Приложение 3

Положение по организации бухгалтерского учета сектора государственного управления

Глава I. Общие положения

Настоящее Положение по организации бухгалтерского учета сектора государственного управления (далее – Положение) устанавливает требования  к организации и ведению бухгалтерского учета, к системе внутреннего контроля, а также бухгалтерского документооборота сектора государственного управления.

Бухгалтерский учет ведется всеми учреждениями в соответствии с настоящим Положением, в разрезе источников финансирования с обязательным применением Единого плана счетов, утвержденного в установленном порядке.

Признание, дальнейший учет и выбытие элементов финансовой отчетности (активы, обязательства, чистые активы, доходы, расходы, денежные поступления, связанные с доходами, денежные выплаты, связанные с расходами, денежные поступления и выплаты связанные с активами и обязательствами) производится в соответствии с Учетной политикой сектора государственного управления, утвержденного в установленном порядке.

Источником информации для подготовки финансовой отчетности учреждений и отчетности об исполнении бюджета, являются данные регистров бухгалтерского учета. Подготовка финансовой отчетности и отчетности об исполнении бюджета учреждениями осуществляется в соответствии с нормативными правовыми документами, утвержденными в установленном порядке.

Главные распорядители бюджетных средств, вправе по согласованию с Министерством финансов Кыргызской Республики (далее - Министерство финансов) и принимая во внимание специфику своей деятельности, разрабатывать и утверждать внутренние документы, регламентирующие бухгалтерский учет, а также форматы первичных бухгалтерских документов.

Глава II. Основные требования к организации бухгалтерского учета

§1. Задачи и обязанности бухгалтерской службы

Основными задачами и обязанностями бухгалтерской службы (бухгалтера) являются:

убеждаться в наличии законного основания для совершения хозяйственной операции. Таким основанием может быть договор, нормативно-правовой акт, внутреннее распоряжение учреждения или вышестоящей организации, предписание контролирующего органа и т.д.;

своевременно выписывать, должным образом оформлять и подшивать первичный документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции, в соответствии с номенклатурой дел;

на основании первичных документов классифицировать и своевременно регистрировать хозяйственную операцию в регистрах бухгалтерского учета с применением двойной записи и Единого плана счетов, в соответствии с действующим законодательством Кыргызской Республики в области бухгалтерского учета;

своевременно информировать руководителя и соответствующие структурные подразделения учреждения о сроках предстоящих поставок товаров, работ и услуг по ранее заключенным договорам и о нарушениях таких сроков;

своевременно информировать руководителя о необходимости произвести оплату поставщикам, сотрудникам, в бюджет, в Социальный фонд и прочим контрагентам в соответствии с условиями договоров и других законных оснований;

производить расчет сумм по оплате труда, в том числе надбавкам, доплатам и прочим начислениям, в строгом соответствии с приказами, штатным расписанием, табелем учета рабочего времени и действующим законодательством Кыргызской Республики;

производить расчет и начисление налоговых обязательств, в том числе в отношении подоходного налога и страховых взносов по государственному социальному страхованию, а также своевременно формировать документы, необходимые для уплаты этих налогов;

 в случае требований налогового законодательства Кыргызской Республики, вести налоговый учет, включая ведение налоговых регистров;

строго контролировать соблюдение утвержденных бюджетов по всем источникам финансирования и заблаговременно информировать руководство о возможном отклонении от бюджета по каждой утвержденной статье;

ежеквартально (для счетов открытых в зарубежных коммерческих банках - ежегодно) производить сверку по остаткам денежных средств на расчетных счетах в коммерческих банках, на Едином счете казначейства  и счетах в Национальном банке Кыргызской Республики с данными бухгалтерского учета и при наличии расхождений своевременно вносить необходимые корректировки;

по всем дебиторам и кредиторам на 31 Декабря каждого года производить сверку остатков дебиторской и кредиторской задолженности в письменной форме;

обеспечивать инвентаризационную комиссию всеми бухгалтерскими данными, необходимыми для проведения инвентаризации активов. По результатам проведенной инвентаризации вносить необходимые корректировки в регистры учета;

осуществлять контроль за своевременностью предоставления и правильностью оформления материальных и авансовых отчетов сотрудников учреждения;

контролировать соблюдение утвержденных норм при осуществлении хозяйственных операций, для которых такие нормы предусмотрены;

ежегодно производить запросы и получать информацию от международных доноров по прямым платежам, произведенным ими в адрес поставщиков, но в пользу учреждения;

формировать все виды отчетности: финансовую отчетность, отчетность об исполнении бюджета, статистическую отчетность, налоговую отчетность, отчетность по страховым взносам и прочие виды отчетности, предусмотренные действующим законодательством Кыргызской Республики  и внутренними нормативными документами учреждения;

соблюдать требования действующего законодательства Кыргызской Республики, нормативных правовых актов, регулирующих архивное дело, в том числе требования настоящего Положения, в отношении организации и ведения документооборота.

§2. Ответственность руководителя и главного бухгалтера

Руководитель учреждения, несет ответственность за:

организацию бухгалтерского учета и системы внутреннего контроля в учреждении;

организацию системы документооборота в учреждении, в т.ч. за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности;

своевременное представление достоверной отчетности учреждения;

обеспечение проведения обязательного аудита в установленных законодательством Кыргызской Республики случаях;

утверждение должных инструкций для сотрудников бухгалтерской службы;

соблюдение законодательства Кыргызской Республики при выполнении хозяйственных операций.

Главный бухгалтер (бухгалтер) или руководитель финансово-экономической службы подчиняется непосредственно руководителю учреждения и несет ответственность за:

организацию работы бухгалтерской или финансово-экономической службы;

соблюдение требований законодательства Кыргызской Республики, в области бухгалтерского учета, отчетности и настоящего Положения;

своевременную подготовку достоверной отчетности учреждения с целью ее дальнейшего утверждения руководством;

ведение регистров бухгалтерского учета;

разработку должностных инструкций и распределение служебных обязанностей внутри бухгалтерской или финансово-экономической службы;

контроль за исполнением служебных обязанностей сотрудниками бухгалтерской или финансово-экономической службы;

передачу дел при освобождении от должности.

§3. Прием – передача дел главным бухгалтером

При освобождении главного бухгалтера от занимаемой должности (в случае увольнения, назначения на другую должность или перемещения) производится:

передача дел главному бухгалтеру, назначенному на должность, либо при отсутствии последнего – уполномоченному сотруднику, назначенному руководителем учреждения;

прием - передача дел главным бухгалтером, передающим дела (далее - передающий), и работником, принимающим дела (далее - принимающий), производятся на основании приказа руководителя учреждения. В приказе указывается срок приема- передачи дел бухгалтерской службы, но не более двух недель; порядок оплаты труда передающего и принимающего. В приказе также указывается, кому предоставлено на период приема-передачи дел право подписи на документах, при этом должно быть оговорено, что до оформления права подписи лица, принимающего дела, документы подписывает передающий дела под контролем принимающего;

в процессе передачи дел определяется состояние бухгалтерского учета в данном учреждении и достоверность отчетных данных, при этом составляется акт приема-передачи дел (в котором указывается состав комиссии, согласно приказа руководителя, наименование и количество бухгалтерских регистров, отчетность: финансовая, бюджетная, налоговая и статистическая, сумма и наименование активов, обязательств, чистых активов/капитала), разграничивающий ответственность принимающего и передающего дела;

передача дел бухгалтерской службы производится на основе последнего представленного баланса. В акте приема-передачи дел должна быть указана дата осуществления передачи дел;

в начале приема и передачи дел проверяется состояние кассы (обеспечены ли надлежащие условия для хранения денежной наличности, состояние записей в кассовой книге, состояние по другим ценностям, хранящимся в кассе, и соответствие их бухгалтерским записям, наличие чековых книжек, номера неиспользованных чеков). Акт проверки остатков наличности в кассе (в котором, указывается сумма остатка денежных средств по спецификам, номера и даты последних приходных и расходных ордеров) подписывается лицом, как передающим, так и принимающим дела бухгалтерской службы, а также кассиром, либо лицом, отвечающим за ведение кассовых операций;

при приеме и передаче дел проверяется состояние денежного учета, учета расчетных операций, расчетных статей баланса (реальность дебиторской и кредиторской задолженности, наличие нереальной для взыскания задолженности, с указанием виновных в этом лиц, наличие актов сверки взаимных расчетов, наличие не перечисленных своевременно в бюджет сумм), а также составление отчетности.

§4. Права главного бухгалтера

Главный бухгалтер в целях выполнения задач и обязанностей бухгалтерской службы вправе:

определять группы, за которыми закрепляются определенные участки работы: финансовая группа, группа расчетов, материальная группа и т.п.;

определять отдельные участки в работе бухгалтерской службы (в т.ч. по исполнению бюджета) и самостоятельно распределять работу по этим участкам между сотрудниками;

получать от других структурных подразделений и должностных лиц учреждения любую информацию, относящуюся к совершению и регистрации хозяйственных операций (в т.ч. планируемых руководством), а также участвовать в процедуре согласования договора;

требовать своевременного обеспечения нормативных правовых актов Кыргызской Республики (в т.ч. международных) в действующей редакции;

обращаться к  руководителю учреждения с предложениями о разработке и внесению изменений во внутренние документы по организации системы подготовки и исполнения бюджета, бухгалтерского учета, внутреннего контроля и налогообложения;

обращаться к руководителю  учреждения  с предложениями о необходимости получения разъяснений от вышестоящих организаций и контролирующих органов по вопросам правильности применения норм действующего законодательства Кыргызской Республики  в области составления и исполнения бюджета, бухгалтерского учета, отчетности внутреннего контроля и налогообложения;

требовать от материально ответственных лиц и подотчетных лиц учреждения своевременного предоставления материальных и авансовых отчетов в установленном формате;

обращаться к руководителю учреждения с предложениями о премировании сотрудников бухгалтерской службы, направлении их на обучение, награждении грамотами, продвижении по службе;

обращаться к руководителю учреждения с предложениями о применении дисциплинарных взысканий к сотрудникам бухгалтерской службы и к материально-ответственным лицам, нарушающим установленные нормы и правила в области бухгалтерского учета, отчетности, системы внутреннего контроля и налогообложения;

требовать от сотрудников бухгалтерской службы исполнения своих должностных обязанностей, а при согласовании с руководителем требовать от них предоставления письменного отчета о проделанной работе;

обращаться  к руководителю  учреждения с предложениями о штатном количестве сотрудников бухгалтерской службы;

получать от бухгалтерских служб подведомственных учреждений всю необходимую информацию для формирования сводной отчетности, в т.ч. отчетности по исполнению бюджета.

Глава III. Требования к системе внутреннего контроля

Основными элементами системы внутреннего контроля в учреждениях являются:

разделение функциональных обязанностей;

заключение договоров о материальной ответственности;

документальное оформление хозяйственных операций;

регистрация хозяйственных операций в регистрах учета;

проведение сверок;

инвентаризация активов;

подотчетность материально-ответственных лиц;

регистрация рабочего времени;

санкционирование, согласование и регистрация хозяйственных договоров;

хранение активов;

наличие доверенности от юридических лиц при передаче активов.

§1. Разделение функциональных обязанностей

При определении обязанностей сотрудников соблюдается принцип разделения функциональных обязанностей, который заключается в следующем:

учетные функции отделены от контрольных функций (в т.ч. для бюджетного процесса);

функции по выписке документов на выдачу активов (в т.ч. денежных средств) отделены от функции по выдаче таких активов.

§2. Заключение договоров о материальной ответственности

Учреждение составляет и утверждает на ежегодной основе перечень материально - ответственных лиц (далее – МОЛ), а также лиц, имеющих право получать под отчет наличные денежные средства. Со всеми МОЛ заключаются договора о материальной ответственности. В обязательном порядке в договорах о материальной ответственности указываются активы, в отношении которых МОЛ несет ответственность, и порядок возмещения ущерба по вверенному МОЛ имуществу.

§3. Документальное оформление хозяйственных операций

Факт совершения хозяйственной операции оформляется первичными подтверждающими документами, которые составляются в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания. Все правильно оформленные первичные документы должны содержать обязательные реквизиты. Обязательными реквизитами в первичных документах являются:

наименование первичного документа;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

дата составления и номер документа;

описание операции;

сумма цифрами и прописью;

единица измерения (в натуральном и денежном выражении);

наименование должностей лиц (с указанием их фамилий и инициалов), ответственных за совершение хозяйственной операции;

подписи уполномоченных лиц;

печать учреждения (в операциях с внешними контрагентами).

Документы, на основании которых производится выплата денежных средств, без подписи руководителя учреждения или лица, временно исполняющего его обязанности, главного бухгалтера являются недействительными и не подлежат исполнению.

Первичные документы нумеруются по порядку. Для каждого вида первичной документации возможна своя последовательная нумерация. Нумерация с использованием дополнительных цифровых или буквенных обозначений к основному порядковому номеру запрещена.

§4. Регистрация хозяйственных операций

Все хозяйственные операции регистрируются в регистрах бухгалтерского учета. При этом соблюдаются все требования, описанные в Главе IV, §2 «Требования к оформлению регистров учета».

Перед началом регистраций в регистрах бухгалтерского учета, первичные документы проверяются на правильность их оформления и наличие законных оснований для их выписки.

§5. Проведение сверок

Акты сверок подписываются с дебиторами и кредиторами, а также с коммерческими банками (в том числе и зарубежными) и региональными отделениями казначейства в отношении остатков и движения денежных средств, дебиторской и кредиторской задолженности.

Акты сверок в обязательном порядке подписываются на ежегодной основе на отчетную дату при подготовке финансовой отчетности учреждения. По решению главного бухгалтера сверки могут проводиться ежеквартально.

Учреждение обязано на ежегодной основе (на отчетную дату) получать от третьих лиц (доноров, оплативших расходы учреждения) подтверждение о произведенных прямых платежах в адрес поставщиков учреждения.

Акт сверки оформляется в письменной форме с соблюдением требований по оформлению первичных документов и подписывается от имени учреждения его руководителем и главным бухгалтером.

§6. Инвентаризация активов

Для обеспечения контроля и достоверности данных бухгалтерского учета, учреждения проводят инвентаризацию активов: денежных средств, запасов, основных средств, ценностей, биологических активов, земельных участков, библиотечного фонда и других материальных активов.

Общий порядок проведения инвентаризации определяется настоящим Положением. Учреждения вправе разработать и утвердить внутренние документы, описывающие детальный порядок, сроки и объекты, подлежащие инвентаризации. Данные документы не должны противоречить настоящему Положению.

Инвентаризация в обязательном порядке проводится в следующих случаях:

для подтверждения остатков на отчетную дату (ежегодная инвентаризация);

при увольнении и смене МОЛ;

при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при реорганизации или ликвидации учреждения;

в других случаях предусмотренных действующим законодательством Кыргызской Республики.

Для проведения инвентаризации приказом руководителя учреждения назначается инвентаризационная комиссия.

Приказ об инвентаризации содержит следующую информацию:

цель инвентаризации;

отчетный период;

сроки или график проведения инвентаризации;

состав и председатель инвентаризационной комиссии.

В ходе инвентаризации фактическое наличие и рабочее состояние объектов инвентаризации фиксируется в инвентаризационной описи, за исключением наличных денежных средств.

В дальнейшем, по окончании инвентаризации, данные инвентаризационных описей переносятся в сличительную ведомость, которая (за исключением наличных денежных средств) является основанием для подготовки акта инвентаризации. В отношении наличных денежных средств акт инвентаризации оформляется без использования инвентаризационной описи и сличительной ведомости.

Выявленные в ходе инвентаризации излишки признаются в бухгалтерском учете учреждения в качестве не операционных доходов. Недостача в пределах норм естественной убыли (установленные в соответствии с действующим законодательством) учитывается в качестве не операционных расходов. Недостача или порча имущества, случившиеся по вине материально-ответственных лиц, учитываются как дебиторская задолженность этих лиц.

В случае не установления лиц, виновных в недостаче или порче имущества, суммы, ранее признанные в качестве дебиторской задолженности признаются расходами периода.

Ежегодная инвентаризация проводится не ранее 1 Декабря отчетного года и не позднее 31 Января года, следующего за отчетным годом.

В течение отчетного года инвентаризация может проводиться по распоряжению руководителя на выборочной основе по существенным активам, а также на основании письменного запроса от контролирующих органов и внешних независимых аудиторов в ходе их проверки.

§7. Подотчетность материально-ответственных лиц

МОЛ, в отношении полученных под отчет активов в обязательном порядке вносят данные по движению активов в регистры учета на еженедельной основе. Выдача и поступление активов оформляется соответствующими первичными документами.

На ежемесячной основе в установленные сроки, МОЛ составляется Отчет о движении активов за период с приложением всех первичных документов, подтверждающих их движение. Отчеты оформляются согласно вышеуказанным требованиям по оформлению первичных документов.

По полученным под отчет наличным денежным средствам, подотчетными лицами в не позднее трех рабочих дней  предоставляются в бухгалтерскую службу (бухгалтеру) авансовые отчеты и производится возврат в кассу остатков неиспользованных авансов. Деньги, выданные в подотчет, могут расходоваться только на те цели, которые были предусмотрены при их выдаче. К авансовым отчетам в обязательном порядке прилагаются первичные документы, подтверждающие использование денежных средств. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. В случаях непредставления в установленный срок авансовых отчетов об израсходовании подотчетных сумм или невозврата в кассу остатков неиспользованных авансов учреждение должно произвести удержание этой задолженности из заработной платы лиц, получивших авансы, с соблюдением требований, установленных трудовым законодательством Кыргызской Республики. Выдача новых авансов подотчетному лицу может быть произведена при условии погашения ранее выданного аванса.

§8. Регистрация рабочего времени сотрудников учреждения

Учет рабочего времени оформляется табелями учета рабочего времени на ежемесячной основе. Табель учета рабочего времени заполняется ответственными лицами, подписывается руководителем соответствующего подразделения и утверждается руководителем учреждения.

§9. Санкционирование, согласование и регистрация хозяйственных договоров

Все договора подлежат обязательному санкционированию, согласованию и  регистрации. Регистрация заключенных договоров может производиться в специальном журнале или в электронном виде. Перечень сотрудников, участвующих в процессе согласования договоров утверждается руководителем учреждения.

Процесс согласования оформляется подписями лиц, участвующих в таком процессе, на каждой странице договора. Дополнительные соглашения проходят такую же процедуру согласования, как и основные договора. Для трудовых договоров руководитель учреждения вправе определить отдельный порядок согласования.

На этапе согласования договоров ответственными лицами учреждения осуществляется бюджетный контроль (на наличие средств) по каждому источнику финансирования.

Важные документы учреждения сканируются и хранятся в бумажном и электронном виде. Перечень важных документов и порядок хранения определяется руководителем учреждения, для подведомственных учреждений руководителем вышестоящего органа.

§10. Хранение товарно-материальных ценностей и наличных денежных средств

Хранение товарно-материальных ценностей производится в специально приспособленных помещениях и с использованием оборудования, обеспечивающего их сохранность. На окнах служебных помещений устанавливаются решетки. Ответственность за приемку, хранение и отпуск материальных ценностей возлагается на МОЛ, назначенных приказом руководителя учреждения. Ключи от кабинетов и помещений находятся только у МОЛ и сотрудников, отвечающих за безопасность. При необходимости учреждение оснащается весовым оборудованием, измерительными приборами, мерной тарой и другими контрольными приспособлениями.

Хранение наличных денежных средств, осуществляется по следующим основным правилам:

помещение кассы должно быть изолировано, во время совершения операции;

двери кассы должны быть закрыты;

в помещение кассы доступ посторонних лиц запрещен;

наличные денежные средства должны храниться в специальных сейфах и хранилищах, ключи от которых  имеются у ограниченного количества лиц (оригиналы - у кассира, дубликаты – у руководителя);

помещение кассы ежедневно опечатывается кассирами;

не допускается хранение в кассе наличных денег, не принадлежащих организации;

при транспортировке денег кассир должен быть обеспечен транспортом и охраной;

в случае замещения кассира приказом руководителя учреждения назначается лицо, на которого возлагается полная  материальная ответственность. 

Оприходованные наличные денежные средства в кассе учреждения хранятся в течение 3 (трех) рабочих дней, включая день получения наличных денег с лицевых счетов учреждения. По истечении указанного срока не использованные наличные денежные средства в кассе подлежат сдаче в банк  для зачисления на лицевые счета бюджетных учреждений.

Все доходы по специальным средствам, поступившие в кассу бюджетного учреждения, обязательно сдаются в банк для зачисления их на лицевые счета соответствующих региональных отделений казначейства.

Расходование специальных средств и депозитных сумм, поступивших в кассу бюджетного учреждения, до их сдачи в банк, строго запрещается.

 В случае поступления в кассу учреждения специальных средств и депозитных сумм свыше 5000 сомов за один день, средства сдаются в банк для зачисления на лицевые счета бюджетных учреждений ежедневно, а в случае поступления средств менее указанной суммы - в течение 3 дней.

В случае осуществления денежных операции по карте получателя бюджетных средств (Карта ПБС) по бюджетным и специальным средствам, денежных средств на карте не может превышать 3 (трех) рабочих дней. По истечении срока, остаток денежных средств на карте подлежат сдаче в банк  для зачисления на лицевые счета бюджетных учреждений.

По окончании финансового года не использованные наличные денежные средства  в кассе учреждения подлежат сдаче в банк для зачисления на лицевые счета учреждений не позднее 31 декабря отчетного года.

§11. Наличие доверенности от юридического лица при передаче активов

Передача материальных активов учреждения в адрес другого юридического лица, производится на основании доверенности, подтверждающей полномочия представителя юридического лица.

Глава IV. Документооборот в бухгалтерском учете

§1. Номенклатура дел

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Каждый документ, пройдя регистрацию и обработку, подшивается в соответствующую папку. Все папки, находящиеся в бухгалтерской службе учреждения, образуют номенклатуру дел. Утверждаемая учреждением номенклатура дел должна соответствовать установленным требованиям нормативных правовых актов Кыргызской Республики.

Каждая папка, в которую подшиваются бухгалтерские документы, должна на лицевой стороне содержать следующую информацию:

номер папки;

наименование папки;

отчетный период;

наименование учреждения;

дата закрытия папки.

Для подведомственных учреждений номенклатуру дел определяет и утверждает руководитель вышестоящего органа.

Передача документов в архив и срок их хранения определяется законодательством об архивном деле.

Срок хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности в учреждении составляет 6 лет. По истечении 6 лет документы сдаются в архив в установленном порядке.

§2. Требования к оформлению регистров учета

Бухгалтерский учет ведется учреждениями посредством двойной записи по элементам Единого плана счетов. Данные содержащиеся в первичных документах учреждения подлежат своевременной регистрации в регистрах бухгалтерского учета. Формы электронных регистров, связанные с использованием обязательного бухгалтерского программного обеспечения, утверждаются Министерством финансов. Формы прочих регистров учета (в т.ч. на бумажных носителях) утверждаются руководителем вышестоящего органа для подведомственных учреждений.

Книги бухгалтерского учета на бумажных носителях при наличии в них по истечении года свободных листов могут быть использованы для записи операций следующего года.

Обязательными реквизитами регистров бухгалтерского учета являются:

наименование регистра;

наименование учреждения, составившего регистр;

дата начала и окончания ведения регистра или период за который он был составлен;

величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;

наименование должностей с указанием фамилий и инициалов лиц, ответственных за ведение регистра;

подписи лиц, ответственных за ведение регистра.

Регистры бухгалтерского учета ведутся в разрезе источников финансирования.

§3. Общие требования к документообороту

Порядок и сроки предоставления отчетов и первичных документов в бухгалтерскую службу учреждения устанавливаются главным бухгалтером и утверждаются руководителем учреждения.

За своевременное предоставление и правильное оформление первичных документов ответственность несут лица, подписавшие эти документы.

В случае разногласий между руководителем учреждения и главным бухгалтером или лицом, ведущим бухгалтерский учет, по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного разрешения руководителя учреждения, который несет полную ответственность за последствия осуществления таких операций.

Первичные документы заполняются в момент совершения операции, а если это невозможно, то сразу же после ее завершения с использованием компьютера или вручную. При заполнении ручным способом записи производятся синей пастой. Свободные строки прочеркиваются. Суммы указываются цифрами (с десятичным разрядом) и прописью.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских документов) исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленным текстом  или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено» и подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются.

Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для выплаты заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом: "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

 Учет основных средств ведется вручную с использованием специальных карточек, в которых отражаются дата приобретения, первоначальная стоимость, срок полезной службы, метод амортизации, сведения о ремонте, технические характеристики, данные о внутренних перемещениях и выбытии, сведения о МОЛ.

Первичные учетные документы могут быть изъяты, с ведома руководителя учреждения, только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми органами на основании их постановлений в соответствии с законодательством Кыргызской Республики.

Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу учреждения. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.

В случае если изымаются недооформленные тома документов (не прошнурованные, не пронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица учреждений могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить подписью, печатью).

В случае пропажи или уничтожения первичных  учетных  документов, руководитель учреждения создает приказом комиссию по расследованию причин их пропажи или уничтожения. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем учреждения. Копия такого акта направляется в вышестоящую организацию.

§4. Назначение основных видов первичных документов

Договор – соглашение двух или более лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Договор, подписанный уполномоченными на то лицами и не противоречащий действующему законодательству, является законным основанием для получения или выплаты денежных средств в обмен на поставку товаров, работ или услуг, (либо на обмен активами, на безвозмездное получение или поставку товаров, работ и услуг). К существенным условиям договора относятся предмет договора, условия которые в законодательстве названы существенными для договоров данного типа,  а также условия относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение. В частности если сумма договора указана в иностранной валюте, а оплата по договору производится в национальной валюте, то при согласовании такого договора бухгалтерская служба обращает внимание на условия применения обменных курсов при переводе из иностранной валюты в национальную. Дополнительные соглашения к договору являются его неотъемлемой частью. Оригиналы  всех договоров (кроме трудовых договоров) и дополнительных соглашений (в бумажном или электронном виде) хранятся в бухгалтерской службе учреждения. В процессе согласования договора руководитель бухгалтерской службы оценивает, насколько данный договор оказывает влияние на исполнение утвержденного бюджета, на финансовые ограничения предусмотренные законодательством, на возникновение налоговых обязательств, а также насколько учреждение способно своевременно исполнить свои финансовые обязательства по данному договору. В случае если такой договор оказывает негативное влияние на один из перечисленных выше аспектов, руководитель бухгалтерской службы своевременно сообщает об этом руководителю учреждения.

Трудовой договор – соглашение между работником и работодателем, по которому работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять работу по определенной профессии (специальности), квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку. Условия трудовых договоров не должны противоречить действующему трудовому законодательству, коллективному договору и утвержденному штатному расписанию учреждения.

Счет на оплату - документ, содержащий платежные реквизиты получателя (продавца), по которым плательщик (покупатель) осуществляет безналичный перевод денежных средств за перечисленные товары и (или) услуги. Требование об обязательном предоставлении поставщиком в адрес учреждения счета на оплату должно быть предусмотрено в соответствующем договоре. Если договор не содержит такого требования, выставление счета на оплату производится по усмотрению поставщика. При получении от поставщика счета на оплату бухгалтерская служба сверяет данные в выставленном счете, с условиями договора. При выставлении счета на оплату в иностранной валюте бухгалтерская служба обращает особое внимание на правильность применения обменных курсов валют в соответствии с договором. При выписке счета на оплату со стороны учреждения, такой счет подписывают руководитель учреждения и главный бухгалтер.

Счет-фактура НДС - бланк строгой отчетности, выдаваемый налоговыми органами и служащий основанием для принятия предъявленных сумм НДС по приобретенным материальным ресурсам к зачету в порядке, предусмотренном налоговым законодательством. Счет-фактура НДС выписывается только плательщиками НДС, зарегистрированными в таком качестве в установленном законодательством Кыргызской Республики порядке. Оформление счетов-фактур НДС производится в установленном законодательством Кыргызской Республики порядке.

Платежное поручение банку – платежный документ, согласно которому банк обязуется по поручению плательщика за счет средств, находящихся на его счете, если иное не предусмотрено договором, перевести определенную денежную сумму на счет получателя, указанного плательщиком в этом банке или ином финансово-кредитном учреждении в срок, предусмотренный законодательством Кыргызской Республики. Платежное поручение банку заполняется в установленном законодательством Кыргызской Республики порядке.

Приходный кассовый ордер и квитанция к нему - документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится прием наличных денежных средств в кассу организации. Документ применяется для оформления поступления наличных денег в кассу учреждения, как в условиях ручной обработки данных, так и с применением  компьютера. Отрывная квитанция к приходному кассовому ордеру выдается на руки лицу, сдавшему денежные средства в кассу. При фактическом получении денежных средств на Приходном кассовом ордере и Квитанции к нему проставляется штамп «ОПЛАЧЕНО». Приходный кассовый ордер и квитанцию к нему подписывают главный бухгалтер и кассир. В случае, когда функции кассира возложены на бухгалтера, в Приходном кассовом ордере проставляется роспись бухгалтера.

Расходный кассовый ордер - документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится выдача наличных средств из кассы учреждения. Документ применяется для оформления выплаты наличных денег из кассы учреждения, как в условиях ручной обработки данных, так и с применением компьютера. В Расходном кассовом ордере в обязательном порядке расписывается руководитель учреждения, главный бухгалтер и лицо, получившее наличные денежные средства. Выдача наличных денег из кассы производится исключительно по документу, удостоверяющему личность получателя. Таким документом может служить общегражданский паспорт, удостоверение личности, военный билет. Получатель наличных денежных средств в обязательном порядке вписывает в Расходный кассовый ордер полученную сумму прописью и дату получения. Если наличные денежные средства передаются через доверенное лицо, учреждение требует от него предоставление соответствующей доверенности.

Платежная ведомость – документ, первичной учетной документации кассовых операций, применяемая для выплаты заработной платы работникам учреждения. Платежная ведомость выписывается бухгалтерской службой, подписывается руководителем и главным бухгалтером и передается на исполнение в кассу учреждения. Платежная ведомость содержит общую сумму к выплате, сроки выплаты и общую сумму фактически выплаченных денежных средств на момент закрытия ведомости.

Доверенность – документ, по которому учреждение предоставляет право другому лицу на законных основаниях, осуществлять от ее имени определенные юридически значимые действия с третьими лицами и этим создавать для последних правовые следствия. В бухгалтерском учете распространены доверенности на выполнение одноразового действия (в частности, на получение товара или денежных средств). Материально ответственные лица выдающие товары или денежные средства лицам, выступающим по доверенности от имени внешних контрагентов, обращают внимание на срок действия доверенности. Доверенность подписывается руководителем учреждения, выдавшего доверенность и лицом ее получившей. Доверенность подшивается к тем первичным документам, по которым была произведена отгрузка товара или выплата наличных денежных средств. Учреждение убеждается в том, что доверенность выдана уполномоченным должностным лицом.

Накладная -   документ, предназначенный для оформления операции по отпуску и приему товарно-материальных ценностей. Накладная выписывается на отгрузку и прием товарно-материальных ценностей. При поступлении запасов на склад от юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (кроме, работающих по патенту), накладная выписывается поставщиком. При отгрузке запасов внешним контрагентам, накладная выписывается самим учреждением. Накладная подписывается лицом, являющимся ответственным за прием и отпуск запасов.

Авизо - официальное извещение об исполнении расчетной или товарной операции.

Требование (заявка) - внутренний документ учреждения, который выписывается структурными подразделениями учреждения для получения необходимых подразделению запасов со склада. Требования подписывают руководитель запрашивающего подразделения, сотрудник подразделения ответственный за фактическое получение запасов, бухгалтер по учету товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ) и заведующий складом. Требование (заявка) не является основанием для списания ТМЦ на расходы учреждения.

Материальный отчет - это документ, который отражает движение запасов учреждения в течение определенного периода (как правило, месяца) и показывает остатки запасов на начало и конец периода в количественном выражении по каждому наименованию запасов. Материальный отчет формируется и подписывается лицами, под отчетом у которых находятся запасы учреждения. К материальному отчету прилагаются все первичные документы, подтверждающие движение запасов за отчетный период. Материальный отчет проверяется бухгалтерской службой и утверждается главным бухгалтером.

Акт выполненных работ - двусторонний документ, отражающий факт выполнения работы или оказания услуги. Составляется для того, чтобы зафиксировать выполнение работ или услуг согласно договору. В Акте выполненных работ указываются реквизиты договора, описание выполненной работы или оказанной услуги, стоимость на которую данные работы и услуги были выполнены, упоминание об отсутствии претензий сторон друг к другу и другая необходимая информация. Акт выполненных работ подписываются руководителями и лицами, ответственными за приемку результатов работ и услуг.

Акт на списание - документ, предназначенный для списания запасов и основных средств, пришедших в негодность или находящихся в нерабочем состоянии. Акт на списание подписывается специально созданной комиссией. При необходимости к Акту на списание прилагается документ экспертной оценки данных активов. В Акте на списание указываются конкретные мероприятия по списанию активов, определяются сроки и лица, ответственные за их проведение.

Акт приема передачи – документ, предназначенный для приема и передачи документов и товарно-материальных ценностей. Акт приема – передачи подписывается лицом,  передавшим  ТМЦ и лицом, получившим их. В акте приема-передачи указывается перечень ТМЦ, количество и прочие существенные параметры (например, состояние, копия или оригинал и т.п).

Дефектный акт – документ, предназначенный для оформления выявленных недостатков в отношении качества поставляемых товаров, работ и услуг. Такой акт составляется и подписывается в присутствии поставщика.

Инвентаризационная опись – документ, в который изначально в ходе проведения инвентаризации членами вносятся данные по фактическому наличию инвентаризационного имущества в количественном выражении.

Сличительная ведомость – документ, предназначенный для сравнения данных бухгалтерского учета с фактическими данными, по инвентаризируемому имуществу, как в натуральном, так и в денежном выражении.

Акт инвентаризации - документ, составляемый инвентаризационной комиссией и подтверждающий фактическое наличие материальных ценностей и денежных средств записям в регистрах бухгалтерского учета. Акты инвентаризации могут иметь различную форму и содержание, например: акт инвентаризации кассы, акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами, акт инвентаризации активов Акт инвентаризации формируется инвентаризационной комиссией и подписывается всеми ее членами. Акт инвентаризации содержит информацию о предмете инвентаризации, примененной выборке, месте и сроках проведения инвентаризации, членах инвентаризационной комиссии, выявленных отклонениях (недостачах и излишках), а в отношении основных средств - информацию о рабочем состоянии активов.

Акт ввода в эксплуатацию - документ, удостоверяющий, что строительство, капитальный ремонт, реконструкция выполнены в полном объеме и соответствуют документации. В качестве такой документации могут быть разрешение на строительство, градостроительный план земельного участка, проектная документация и т.п.

Авансовый отчет - документ первичного учета, подтверждающий использование полученных под отчет сотрудником наличных денежных средств с приложением документов, подтверждающих использование денег по назначению. Авансовый отчет первоначально заполняется подотчетным лицом (т.е. лицом получившим наличные средства под отчет) и представляется им в бухгалтерскую службу для дальнейшей проверки, утверждения руководителем и списания задолженности с подотчетного лица.

Закупочный акт – первичный учетный документ, предназначенный для оформления покупки товарно-материальных ценностей у индивидуальных предпринимателей, работающих по патенту, за наличный расчет, в котором фиксируется факт оплаты. Оформление закупочного акта производится в установленном законодательством Кыргызской Республики порядке.

Товарный чек - документ, подтверждающий перечень приобретенных товаров и выписываемый продавцом вместе с кассовым чеком.

Кассовый чек - один из видов квитанции, напечатанный на ленте специальным кассовым аппаратом. Наличие кассового чека подтверждает факт совершения покупки, дату покупки и уплаченную денежную сумму.

Табель учета рабочего времени – первичный документ, фиксирующий фактически отработанное рабочее время сотрудников учреждения (включая отработанное и неотработанное, оплачиваемое и неоплачиваемое). Табели учета рабочего времени заполняются ответственными лицами по каждому структурному подразделению, подписываются руководителями этих подразделений, проверяются отделом кадров и утверждаются руководителем учреждения.

Заявка на зачет и возврат - документ, отражающий распоряжение администратора поступлений или его территориального органа на осуществление зачета или возврата излишне уплаченных, ошибочно зачисленных платежей в бюджет, путем перечисления их на расчетный счет плательщика или по назначению.

Заявка на кассовый расход - документ, отражающий распоряжение учреждения осуществить расходование бюджетных, специальных средств по выполнению принятых денежных обязательств. Порядок заполнения и регистрации заявок на кассовый расход производится в  установленном законодательством Кыргызской Республики порядке.

Чек - специальный денежный документ установленного образца, предоставляющий письменное распоряжение банку-агенту выдать наличные денежные средства с банковского счета чекодателя. Порядок заполнения чеков производится в установленном законодательством Кыргызской Республики порядке.

Расчетная ведомость - документ, предназначенный для расчета заработной платы работникам учреждения и содержащий все начисления и удержания с заработной платы. Расчетная ведомость подписывается исполнителем, главным бухгалтером и утверждается руководителем учреждения.

Путевой лист – это первичный документ для учета пробега, топлива, маршрута автомобиля и работы водителя.

Штатное расписание – нормативный документ учреждения, определяющий структуру, штатную численность учреждения с указанием оклада в разрезе должностей.

Листок нетрудоспособности - документ, выданный медицинским учреждением и подтверждающий временную нетрудоспособность сотрудника.

Командировочное удостоверение – документ, удостоверяющий время пребывания сотрудников в служебной командировке. Удостоверение выписывается в одном экземпляре и подписывается руководителем учреждения до начала командировки. В каждом пункте назначения в командировочном удостоверении делаются отметки о дате прибытия и отъезда, которые заверяются подписями ответственного должностного лица и печатями.

Оборотно-сальдовая ведомость – бухгалтерский документ, отражающий состояния всех счетов учреждения за определенный период. По каждому постоянному счету в оборотно-сальдовой ведомости отражается остаток на начало периода, дебетовые и кредитовые обороты за период и остаток на конец периода. По временным счетам в оборотно-сальдовой ведомости отражаются только обороты за период.

Главная книга – регистр бухгалтерского учета, предназначенный для обобщения данных по остаткам и движению по счетам с указанием корреспонденции счетов.

§5. Общая схема документооборота по учету товаров, работ и услуг

5.1. Заключение договора

Приобретение товаров, работ и услуг осуществляется в рамках утвержденного бюджета в соответствии с  законодательством Кыргызской Республики в области государственных закупок. Приобретение  товаров, работ и услуг оформляется договором. После прохождения внутренней процедуры согласования и подписания договора, договор подлежит обязательной регистрации, которая производится в специальном журнале либо на компьютере в электронном виде. После регистрации оригинал договора (бумажная или сканированная) передается в бухгалтерскую службу. Копия  договора хранится в соответствующей папке согласно утвержденной учреждением номенклатуре дел.

5.2. Поставка товаров, работ и услуг

Поставка товаров сопровождается документами, подтверждающими фактическое количество, а при необходимости и качество поставляемых товаров. Такими документами являются накладные, акты приема-передачи, счета-фактуры, закупочный акт, сертификаты качества. До фактического принятия товаров на склад, бухгалтерская служба учреждения проверяет полноту и правильность оформления представленных поставщиком документов, а также соответствие поставки условиям договора.

В случае обнаружения расхождений между фактическими данными поставки товаров и данными документов поставщика, комиссией в присутствии заведующего складом, представителя поставщика или незаинтересованной стороны, составляется Акт приемки. Один экземпляр Акта приемки передается поставщику.

При наличии замечаний к качеству поставляемых товаров составляется дефектный акт с указанием выявленных недостатков. Один экземпляр такого акта направляется в адрес поставщика. Если имеются замечания к оформлению сопроводительных документов, то учреждение направляет на имя контрагента официальное письмо, с просьбой заменить ошибочный документ. При этом вопрос о приостановке поставки решается руководителем учреждения.

Все полученные товары регистрируются в соответствующих регистрах учета в момент фактической поставки. Запасы, не принадлежащие учреждению на праве собственности, но находящиеся в его пользовании или распоряжении либо на ответственном хранении в соответствии с условиями договора, учитываются на внесистемном учете.

Поставка работ и услуг оформляется Актом выполненных работ, на основании которых учреждение регистрирует операции в своем учете.

5.3. Оплата

Оплата товаров, работ и услуг производится согласно условиям договора в соответствии с  законодательством  Кыргызской Республики в области  наличной и безналичной форм платежа.

5.4. Выдача запасов со склада

Передача запасов для их использования производится материально-ответственным лицом на основании требования или накладной на внутреннее перемещение. Такое требование или накладная на внутреннее перемещение подписывается руководителем структурного подразделения запросившего запасы, сотрудником структурного подразделения ответственным за получение запасов со склада, бухгалтером ответственным за учет запасов и непосредственно заведующим складом. Первичные документы на внутреннее перемещение являются основанием для внесения данных по движению запасов в регистры бухгалтерского учета.

Кроме требования и накладной на внутреннее перемещение учреждение может использовать и другие первичные документы для регистрации операций по выдаче запасов со склада: меню-требование на выдачу продуктов питания, ведомость на выдачу кормов и фуража, ведомость выдачи материалов на нужды учреждения, заборная карта, товарно-транспортная накладная.

Возвратная тара учитывается учреждением на внесистемном учете.

5.5. Отчетность по движению и остаткам запасов

В конце каждого месяца материально-ответственные лица, в подотчете которых находятся запасы, составляют Материальный отчет о движении и остатках запасов на конец месяца. К такому отчету прилагаются все имеющиеся первичные документы подтверждающие поступление и выбытие запасов. Один экземпляр Материального отчета на бумажном носителе, подписанный материально-ответственным лицом, передается в бухгалтерскую службу для проверки. При отсутствии замечаний Материальный отчет подписывается сотрудником бухгалтерской службы его принявшим.

Обесценение запасов, связанное со снижением справедливой рыночной стоимости ниже балансовой, проводится комиссией, утвержденной руководителем учреждения. Результаты обесценения отражаются в Акте по обесценению, которые после подписания и утверждения руководством передается в бухгалтерскую службу для исполнения. На основании Акта по обесценению в регистрах учета производятся соответствующие бухгалтерские записи по признанию убытков от обесценения. Оценка по обесценению проводится как минимум один раз в год во время ежегодной инвентаризации запасов.

Для списания всех видов топлива на расходы используется путевой лист. Топливо списывается по фактическому расходу, но не выше утвержденных норм горюче-смазочных материалов на автомобильный транспорт. Путевые листы подлежат регистрации в специальном журнале.

МБП списываются на расходы на основании Акта на списание. Такой Акт на списание формируется по итогам ежегодной инвентаризации запасов специально созданной комиссией и утверждается руководителем учреждения.

§6. Общая схема документооборота по учету основных средств (основных фондов) и других долгосрочных активов

6.1. Заключение договора

Приобретение основных средств, осуществляется в рамках утвержденного бюджета, установленным в соответствии с  законодательством Кыргызской Республики в области государственных закупок. Приобретение основных средств оформляется договором. После прохождения внутренней процедуры согласования и подписания договора, договор подлежит обязательной регистрации, которая производится в специальном журнале либо на компьютере в электронном виде. После регистрации оригинал договора (бумажная или сканированная) передается в бухгалтерскую службу. Копия договора  хранится в соответствующей папке согласно утвержденной учреждением номенклатуре дел.

6.2. Поставка основных средств

Поставка основных средств сопровождается документами, подтверждающими фактическое количество, а при необходимости и качество поставляемых основных средств. Такими документами являются накладные, акты приема-передачи, счета-фактуры, закупочный акт, сертификаты качества, спецификации. До фактического принятия основных средств, бухгалтерская служба учреждения проверяет полноту и правильность оформления представленных поставщиком документов, а также соответствие поставки условиям договора.

В случае обнаружения расхождений между фактическими данными поставки основных средств и данными документов поставщика, комиссией в присутствии представителя поставщика или незаинтересованной стороны, составляется Акт приемки. Один экземпляр Акта приемки передается поставщику.

При наличии замечаний к качеству поставляемых основных средств составляется дефектный акт с указанием выявленных недостатков. Один экземпляр такого акта направляется в адрес поставщика. Если имеются замечания к оформлению сопроводительных документов, то учреждение направляет на имя контрагента официальное письмо, с просьбой заменить ошибочный документ. При этом вопрос о приостановке поставки решается руководителем учреждения.

Все полученные основные средства регистрируются в соответствующих регистрах учета в момент фактической поставки. Основные средства, не принадлежащие учреждению на праве собственности, но находящиеся в его пользовании или распоряжении либо на ответственном хранении в соответствии с условиями договора, учитываются на внесистемном учете.

Учет основных средств ведется в разрезе инвентарных объектов по местам их хранения и ответственным лицам. Отдельным инвентарным объектом считается законченное конструктивное устройство со всеми относящимися к нему приспособлениями и принадлежностями, или конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же комплекс конструктивно сочлененных функций, или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и совместно выполняющих определенную работу.

Единицей бухгалтерского учета является инвентарный объект. Например, в состав здания входят все коммуникации (система отопления внутри здания, включая котельную установку для отопления, внутренняя сеть силовой и осветительной электропроводки, внутренняя сеть водопровода, газопровода и канализации со всеми устройствами и т.д.), находящимися внутри здания, необходимые для его эксплуатации. В случае наличия у одного объекта нескольких частей, имеющих разный срок полезного использования, каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект. Каждому инвентарному объекту присваивается инвентарный номер, который определяется учреждением. Данный номер прикрепляется (например, нанесение краской, маркером или прикрепление металлического жетона) к объекту основных средств для его идентификации. Если по инвентарному объекту, состоящему из нескольких частей, установлен общий срок полезного использования,  указанный объект числится за одним инвентарным номером. Инвентарные номера списанных с бухгалтерского учета объектов основных средств не присваиваются вновь принятым к бухгалтерскому учету объектам.

Аналитический учет основных средств ведется на инвентарных карточках по учету основных средств по каждому инвентарному объекту. Запись в карточках производится на основании первичных подтверждающих документов (акт о приемке и вводе в эксплуатацию, технический паспорт завода изготовителя и другие документы). В карточке указываются характерные признаки объектов: инвентарный номер объекта,  чертеж, модель, тип, марка, заводской номер, дата выпуска (изготовления), дата и номер акта ввода основных средств в эксплуатацию, сведения об амортизации. В тех случаях, когда в составе оборудования, приборов, вычислительной техники и т.д. имеются драгоценные металлы, указывается перечень деталей, в составе которых имеется драгоценный металл и масса металла, указанная в паспорте. В отношении рабочего, продуктивного и племенного скота, в карточке приводится индивидуальная характеристика животного с указанием возраста, масти, тавра, клички и т.п. В отношении многолетних насаждений указывается вид насаждения, количество высаженных единиц, площади и капитальных расходов по улучшению земель (планировка земельных участков, корчевка площадей под пашню, расчистка зарослей, очистка водоемов и т.д.). В отношении библиотечных фондов и сценическо-постановочных средств используются карточки группового учета. Учет в таких карточках ведется в денежном выражении общей суммой. Карточки могут вестись в бумажном или электронном виде, в т.ч. как часть бухгалтерского программного обеспечения.

6.3. Оплата

Оплата основных средств производится согласно условиям договора в соответствии с законодательством Кыргызской Республики в области наличной и безналичной форм платежа.

6.4. Ввод в эксплуатацию

По зданиям, сооружениям и другим основным средствам, требующим ввода в эксплуатацию, составляется Акт ввода в эксплуатацию. Такой Акт составляется в случае постройки нового здания или сооружения или приобретения оборудования, требующего предварительного монтажа и установки.

К Акту ввода в эксплуатацию прикладываются соответствующая техническая документация.

Акт ввода в эксплуатацию утверждается руководителем учреждения и руководителем подрядной строительной организации или организации, отвечающей за монтаж и установку оборудования.

Основные средства, не требующие ввода в эксплуатацию, передаются по накладной или по акту приема-передачи.

6.5. Начисление амортизации

Амортизация на основные средства начисляется в соответствии с принятой учетной политикой.

Если учреждение использует бухгалтерское программное обеспечение, то расчет амортизации производится автоматически. Если учет ведется вручную, то учреждение ведет специальный регистр, в котором в разрезе каждого наименования основных средств рассчитывается сумма амортизации за период. Информация для такого регистра переносится из карточек учета основных средств. Регистр утверждается главным бухгалтером.

6.6. Выбытие

Выбытие основных средств учреждения производится в результате продажи или списания. Выбытие основных средств производится в установленном законодательством Кыргызской Республики порядке и в случае необходимости при наличии заключения уполномоченного государственного органа по управлению государственным имуществом. Под списанием основного средства с бухгалтерского учета понимается запись по кредитованию соответствующего счета, на котором учитывается первоначальная стоимость основного средства.

Списание основного средства может произойти в результате невозможности его использования по прямому назначению вследствие физического или морального износа, аварий, поломки, стихийных бедствий, сноса старого здания или сооружения для строительства  нового и т.д. 

Списание производится специально созданной комиссией, в состав которой в обязательном порядке входят следующие лица: руководитель учреждения, главный бухгалтер, представитель вышестоящей организации, представитель органов местного самоуправления (в случае если списываемые основные средства были приобретены на средства местного бюджета), сотрудник за котором списываемые основные средства закреплены. Постоянно действующие комиссии осуществляют следующие действия:

производят непосредственный осмотр объекта, подлежащего списанию, используют при этом необходимую техническую документацию (паспорт, поэтажные планы и другие документы), а также данные бухгалтерского учета и устанавливают непригодность его к восстановлению и дальнейшему использованию;

при необходимости могут приглашать специалистов соответствующих структур для представления заключения о непригодности основных фондов (по специальной аппаратуре или оборудованию);

устанавливают конкретные причины списания объекта (износ, реконструкция, нарушение нормальных условий эксплуатации, аварии и другие);

выявляют лиц, по вине которых произошло преждевременное выбытие основных средств из эксплуатации, вносят предложения о привлечении этих лиц к ответственности, установленной действующим законодательством Кыргызской Республики;

определяют возможность использования отдельных узлов, деталей, материалов списываемого объекта и производят их оценку;

осуществляют контроль за изъятием из списываемых основных средств годных узлов, деталей, материалов, цветных и драгоценных металлов, определяют их количество, вес и контролируют сдачу на соответствующий склад;

в тех случаях когда оборудование списывается в связи со строительством новых, расширением, реконструкцией и техническим перевооружением действующих объектов, комиссия проверяет соответствие оборудования подлежащего списанию, предусмотренному в плане расширения, реконструкции и технического перевооружения действующих объектов, утвержденном вышестоящей организацией, при этом в акте на списание указывается ссылка на пункт и дату утверждения плана;

составляют акты на списание объектов основных средств.

В Актах на списание указываются следующие данные, характеризующие объекты основных средств: год изготовления или постройки объекта, дата его поступления в  учреждение, время ввода в эксплуатацию, первоначальная стоимость объекта, сумма начисленной амортизации по данным бухгалтерского учета, количество проведенных капитальных ремонтов. Подробно освещаются также причины выбытия объекта основных средств, состояние его основных частей, деталей, узлов, конструктивных элементов.

При списании автотранспортных средств, кроме того, указывается пробег автомобиля и дается техническая характеристика агрегатов и деталей автомобиля и возможности дальнейшего использования основных деталей и узлов, которые могут быть получены от разборки.

При списании с баланса основных средств, выбывших вследствие аварий, к акту о списании прилагается копия акта об аварии, а также поясняются причины, вызвавшие аварию, и указываются меры, принятые в отношении виновных лиц.

При списании с баланса копировальной, компьютерной техники, средств связи прилагаются копии актов технической экспертизы и возможности дальнейшего использования основных деталей и узлов, которые могут быть получены от разборки.

Все детали, узлы и агрегаты разобранного и демонтированного оборудования, годные для ремонта других машин, а также другие материалы, полученные от ликвидации основных средств, приходуются по соответствующим счетам, на которых учитываются указанные ценности, а непригодные детали и материалы приходуются как вторичное сырье. При этом учет, хранение, использование и списание лома и отходов черных, цветных металлов, а также утиль сырья осуществляется в порядке, установленном для первичного сырья, материалов и готовой продукции.

Детали и узлы, изготовленные с применением драгоценных металлов, а также детали и узлы, изготовленные из черных и цветных металлов и не используемые для нужд учреждения, подлежат реализации соответствующим организациям, имеющим лицензии на данный вид деятельности.

Вторичное сырье, полученное от разборки списанных основных фондов и непригодное для повторного использования в учреждении, может быть реализовано.

В случае нарушения порядка списания с баланса основных средств, а также бесхозяйственного отношения к материальным ценностям, виновные в этом лица несут ответственность в установленном законодательством порядке.

Реализация основных средств оформляется договором и Актом приема-передачи. Полученные средства перечисляются  в соответствующие бюджеты, за счет средств которых были приобретены.

Передача основных средств между министерствами и ведомствами производится по акту приема-передачи, а внутри одного министерства или ведомства - по документам, подтверждающим внутриведомственное перемещение (авизо, накладная).

Списание основных средств производится в следующем порядке:

основное средство с первоначальной стоимостью до 10’000 сом включительно списывается самостоятельно учреждением;

основное средство с первоначальной стоимостью от 10’000 сом до 15’000 сом включительно списывается с разрешения вышестоящей организации;

основное средство с первоначальной стоимостью свыше 15’000 сом списывается с разрешения министерств и ведомств.

Министерства и ведомства производят списание своих основных средств самостоятельно вне зависимости от их первоначальной стоимости.

Списание с учета производится по Актам на списание, которые составляются комиссией и утверждаются руководителем учреждения, вышестоящей организации, министерств и ведомств.

§7. Общая схема документооборота по инвентаризации запасов и основных средств

До начала проведения инвентаризации бухгалтерской службой проверяются:

наличие и состояние инвентарных карточек основных фондов, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;

наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение.

МОЛ перед началом инвентаризации предоставляет расписку о том, что все первичные документы по движению активов переданы в бухгалтерскую службу, поступившие активы оприходованы, а выбывшие – списаны.

По решению руководителя учреждения могут создаваться дополнительные инвентаризационные комиссии, которые осуществляют инвентаризацию непосредственно в местах хранения активов и находятся в подчинении председателя инвентаризационной комиссии.

Бухгалтерская служба формирует инвентаризационные описи (сличительные ведомости) по объектам, подлежащим инвентаризации, в количестве не менее двух экземпляров.  Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) содержит данные по инвентарному номеру, наименованию основных средств, единицы измерения, количества по данных бухгалтерского учета, первоначальная стоимость и накопленная амортизация, а также графы «Фактическое наличие» и «Рабочее состояние актива».

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия должна зафиксировать наличие документов, подтверждающих право собственности учреждения на данные объекты, и документов, свидетельствующих о государственной регистрации этого права.

В результате инвентаризации могут быть выявлены объекты, не принятые на учет, и объекты, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют данные или указаны неверные сведения. В этом случае комиссия должна включить в опись правильные показатели.

На активы, не пригодные к эксплуатации или дальнейшему использованию и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную ведомость, в которой указывает дату ввода в эксплуатацию (для основных средств) и причины непригодности. Акт подписывают все члены комиссии.

Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, принятые на ответственное хранение или в аренду. По ним составляется отдельная ведомость со ссылкой на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.

Инвентаризационная (рабочая) комиссия проверяет фактическое наличие товарно-материальных запасов путем обязательного пересчета, перемеривания или перевешивания.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны.

На основании отметок членов комиссии в инвентаризационных описях составляется Акт инвентаризации, который подписывается всеми членами комиссии.

При наличии недостач или излишков учреждение издает приказ, в котором прописывается порядок учета излишков и недостач, а также возмещения ущерба. На основании данного приказа бухгалтерская служба производит необходимые бухгалтерские записи в учете.

§8. Общая схема документооборота по учету заработной платы

Трудовые отношения между учреждением и сотрудником оформляются приказом и трудовым договором в соответствии со штатным расписанием. Размер заработной платы устанавливается в соответствии с утвержденными окладами и дополнительными выплатами, предусмотренными законодательством Кыргызской Республики.

В отношении сотрудников, работающих на повременной системе оплаты труда, ежемесячно формируется Табель учета рабочего времени, на основании которого производится начисление заработной платы.

Расчет начисленной заработной платы, дополнительных выплат, удержаний из заработной платы, подоходного налога и взносов по государственному социальному страхованию производится в Расчетной ведомости.

Расчет заработной платы за время трудового отпуска производится в соответствии с трудовым законодательством Кыргызской Республики и фиксируется в отдельной ведомости, которая прикладывается к Расчетной ведомости.

Основанием для начисления премий является соответствующий приказ руководителя учреждения.

Любые удержания из заработной платы (кроме налогов и взносов по государственному социальному страхованию) осуществляются на основании и в порядке предусмотренным трудовым законодательством Кыргызской Республики.

В отношении вычетов (кроме персональных), используемых при расчете подоходного налога, сотрудник предоставляет в бухгалтерскую службу документы, подтверждающие право на получение таких вычетов.

Оплата труда за период временной нетрудоспособности производится на основании Листков нетрудоспособности (больничный лист), выданных медицинскими учреждениями, в размере, установленном действующим законодательством Кыргызской Республики.

Выплата заработной платы осуществляется путем зачисления денежных средств на личные карточные счета сотрудников, открытые в коммерческих банках, а при отсутствии таких счетов - путем выплаты наличных денежных средств из кассы учреждения.

§9. Общая схема документооборота по учету командировочных расходов

В случае направления сотрудника в служебную командировку издается приказ. На основании приказа сотруднику выписывается командировочное удостоверение.

Для выдачи аванса на командировочные расходы сотрудником производится предварительный расчет стоимости проезда, суточных, проживания и других командировочных расходов, предусмотренных законодательством Кыргызской Республики, который прилагается к заявке на получение денежных средств.

По прибытию из командировки сотрудник предоставляет в бухгалтерскую службу авансовый отчет, к которому прилагаются первичные подтверждающие документы: авиабилеты, посадочные талоны, документы по уплате за проезд, подтвержденные администрацией автовокзалов, закупочные акты с индивидуальными предпринимателями работающими по патенту, кассовые чеки и другие документы подтверждающие проезд, инвойсы или другие первичные документы подтверждающие оплату за проживание и другие документы, подтверждающие командировочные расходы.

При отсутствии подтверждающих документов, возмещение командировочных расходов в отношении проезда и проживания производится по нормам, утвержденным действующим законодательством Кыргызской Республики. Суточные расходы возмещаются в соответствии с нормами, утвержденными действующим законодательством Кыргызской Республики.

§10. Общая схема документооборота по учету финансовых инструментов

К финансовым инструментам для целей настоящего Положения относятся кредиты, займы, ссуды, полученные и выданные, а также ценные бумаги приобретенные и выпущенные.

Основанием для признания любого финансового инструмента является договор (соглашение), нормативный правовой акт или внутреннее распоряжение учреждения, инициирующее возникновение финансового инструмента. Дополнительные соглашения являются неотъемлемой частью основного договора.

На ежемесячной основе в соответствии с договором или иным законным основанием, учреждение рассчитывает проценты к получению или к уплате. Проценты рассчитываются по правилам, которые были согласованы сторонами договора, а если такие правила в договоре прямо не указаны, то в соответствии с международным или законодательством Кыргызской Республики в данной сфере.

Все расчеты по процентам утверждаются в письменной форме руководителем учреждения, на балансе которого учитывается данный финансовый инструмент.

Глава V. Исправление ошибок

Причиной ошибок может стать неверное применение требований нормативных правовых актов в области бухгалтерского учета, неверное применение учетной политики, неточность в арифметических вычислениях, неверная классификация хозяйственных операций, неправильная интерпретация имеющейся информации, недобросовестная деятельность должностных лиц учреждения и т.д.

Для обнаружения ошибок главный бухгалтер проводит следующие мероприятия: сверку дебиторской и кредиторской задолженности; сверку остатков денежных средств на казначейских, банковских счетах и в кассе; инвентаризацию товарно-материальных ценностей; обзор бухгалтерских записей, выборочное тестирование и другие уместные процедуры внутреннего контроля.

В случае обнаружения ошибок, главный бухгалтер выясняет причину возникновения ошибок,  лиц, допустивших ошибку и то, как данная ошибка повлияла на финансовую отчетность и отчетность об исполнении бюджета. Если по результатам такого расследования выяснится, что ошибка существенная, то в адрес руководителя учреждения  направляется служебная записка о получении разрешения на исправление ошибок.

Получив письменное одобрение от руководителя учреждения, главный бухгалтер производит исправление ошибки в соответствии с Учетной политикой.

Порядок исправления ошибок в первичных документах описан в настоящем Положении в разделе «Общие требования к документообороту».

Исправление в регистрах бухгалтерского учета в отношении закрытых отчетных периодов не допускается.