторефераты диссертаций;

-тезисы докладов, материалы конференций, инструкции, учебные программы, пособия (фонд изданий групповой обработки);

з) носитель информации (аудиовизуальные материалы) (ГОСТ 7.69-95)

- фонд фонодокументов (пластинки, компакт-диски, аудиокассеты);

- фонд фотодокументов;

- фонд документов на микроформах (микрофильмы);

- фонд видеодокументов (видеокассеты, CD-ROM, DVD);

- фонд сетевых и локальных электронных документов.

4.1.2. Недействующие фонды включают запасные и обменные фонды.

4.1.2.1. Запасные (резервные и архивные) представляют собой документные собрания, предназначенные для обеспечения полноты действующих фондов путем их доукомплектования при возможной утрате или износе основного экземпляра. К резервным относится фонд дублетных краеведческих изданий. Архивный фонд электронных документов создается как совокупность документов на оптических компакт-дисках, используемых в качестве основы для восстановления утраченных или испорченных сетевых версий документов электронной библиотеки. Создаются также электронные копии на сервере.

4.2. Выдача документов в читальные залы, по МБА, сотрудникам Библиотеки и их возврат регламентируется внутренней нормативно-правовой документацией.

В отношении книжных памятников соблюдается приоритет сохранности над доступностью: преимущественное обслуживание копиями, предоставление оригиналов для исследовательских целей в специализированных читальных залах библиотеки или специально приспособленных помещениях, в просветительских и воспитательных целях через музейные экспозиции и выставки.

Депозитные экземпляры (кроме звукозаписей) используются в читальных залах, выдаются по МБА. Депозитные экземпляры грампластинок используются только для перезаписи на электронные носители.

Дублетные экземпляры и копии (кроме звукозаписей) выдаются по МБА, могут выставляться в открытом доступе для читателей. Обслуживание звукозаписями осуществляется путем трансляции звука в читальный зал – без выдачи документа пользователю.

4.2.1. Выдача документов из основных фондов за пределы Библиотеки осуществляется по МБА с обязательным заключением договора с учреждением или индивидуальным лицом, в котором прописана их ответственность за сохранность документов. Выдача документов из подсобных фондов во временное пользование читателям осуществляется по системе абонементного обслуживания. В экспонировании звукозаписей используется только конверт или другой вид упаковки, представляющий информацию о документе. Для звукового оформления экспозиции и иных культурно-общественных мероприятий звукозаписи из фонда не выдаются.

4.2.2. Отделы-фондодержатели осуществляют контроль над сроками пользования выданными документами. Ответственность за соблюдение читателями сроков пользования документами несут заведующие отделами, сотрудники Библиотеки.

4.2.3. Взаиморасчет между читальными залами отдела обслуживания и группами отделов-фондодержателей в процессе использования редких, ценных и пользующихся повышенным спросом изданий осуществляется по специальной инструкции.

4.2.4. Хранители фондов, сотрудники структурных подразделений библиотеки осуществляют постоянный контроль над доступом к фондам в хранилищах, за работой читателей в залах, за правильностью использования изданий в отделах библиотеки.

5. Обеспечение безопасности фондов

5.1. Безопасность фондов обеспечивается защитой документов от краж и хищений, актов вандализма, стихийных бедствий и аварийных ситуаций.

5.1.1. В целях обеспечения безопасности фондов осуществляется:

- круглосуточная охрана и пропускной режим в служебных помещениях и на всей территории Библиотеки в рабочее и внерабочее время, праздничные и выходные дни;

- разработка и внедрение комплекса мер по сохранности фондов Библиотеки, прогнозированию, предотвращению и пресечению актов вандализма, порчи и хищения фондов;

- комплекс мер по противопожарной профилактике и защите на случай пожара;

- оперативное взаимодействие Библиотеки с правоохранительными органами и аварийно-спасательными службами при различных типах чрезвычайных ситуаций.

5.1.2. С целью сохранения национального, научного, культурного и исторического наследия страны в условиях военного времени и чрезвычайных ситуаций существует план эвакуации фонда редких и ценных изданий. План эвакуации разрабатывается и утверждается руководством библиотеки, где имеется фонд редких и ценных изданий.

6. Профилактическая работа с сотрудниками и читателями Библиотеки

В библиотеке постоянно ведется воспитательная работа, направленная на обеспечение сохранности фондов: - распространяются знания о ценности, уникальности фондов, значимости проблем обеспечения их сохранности;

- осуществляется популяризация правил обращения с документами, хранящимися в фондах библиотеки;

- предаются широкой гласности меры поощрения и наказания в области сохранности фондов.

7. Ответственность за обеспечение сохранности фондов

7.1. Ответственность за обеспечение сохранности документов в процессе их комплектования, обработки, хранения и использования несут администрация и сотрудники библиотеки в соответствии с должностными обязанностями и действующим законодательством.

7.1.1. Ответственность за сохранение фондов возлагается на отделы (фондодержатели).

Организационно-методическое руководство работой с книжными памятниками осуществляется заместителем директора по направлению деятельности.

7.1.2. Ответственность за сохранение депозитных материалов между отделами, владеющими основными фондами Библиотеки.

7.1.3. Ответственность за использование дублетных экземпляров и копий для защиты документов-памятников и депозитных экземпляров выполняют все отделы - фондодержатели.

7.2. Пользователи Библиотеки, причинившие ущерб ее фонду, несут ответственность в соответствии с законодательством и Правилами пользования Библиотеки, которое утверждено руководством библиотеки по согласованию с уполномоченным органом.

7.3. Сотрудники библиотеки обязаны регулярно следить за своевременным возвратом в библиотеку, выданных во временное пользование читателям документов по абонементному обслуживанию.

8. Обеспечение пожарной безопасности библиотечного фонда

8.1. При организации и использовании книжного фонда общедоступных библиотек необходимо строго соблюдать требования пожарной безопасности, предусмотренные нормативными правовыми актами Кыргызской Республики, а также локальными актами библиотеки.

8.2. Пожарная безопасность библиотечных фондов обеспечивается системой организационных, технических и профилактических мер, направленных на предотвращение возникновения пожара, защиту фондов от огня, дыма, воды и иных факторов, способных привести к их утрате.

8.3. Основные меры по обеспечению пожарной безопасности включают:

- оснащение помещений, где размещены библиотечные фонды, автоматическими системами пожарной сигнализации, системой оповещения и средствами пожаротушения;

- наличие в помещениях фондохранилищ первичных средств пожаротушения (огнетушителей, противопожарных щитов, гидрантов) в исправном состоянии;

- регулярное проведение технического осмотра электрооборудования, своевременное устранение неисправностей;

- соблюдение запрета на использование открытого огня, несертифицированных нагревательных приборов, курение и хранение легковоспламеняющихся веществ в помещениях фондов;

- обучение сотрудников библиотеки правилам пожарной безопасности и действиям в чрезвычайных ситуациях;

- проведение плановых тренировок по эвакуации людей и документов из фондохранилищ;

- разработку и утверждение плана эвакуации фондов и материальных ценностей в случае пожара.

8.4. Ответственность за организацию и соблюдение мер пожарной безопасности возлагается на:

- директора библиотеки – за общее состояние пожарной безопасности учреждения, утверждение инструкций и планов эвакуации, организацию обучения сотрудников;

- заместителя директора по административно-хозяйственной части – за техническое состояние противопожарных систем, исправность оборудования и наличие средств пожаротушения;

- заведующих отделами-фондодержателями – за соблюдение противопожарного режима в помещениях хранения фондов, проведение инструктажей с сотрудниками, контроль за состоянием электросетей и оборудования в своих отделах;

- дежурного персонала и охраны – за соблюдение пропускного и противопожарного режима в нерабочее время, оперативное реагирование в случае срабатывания сигнализации.

8.5. Все сотрудники библиотеки обязаны:

- соблюдать правила пожарной безопасности и внутренние инструкции библиотеки;

- немедленно сообщать руководству о любых неисправностях противопожарных средств и систем;

- знать местонахождение эвакуационных выходов и средств пожаротушения;

- в случае возникновения пожара действовать в соответствии с утвержденным планом эвакуации и указаниями ответственных лиц.

В случае возникновения пожара сообщить в службу пожарной безопасности.

8.6. За нарушение правил пожарной безопасности и неисполнение обязанностей по обеспечению сохранности фондов сотрудники библиотеки несут дисциплинарную, административную или иную ответственность в соответствии с Трудовым кодексом Кыргызской Республики, Кодексом Кыргызской Республики о правонарушениях и Законом Кыргызской Республики «О пожарной безопасности».

§ 10. Положение о комиссии по сохранности библиотечного фонда

1. Общие положения

1.1. Комиссия по сохранности библиотечных фондов является рабочим органом при директоре Библиотеки на правах совещательного.

1.2. В своей деятельности комиссия руководствуется:

- законодательством в сфере библиотечного дела;

- инструктивно-методическими документами по работе с библиотечным фондом;

- приказами и распоряжениями руководства библиотеки.

2. Основные задачи

2.1. Организация работы по обеспечению сохранности библиотечных фондов в процессе их использования.

2.2. Контроль за соблюдением правил учета и обработки, режима хранения и использования фондов, а также исключения документов из фонда.

3. Основные функции

3.1. Разработка предложений и рекомендаций по обеспечению сохранности библиотечного фонда.

3.2. Контроль правильности ведения учетных документов по приему и списанию изданий.

3.3. Контроль за соблюдением оптимальных условий хранения фонда, размещения и использования фондов, поддержание необходимого температурно-влажностного режима, обеспыливания, дезинфекции и иных гигиенических работ.

3.4. Проведение защитных мероприятий по улучшению охраны фонда, направленных на устранение случаев хищения или порчи содержащихся в фонде произведений печати и других материалов.

3.5. Рассмотрение предложений по оптимизации выдачи и возврата документов библиотечного фонда, других мероприятий, направленных на предупреждение читательской задолженности.

3.6. Проверка состояния отдельных частей библиотечного фонда и установление необходимости исключения из фонда изданий, представленных отделами, структурными подразделениями Библиотеки.

3.7. Контроль за проведением проверки фонда.

3.8. Рассмотрение актов на исключение из фонда устаревших по содержанию, непрофильных и ветхих изданий.

3. 8. 1. Просмотр списанных изданий.

3. 8. 2. Просмотр служебных записок на списание изданий.

4. Права и ответственность комиссии

4.1. Комиссия имеет право:

- вносить предложения руководству Библиотеки по вопросу улучшения сохранности фонда,

- лишать права пользования библиотекой на определенный срок должников и читателей, портящих документы,

- контролировать работу сотрудников отделов (секторов) и структурных подразделений Библиотеки по выявлению читателей-должников,

- подписывать акты на исключение и об уничтожении списанных изданий из фондов Библиотеки.

4. 2. Комиссия несет ответственность за выполнение задач и функций, определенных настоящим Положением.

5. Состав комиссии

5.1. Комиссия назначается приказом директора учреждения. В ее состав входят: заместитель директора по библиотечной работе, представитель бухгалтерии, главный методист, главный хранитель фондов.

5.2. Председателя комиссии назначает директор учреждения. Секретарь комиссии назначается из числа членов комиссии.

§ 11. Инструкция о консервации, реставрации, репродуцировании документов библиотечного фонда

1. Консервация документов

Консервация документов определяется стандартом как состояние материальной основы документа, характеризуемое степенью удержания (сбережения) эксплуатационных свойств. Сохранность документов зависит от состояния совокупности материалов, составляющих носитель информации и средство записи текста, изображения или иного вида информации. Старение и повреждение материальной основы документа проявляется:

- в износе – истирании в процессе эксплуатации или хранения;

- выцветании – уменьшении цветовой насыщенности краски вплоть до угасания текста, уменьшения его контрастности или изменения цвета бумаги, краски;

- сцементировании – слипании листов (такому повреждению особенно подвержена мелованная бумага); разрушении – полной утрате документом эксплуатационных свойств. Разрушенной может оказаться часть документа –переплёт, отдельная страница.

Замедление процесса естественного старения материалов документов и предупреждение их повреждения при хранении возможно при выполнении норм, определенных ГОСТ 7.50 – 2002 «Консервация документов. Общие требования».

Неоднородность документов вызывает необходимость использования библиотеками разных форм консервации – превентивной, стабилизирующих обработок, реставрации. Внутри каждой формы существуют различные способы и технологические приемы, используемые по отдельности и в комплексе. В мировой практике приоритет отдается форме консервации, позволяющей максимально повысить сохранность возможно большего количества документов с минимальным вмешательством консерватора в структуру документа. Такой формой признана превентивная (профилактическая) консервация как совокупность действий в целях защиты изданий от внешних воздействий. Помимо соблюдения температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режима хранения, сюда входит применение фазовой консервации – временного хранения документов в контейнерах из специальных материалов, разрешенных к использованию.

Назначение фазовой консервации состоит в предохранении документов от механических повреждений и воздействия агрессивных факторов окружающей среды на определенный период времени. Документы помещают в коробки из бескислотного картона или другого материала, безвредного для объекта хранения. В тех же целях для листовых документов используют инкапсулирование – заключение документа в полимерную инертную пленку.

Стабилизация документов – специальная обработка, замедляющая старение и предотвращающая повреждение документов. Это, в первую очередь, нейтрализация кислотности бумаги, создание щелочного резерва, защита от биоповреждений с пролонгированным эффектом.

Реставрация документов – наиболее трудоемкий и дорогостоящий процесс консервации документов. Реставрация может быть ручной и механизированной.

Превентивные меры:

1). Просмотр фонда. Выборочный просмотр проводится весной и осенью. Сплошной просмотр – не реже 1 раза в три года, а также в случае аварий и стихийных бедствий. 2). Сухая пылеочистка с помощью пылесоса. 3). Химическая фумигация – обработка 5%-ным фильтрованным раствором тимола или 5 %-ным водным раствором ортофенилфенола. 4). Создание контролируемой газовой среды. Для реализации способа используется комплекс из двух основных элементов: генератора инертной смеси и герметичных емкостей (витрин и фондохранилищных камер большого объема). Контролируемая среда создается при пропускании воздуха помещения через генератор инертной смеси. Техника экологически безвредна и проста в эксплуатации. С применением этой технологии при постоянном содержании кислорода (2 %) без обработки химическими препаратами и реставрационных вмешательств восстанавливаются и сохраняются (повышается эластичность, уменьшается желтизна бумаги, коробление кожаных обложек и проч.) как документы на основе бумаги, так и кожи, пергамена, дерева и других материалов, чувствительных к действию среды. Важным результатом является также полное очищение от плесени и личинок насекомых.

2. Реставрация документов

В соответствии со своим целевым назначением реставрация решает следующие общие задачи: восстанавливает физическую целостность документа; восстанавливает прочность бумажного носителя; устраняет причины ускоренного старения документа (активные химические вещества, биологического вредители, механические напряжения); устраняет и исправляет последствия старения (физико-механические повреждения); устраняет причины, вызывающие искаженное эстетическое восприятие документа (позднейшие наслоения естественного и искусственного происхождения, не свойственные подлиннику).

3. Принципы реставрации

1. В первую очередь реставрируют поврежденные книги, которым угрожает дальнейшее разрушение.

2. Реставрация не должна нанести ущерба долговечности реставрируемой книги, ее информационной и художественной ценности.

3. Художественно оформленный переплет, корешок переплета, или их оставшиеся части, доски, металлические застежки, капталы, экслибрисы, автографы, форзацы, особенно с разными записями на них, должны сохраняться и использоваться впоследствии в реставрации, а неиспользованный материал, оставшийся после деброшюровки книги, возвращаться вместе с отреставрированной книгой хранителю книжных фондов.

4. Сбору реставрационных материалов уделяют особое внимание. Желательно, чтобы они по природе, внешнему виду и основным техническим показателям были близки материалам реставрируемой книги.

5. При повторной реставрации может возникнуть необходимость в удалении материалов предшествующей реставрации. Следовательно, клеи, применяемые в реставрации, должны легко растворяться в воде, чтобы обеспечить обратимость реставрации.

6. Утраченные цветные части реставрируемой книги (бумага, кожа, переплетные материалы, нити каптала) восстанавливаются окрашенными реставрационными материалами. Подбирая из коллекции или окрашивая материал для реставрации книги, следует добиваться гармоничного сочетания цветов, реставрируемого и реставрационного материалов, не прибегая к трудоемкой скрупулезной подгонке цвета реставрируемого материала к оригиналу.

7. Снижение стоимости реставрации путем использования достижений научно-технического прогресса, улучшения организации труда, повышения профессиональной подготовки реставраторов является важнейшей задачей коллектива реставрационных мастерских.

8. Очень ветхие книги, которым угрожает разрушение, копируют одним из наиболее безопасных для книги способом, а саму книгу хранят в специальном футляре.

9. Еще одним немаловажным принципом современной научной реставрации является принцип правового урегулирования взаимоотношений в данном виде деятельности. В связи с этим особую роль имеют законодательные и другие нормативные документы, регламентирующие степень возможных вносимых изменений в структуру воссоздаваемого памятника.

4. Порядок работы реставратора с документами

1. Сначала выполняется дезинфекционная обработка документа. Она может быть произведена в специальных камерах или ручным способом. Используют препараты, рекомендованные в приложении к государственному стандарту ГОСТ 7.50-2002. СИБИД. «Консервация документов. Общие требования».

2. «Очистка документа» охватывает большой раздел работ. Проводят механическую очистку, химическую – удаление загрязнений документа химическими препаратами, ферментную – удаление загрязнений документа ферментными препаратами. К химической очистке относится и отбеливание – наиболее частая операция при консервации документов.

3. Стабилизация документов. Стабилизацией называется предохранение документа обработкой, замедляющей его старение и предотвращающей повреждения. Один из самых сложных и затратных этапов является восполнение и упрочнение листов. Он проводится как вручную, так и при помощи специальных машин. Это зависит от сложности работ и количества восполнения на листах. Главное не отходить от одного правила: одна книга – один метод восполнения.

4. Следующий этап, приклеивание бумаги. При старении документа, при промывании и химической обработке бумаги клей разрушается и вымывается, бумажный лист ослабляется и разрыхляется как в объеме, так и с поверхности. В этом случае бумага нуждается в дополнительном проклеивании, которое чаще всего, но не всегда проводят до начала физической реставрации.

5. Репродуцирование документов

Порядок копирования документов из фондов библиотек (далее – Порядок) регулирует отношения между Библиотекой и пользователями по предоставлению услуг по копированию документов (фрагментов документов) из фондов библиотеки, а также права, обязанности и ответственность сторон.

2.Копирование документов осуществляется Библиотекой с целью обеспечения доступа пользователей к информации и сохранности оригинальных документов, в ом числе для предоставления услуги электронной доставки документов (далее - ЭДД).

3. Библиотека оказывает услуги по копированию документов (фрагментов документов) из фондов библиотеки в соответствии с действующим законодательством Кыргызской Республики;

- Уставом Библиотеки;

- Правилами пользования Библиотеки, которое утверждено руководством библиотеки по согласованию с уполномоченным органом;

- ГОСТом 7.87-2018 «Книжные памятники. Общие требования»;

- локальными нормативными документами Библиотеки, регламентирующими деятельность ее структурных подразделений.

6. Виды копировальных услуг

В Библиотеке осуществляются следующие виды копирования документов (фрагментов документов):

Репродуцирование – факсимильное воспроизведение произведения с помощью любых технических средств (копировальные аппараты: ксерокс, принтер, МФУ), осуществляемое не в целях издания. Репродуцирование не включает воспроизведение или хранение его копий в электронной форме;

Сканирование и запись на электронный носитель. Сканирование документов представляет перевод документов в цифровой / электронный формат с последующим сохранением в файл с одним из доступных расширений.

Цифровое фотокопирование без дополнительного освещения (вспышки).

7. Правила копирования документов

1. По запросам пользователей (физических или юридических лиц) осуществляется копирование произведений, не являющихся объектами авторских прав:

- официальные документы государственных органов и органов местного самоуправления муниципальных образований, в том числе законы, другие нормативные акты, судебные решения, иные материалы законодательного, административного и судебного характера, официальные документы международных организаций, а также их официальные переводы;

- государственные символы и знаки (флаги, гербы, ордена, денежные знаки);

- произведения народного творчества (фольклор), не имеющие конкретных авторов;

- сообщения о событиях и фактах, имеющие исключительно информационный характер (сообщения о новостях дня, программы телепередач, расписания движения транспортных средств).

2. Копирование документов, срок исключительного права на которые истек.

3. Копирование отдельных статей и малообъемных произведений (до 48 стр.), правомерно опубликованных в сборниках, журналах, газетах и других периодических изданиях.

4. Копирование коротких отрывков и иных правомерно опубликованных произведений – книг (с иллюстрациями или без иллюстраций), периодических изданий, нотных изданий, не более 15% от общего объема, для научных и образовательных (учебных) целей.

5. Печать и копирование документов из баз данных / сетевых удаленных ресурсов, права использования на которые принадлежат Библиотеке на основании договоров с агрегаторами информационных ресурсов и издательствами (вид и объем копирования в каждом случае зависит от условий конкретного договора).

6. Печать и копирование цифровых копий документов (фрагментов документов), представленных в электронной библиотеке (кроме цифровых копий документов, срок исключительного права на которые не истек).

7. Не допускается репродуцирование и сканирование на планшетном сканере по запросам пользователей (физических и юридических лиц):

- книг и нотных изданий целиком;

- изданий, переплетный корешок которых не позволяет раскрываться на 180 градусов;

- изданий, физическое состояние которых не позволяет их копировать: неудовлетворительное состояние переплетных материалов, из-за которых может быть нарушена целостность издания; особенности переплета (конструкция «глухого» корешка, клеевой переплет, шитье на прокол, узкие внутренние поля);

- ветхих изданий с ломкой и хрупкой бумагой (с повышенной кислотностью), имеющих физические повреждения более 50 %;

- изданий, прошедших реставрацию и переплетные работы;

- имеющихся в электронной библиотеке или электронных библиотеках и базах данных, доступных в Библиотеке.

8. Копирование документов (фрагментов документов) для пользователей (физических лиц) из фондов Библиотеки осуществляется в здании библиотеки.

9. Копирование документов (фрагментов документов) из фондов Библиотеки по заказам других библиотек, а также в рамках электронной доставки документов осуществляется в отделе межбиблиотечного обслуживания.

10. Самостоятельное копирование фрагментов документов пользователями может быть произведено только методом цифровой фотографии без дополнительного освещения (вспышки, норма освещенности не более 150 люкс) для научных и образовательных (учебных) целей собственным фотоаппаратом или камерой, встроенной в другие устройства без звукового сигнала, без использования штативов, съёмных объективов.

Глава 3. Библиотечные каталоги и картотеки

 § 1. Положение о системе каталогов и картотек

1. Общие положения

1.1. Система каталогов и картотек представляет собой совокупность планомерно организованных, дополняющих друг друга взаимосвязанных библиотечных каталогов и библиографических картотек, раскрывающих состав и содержание библиотечных фондов библиотек в различных аспектах.

1.2. Система каталогов и картотек библиотеки – составная часть ее справочно-поискового аппарата (СПА).

1.3. В основу построения системы каталогов и картотек должны быть положены принципы научности, доступности, планомерности, экономичности.

1.3.1. Научность построения системы обеспечивается качественным выполнением всех процессов каталогизации на основе государственных стандартов, таблиц библиотечно-библиографической классификации (ББК), использование материалов централизованной каталогизации.

1.3.2. Доступность системы выражается в ее организации, в целесообразном размещении и оформлении каталогов и картотек различных видов и назначений, наличии вспомогательного аппарата к каталогам и картотекам, информации для пользователей, обеспечении их квалифицированной консультационной помощью, всей системой мероприятий библиотеки по распространению библиотечно-библиографических знаний.

1.3.3. Планомерность развития системы достигается в результате осуществления соответственно разрабатываемым перспективным годовым планам.

1.3.4. Экономичность системы обеспечивается координацией в ведении справочно-поискового аппарата библиотек, централизацией процессов научной обработки, внедрением новых информационных технологий.

2. Назначение и функции системы каталогов и картотек

2.1. Система каталогов и картотек обеспечивает выполнение следующих функций библиотеки:

- комплектование;

- обеспечение сохранности и эффективности использования фондов;

- справочно-библиографическую и информационную работу;

- методическую и научно-исследовательскую работу.

2.2. Основные функции системы каталогов и картотек библиотек – образовательные и информационные.

2.2.1. Образовательная функция определяется задачами библиотек по повышению культурного, общеобразовательного и профессионального уровней пользователей.

2.2.2. Информационная функция определяется задачами библиотек по распространению достижений культуры, науки, техники, экономики, производства.

2.2.3. Особое внимание при организации системы каталогов и картотек уделяется отражению документов, издающихся в Кыргызской Республике, и документов, посвященных КР.

3. Каталоги и картотеки

3.1. Каталоги и картотеки различаются:

- по видам отражаемой документальной информации;

- назначению и охвату фондов;

- способу группировки;

- форме представления информации;

3.2. По видам документов организованы каталоги и картотеки документов библиотечных фондов:

- книг, брошюр, продолжающихся изданий, альбомов, географических карт и атласов, и других книжных изданий;

- периодических изданий (газет и журналов);

- нотных изданий и звукозаписей; статей и рецензий;

- нетрадиционных носителей информации: микрофиш, микрофильмов, CD;

3.3. По назначению каталоги и картотеки делятся на:

- читательские;

- служебные;

- выполняющие функции читательских и служебных.

3.4. По охвату фондов в системе каталогов и картотек представлены:

- сводные каталоги, отражающие фонды библиотек региона в целом;

- каталоги отражающие фонды отдельных общедоступных (публичных) библиотек.

3.5. По способу группировки библиографических записей каталоги и картотеки делятся на:

- алфавитные (имен индивидуальных и коллективных авторов и заглавий);

- систематические;

- предметные;

- нумерационные.

3.6. По виду исполнения каталоги и картотеки могут быть:

- в традиционной (карточной) форме;

- в нетрадиционной (машиночитаемой) форме.

3.7. К некоторым каталогам и картотекам составляются вспомогательные указатели, обеспечивающие полноту и оперативность поиска.

4. Взаимосвязь между каталогами и картотеками

4.1. Взаимосвязь между каталогами и картотеками обеспечивается: единой системой информации о справочно-поисковом аппарате библиотеки; наличием в каталогах и картотеках ссылочно-справочного аппарата с использованием единого библиографического описания; единых классификационных индексов.

4.2. Сокращение объема обязательной информации, обеспечивавшей взаимосвязь между каталогами и картотеками, например, обязательным является помещение классификационных индексов на лицевой стороне карточки алфавитного каталога.

5. Организация, ведение и редактирование каталогов и картотек в карточной и машиночитаемой формах

5.1. Организация, ведение и редактирование каталогов и картотек проводится на основе единых методических принципов в соответствии с утвержденными технологическими инструкциями, нормами и плановыми заданиями.

5.2. Организация, ведение и редактирование каталогов и картотек карточной и машиночитаемой формы проводится на основе соответствующих инструкций и программного обеспечения системы обработки информации. Библиографическая запись для каталогов и картотек составляется в соответсвии с ГОСТами:

- ГОСТ 7.1-2003 Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления;

- ГОСТ 7.16-79 Библиографическое описание нотных изданий;

- ГОСТ 7.18-79 Библиографическое описание картографических произведений;

- ГОСТ 7.34-81 Библиографическое описание изоизданий;

- ГОСТ 7.4-95 Издания. Выходные сведения;

- ГОСТ 7.82-2001 Библиографическое описание электронных ресурсов;

- ГОСТ 7.51-98 Карточки для каталогов и картотек. Каталогизация в издании. Состав, структура данных и издательское оформление

6. Информация о каталогах и картотеках

6.1. Информация о каталогах и картотеках, рекламирование каталогов и картотек – составная часть всей системы мероприятий по повышению библиотечно-библиографической грамотности пользователей.

6.2. Информация и рекламирование каталогов и картотек осуществляется путем:

- издания путеводителей и памяток для пользователей;

- проведения консультаций, бесед, лекций, экскурсий, занятий.

7. Управление системой каталогов и картотек

7.1. Управление системой каталогов и картотек библиотеки осуществляется на основе принципов планомерности, координации их развития, контроля за их состоянием.

7.2. Управление системой каталогов и картотек осуществляется в соответствии с планами работы, приказами и включает в себя:

- составление сводных и перспективных годовых планов;

- внедрение новых информационных технологий;

- организацию единой информационной сети;

- создание электронного каталога (ЭК);

- организацию методической помощи;

- проведение мероприятий по повышению квалификации;

- выявление, изучение, распространение передового опыта.

7.3. Функция управления системой каталогов и картотек непосредственно осуществляется Советом по системе каталогов и картотек, рабочими органами которого являются отдел комплектования и обработки (ОКиО) и информационно-библиографический отдел (справочно-библиографический).

7.4. Методическое руководство организацией, ведением и редактированием всех каталогов осуществляется отделом обработки литературы и организации каталогов.

7.5. Методическое руководство организацией, ведением и редактированием всех библиографических картотек осуществляется информационно-библиографическим отделом.

7.6. Ответственность за организацию, ведение, редактирование и использование отдельных каталогов и картотек возлагается на отделы, в чьем ведении они находятся.

Приложение

Перечень каталогов и картотек

1. Генеральный алфавитный каталог (ГАК) – он может служить и как сводный алфавитный каталог (СВАК). Служебный обязательный.

1.1. Включает базы данных на отечественные и иностранные книги по всем отраслям знаний.

1.2. Организуется и ведется ОКиО в ЦБ. Размещается в служебном помещении, изолированном от пользователей.

2. Читательский алфавитный каталог (ЧАК). Обязательный.

2.1. Включает библиографическую запись (БЗ) на отечественные и иностранные книги по всем отраслям знаний.

2.2. Организуется и ведется ОКиО в ЦБ. Размещается с другими основными каталогами в читательском помещении.

3. Систематический каталог (СК). Выполняет функции читательского и служебного. Обязательный.

3.3. Включает БЗ последних изданий документов каждого названия, отраженных в читательском алфавитном каталоге. Отражает в соответствующих классификационных делениях документы на всех языках.

3.2. Организуется и ведется отделом комплектования и обработки ЦБ. Размещается вместе с другими основными каталогами в читательском помещении.

4. Алфавитный каталог периодических изданий. Выполняет функции читательского служебного. Обязательный.

4.1. Состоит из рядов, образованных по отдельным языкам.

4.2. Организуется и ведется ОКиО в ЦБ. Размещается в читательском помещении, вместе с другими основными каталогами.

5. Алфавитный каталог редких и особо ценных изданий. Выполняет функции читательского и служебного.

5.1. Организуется при наличии выделенного фонда. Включает БЗ на отечественные и зарубежные издания по всем отраслям знаний.

5.2. Организуется и ведется сектором редких книг отдела хранения основного фонда. Размещается в помещении сектора.

6. Алфавитный каталог на микроносителях. Выполняет функции читательского и служебного.

6.1. Организуется при наличии выделенного фонда документов на микроносителях (микрофиши, микрофильмы, магнитные ленты, видеокассеты, компакт-диски CD).

6.2. Организуется и ведется отделом обслуживания ЦБ. Размещается в читальном зале.

7. Сводный алфавитный каталог иностранных книг, имеющихся в ЦБ и публичных библиотеках региона. Выполняет функции читательского и служебного. Обязательный.

7.1. Включает БЗ документов, изданных в зарубежных странах и имеющихся в фондах публичных библиотек, расположенных на территории региона (района, города). Отечественные издания на иностранных языках в СВАК не отражаются.

7.2. Организуется и ведется сектором литературы на иностранных языках, размещается в читальном зале вместе с другими основными каталогами.

8. Систематическая картотека статей. Выполняет функции читательской и служебной. Обязательная.

8.1. Включает в себя БЗ на статьи из журналов, газет, сборников, а также рецензии по всем отраслям знаний с различным хронологическим охватом:

- гуманитарные науки - 3-5 лет,

- естественные и технические науки – 5-6 лет,

- искусство, литературоведение, художественная литература – 7 и более лет.

8.2. Организуется и ведется информационно-библиографическим отделом. Размещается в читательском помещении вместе с основными каталогами.

9. Сводный краеведческий систематический каталог. Выполняет функции читательского и служебного. Обязательный.

9.1. Включает БЗ на отечественные и иностранные книги по всем отраслям знаний: статьи из периодических и продолжающихся изданий и сборников, рецензии, неопубликованные документы. Документы, отраженные в других каталогах и картотеках (как ЦБ, так и публичных библиотек региона) в каталоге отражаются повторно. Хронологические границы в СВ КСК не устанавливаются.

9.2. Структура: специальный вариант ББК для КСК.

9.3. Организуется и ведется группой краеведческой библиографии информационно-библиографического отдела на основе поступающих из других отделов ЦБ и публичных библиотек региона библиографических записей на карточках. Размещается в помещении информационно-библиографического отдела.

10. Электронный каталог (ЭК) текущих поступлений. Выполняет функции читательского и служебного.

10.1. Обработка текущих поступлений – ввод БЗ по отечественным и зарубежным изданиям осуществляется в режиме диалога по макетам ввода или с внешних машинных носителей, получаемых из других центров каталогизации, заключив соответствующие соглашения.

10.2. Организуется и ведется группой каталогизаторов ОК и ЦБ региона. Размещается в ОкиО ЦБ.

11. Электронный каталог ретроспективной части фонда. Выполняет функции читательского и служебного. Ретроспективная конверсия традиционных каталогов в машиночитаемую форму.

11.1. Ввод БЗ путем сканирования и поиск их в базе данных простым перебором по простейшим списковым признакам (буквам алфавита, индекса ББК).

11.2. Организуется и ведется группой каталогизаторов ОКиО ЦБ региона. Размещается в ОКиО.