ПОЛОЖЕНИЕ о ведомственном архиве Центральной комиссии по выборам и проведению референдумов Кыргызской Республики

1. Общие положения

1.1. Ведомственный архив Центральной комиссии по выборам и проведению референдумов Кыргызской Республики (далее - ЦИК) создается для хранения документов, их учета, упорядочения и использования, а также для подготовки к передаче на постоянное хранение в Центральный государственный архив Кыргызской Республики (далее - ЦГА КР).

1.2. Ведомственный архив ЦИК входит в состав отдела документационного обеспечения. ЦИК обязан обеспечить архив специальным помещением и необходимым оборудованием.

1.3. Ведомственный архив в своей деятельности руководствуется Законом КР "О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики", нормативными правовыми актами ЦИК, приказами председателя ЦИК, Типовой инструкцией по делопроизводству в Кыргызской Республике, утвержденной постановлением Правительства Кыргызской Республики от 23 июля 2012 года № 517, Примерным положением об архиве государственного органа, органа местного самоуправления и иных юридических лиц, утвержденным постановлением Правительства Кыргызской Республики от 18 марта 2014 года № 160 и иными нормативными правовыми актами Кыргызской Республики в сфере архивного дела и делопроизводства, а так же настоящим Положением.

1.4. Ведомственный архив осуществляет свою деятельность в тесном контакте с ЦГА КР.

1.5. При реорганизации или ликвидации ЦИК документы ведомственного архива, а также документы, находящиеся в делопроизводстве, в упорядоченном состоянии передаются учреждению - правопреемнику, а при его отсутствии - в ЦГА КР.

1.6. Для надлежащей организации деятельности архива и проведения работы по экспертизе ценности документов, подлежащих хранению и передаче их в ЦГА КР создается ЭК, положения о деятельности и состав которой утверждается приказом председателя ЦИК.

2. Задачи ведомственного архива

2.1. Комплектование документов, состав которых предусмотрен настоящим Положением.

2.2. Учет и обеспечение сохранности документов.

2.3. Создание научно-справочного аппарата к документам архива.

2.4. Использование документов.

2.5. Подготовка и передача документов относящихся к НАФ КР на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Законом Кыргызской Республики "О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики".

3. Функции ведомственного архива

Архив ЦИК осуществляет следующие функции:

- принимает на хранение законченные делопроизводством упорядоченные документы структурных подразделений ЦИК;

- учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;

- составляет и пополняет научно-справочный аппарат к документам архива;

- организует и проводит экспертизу научной и практической ценности документов, хранящихся в архиве, представляет на рассмотрение постоянно действующей Экспертной комиссии (ЭК) ЦИК годовые разделы описей дел, подлежащих хранению, а также акты о выделении дел к уничтожению в связи с истечением сроков хранения;

- участвует в работе ЭК ЦИК;

- подготавливает и передает на постоянное хранение в ЦГА КР документы, хранящиеся в архиве ЦИК в сроки, установленные Законом Кыргызской Республики "О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики";

- представляет в ЦГА КР сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве ЦИК;

- контролирует сохранность, правильность формирования и оформления дел в структурных подразделениях ЦИК;

- вносит предложения руководству ЦИК о совершенствовании архивного дела и делопроизводства;

- осуществляет использование документов, хранящихся в архиве ЦИК, и выдает в установленном порядке справки, копии, выписки из документов, ведет учет использования документов;

- участвует в разработке нормативно-методических документов по вопросам архива и делопроизводства;

- оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям ЦИК в работе с документами;

- участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации и переподготовке работников архива и службы делопроизводства.

4. Состав документов архива

В состав документов архива ЦИК входят:

- завершенные делопроизводством документы постоянного срока хранения;

- документы по личному составу;

- документы долговременного (свыше 10 лет) срока хранения;

- НСА, учетные документы.

5. Права архива

Архив ЦИК имеет право:

- требовать от структурных подразделений ЦИК своевременной передачи документов в архив в упорядоченном виде;

- контролировать соблюдение правил работы с документами в структурных подразделениях ЦИК;

- запрашивать от структурных подразделений ЦИК необходимые для работы архива сведения;

- привлекать в качестве экспертов и консультантов специалистов ЦИК.

6. Ответственность архива

Архивариус ЦИК несет ответственность за:

- несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

- утрату или несанкционированное уничтожение документов;

- несвоевременную передачу документов на государственное хранение;

- необоснованный отказ в выдаче гражданам архивных справок, выписок, копий документов;

- необоснованный отказ в приеме документов на постоянное хранение в архиве ЦИК;

- непринятие мер по передаче архивных документов правопреемнику или при его отсутствии - в ЦГА КР в случае ликвидации или реорганизации ЦИК;

- непредставление сведений об условиях хранения и количестве хранящихся документов в ЦГА КР;

- незаконную куплю-продажу и иные противозаконные сделки с документами, относящимися к государственной части Национального архивного фонда Кыргызской Республики;

- нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленным законодательством КР.

7. Требования к помещению и оборудованию архива

1. Архив ЦИК должен располагаться в отдельном помещении, оборудованном или приспособленном для хранения документов.

2. Помещение архива должно быть изолировано от рабочих комнат сотрудников, лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов или химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных каналов.

3. Помещение архива должно быть безопасным в пожарном отношении, гарантировано от затопления и иметь запасный выход.

4. В помещении архива не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в помещение архива.

5. Наружные двери помещения архива должны быть обиты металлическим листом и иметь прочные замки. В нерабочее время двери опечатываются или пломбируются. Печать или пломба вместе с ключами хранятся в установленном правилами внутреннего трудового распорядка месте.

6. Помещение архива оборудуется охранной сигнализацией, на окна помещения, расположенного на первом этаже, устанавливаются металлические решетки.

7. Световое оборудование (лампочки, светильники) в помещении архива должно быть закрытого типа; не допускается установка в помещении архива распределительных щитов, предохранителей и рубильников.

8. Помещение архива должно быть оборудовано пожарной сигнализацией и противопожарным оборудованием.

9. Не допускается освещение документов прямым солнечным светом. Для защиты документов от разрушающего воздействия прямых солнечных лучей окна зашториваются или закрашиваются краской.

10. Температурно-влажностный режим хранения документов должен соответствовать следующим параметрам:

В помещениях с нерегулируемым климатом рекомендуется проводить проветривание, установку дополнительных средств увлажнения или осушения воздуха.

11. В помещении для хранения документов на видном месте вывешиваются инструкция о мерах пожарной безопасности, план эвакуации документов на случай пожара или другого бедствия.

12. Помещение архива должно содержаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопление пыли.

13. Для хранения документов в помещении архива должны устанавливаться стационарные металлические стеллажи. Допускается установка деревянных стеллажей при условии их периодической обработки специальными огнезащитными составами.

14. Для хранения секретных, особо ценных дел и учетных документов архива используются сейфы или металлические шкафы.

15. Для выдачи, укладки и перемещения документов работники архива должны быть обеспечены стремянками и специальными тележками.