ВРЕМЕННОЕ ПОЛОЖЕНИЕ об информационной (автоматизированной) системе управления человеческими ресурсами на государственной гражданской службе и муниципальной службе

1. Общие положения

1. Настоящее Положение определяет цели, задачи, порядок ведения, а также права и обязанности пользователей, оператора и владельца информационной (автоматизированной) системы управления человеческими ресурсами на государственной гражданской службе и муниципальной службе.

2. Информационная (автоматизированная) система управления человеческими ресурсами на государственной гражданской службе и муниципальной службе (далее - АИС "е-Kyzmat") представляет собой информационную систему сбора, хранения, обновления и анализа данных о государственных гражданских служащих и муниципальных служащих, работниках, занятых обслуживанием государственных органов и органов местного самоуправления, работниках, замещающих временно отсутствующих государственных гражданских служащих и муниципальных служащих Кыргызской Республики, а также представления информации о штатной структуре конкретного органа, предназначенную для обеспечения эффективного управления человеческими ресурсами на всех этапах прохождения государственной гражданской службы и муниципальной службы.

АИС "е-Kyzmat" функционирует в соответствии с:

- Законом Кыргызской Республики "Об информации персонального характера";

- постановлением Правительства Кыргызской Республики "Об утверждении Порядка получения согласия субъекта персональных данных на сбор и обработку его персональных данных, порядка и формы уведомления субъектов персональных данных о передаче их персональных данных третьей стороне" от 21 ноября 2017 года № 759;

- постановлением Правительства Кыргызской Республики "Об утверждении Требований к обеспечению безопасности и защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, исполнение которых обеспечивает установленные уровни защищенности данных" от 21 ноября 2017 года № 760;

- постановлением Правительства Кыргызской Республики "Об утверждении Требований к защите информации, содержащейся в базах данных государственных информационных систем" от 21 ноября 2017 года № 762.

3. Обладателем исключительных имущественных прав на АИС "е-Kyzmat" является Государственная кадровая служба Кыргызской Республики (далее - владелец АИС "е-Kyzmat") на основании Дополнительного листа № 1 к свидетельству на программу ЭВМ № 451, зарегистрированного 19 апреля 2017 года в Государственной службе интеллектуальной собственности и инноваций при Правительстве Кыргызской Республики.

На владельца АИС "е-Kyzmat" возлагается координация деятельности государственных органов и органов местного самоуправления в рамках процесса внедрения и эксплуатации АИС "е-Kyzmat", а также ведение политики разработки и модернизации.

Владелец АИС "е-Kyzmat" не имеет доступа к персональным данным других государственных органов, органов местного самоуправления.

4. Оператор АИС "е-Kyzmat" - это организация, осуществляющая администрирование и техническое обслуживание серверов АИС "е-Kyzmat", а также иные функции, предусмотренные Регламентом взаимодействия участников АИС "е-Kyzmat" согласно приложению к настоящему Временному положению.

5. Держателями массивов персональных данных определенного государственного органа либо органа местного самоуправления является соответствующий государственный орган, либо орган местного самоуправления. Поддержание актуальности, достоверности и полноты информации в массивах персональных данных возлагается на соответствующие государственные органы и органы местного самоуправления.

6. АИС "е-Kyzmat" является официальным источником информации о государственных гражданских служащих и муниципальных служащих Кыргызской Республики.

7. Доработка/модификация АИС "е-Kyzmat" финансируется из средств бюджета уполномоченного государственного органа по делам государственной гражданской и муниципальной службы, средств республиканского бюджета и иных источников, не запрещенных законодательством Кыргызской Республики.

Техническое сопровождение АИС "е-Kyzmat" финансируется, в части отдельного государственного органа или органа местного самоуправления - из средств бюджета соответствующего государственного органа или органа местного самоуправления Кыргызской Республики.

2. Цель и задачи АИС "е-Kyzmat"

8. Целью функционирования АИС "е-Kyzmat" является автоматизация деятельности государственных гражданских служащих и муниципальных служащих Кыргызской Республики с использованием современных информационных технологий.

9. Задачами функционирования АИС "е-Kyzmat" являются:

- создание единой и достоверной базы данных о государственных гражданских служащих и муниципальных служащих Кыргызской Республики;

- создание и автоматизация единого механизма по управлению кадровым персоналом на всех этапах прохождения государственной гражданской службы и муниципальной службы Кыргызской Республики;

- реализация межведомственного обмена данными о государственных гражданских служащих и муниципальных служащих Кыргызской Республики;

- автоматизация отчетных форм по кадровому составу государственных органов и органов местного самоуправления;

- автоматизация подачи электронной заявки для участия в конкурсе государственных гражданских и муниципальных служащих;

- формирование и ведение базы данных лиц, состоящих в Национальном резерве кадров;

- автоматизация процессов планирования и оценки деятельности государственных гражданских и муниципальных служащих;

- интеграция АИС "е-Kyzmat" с локальными информационными системами о кадровом составе других государственных органов и органов местного самоуправления.

3. Персональные данные, обрабатываемые в АИС "е-Kyzmat"

10. АИС "е-Kyzmat" включает в себя персональные данные государственных гражданских служащих и муниципальных служащих Кыргызской Республики, которые имеют следующую структуру:

1) персональные данные:

- персональный идентификационный номер (ПИН);

- фамилия/имя/отчество;

- пол;

- дата рождения;

- место рождения;

- цифровая фотография;

- гражданство;

- национальность;

- семейное положение;

- место жительства и/или пребывания.

2) персональные данные ближайших родственников:

- степень родства (супруг(а), родители, дети, усыновители, усыновленные, полнородные и неполнородные братья и сестры);

- фамилия, имя, отчество;

3) паспортные данные:

- серия паспорта;

- номер паспорта;

- дата выдачи паспорта;

- орган, выдавший паспорт;

4) сведения трудовой книжки:

- номер трудовой книжки;

- данные по стажу работы, в том числе на государственной службе и муниципальной службе согласно законодательству;

- последнее место работы;

5) сведения военного билета (удостоверения, при наличии):

- номер военного билета;

- военно-учетная специальность (ВУС);

- состав;

- звание;

- состоит ли на учете;

- дата выдачи;

6) сведения о работе:

- дата назначения;

- дата освобождения;

- наименование государственного органа;

- отдел;

- должность;

- вид службы;

- группа/категория должности;

7) образование:

- уровень образования, наименование учебного заведения, специальность, квалификация, год начала и окончания обучения;

- повышение квалификации: номер удостоверяющего документа, период обучения, место проведения обучения;

- научные труды: тематика, степень, звание и дата присвоения звания;

- знание языков: язык, уровень знания;

8) дополнительные сведения:

- награды;

- классные чины;

- отпуска;

- дисциплинарные взыскания;

- командировки (в том числе зарубежные);

- поощрения.

4. Порядок ведения АИС "е-Kyzmat"

11. АИС "е-Kyzmat" ведется сотрудниками службы по управлению персоналом либо уполномоченным лицом по вопросам управления персонала (далее - кадровые подразделения) государственных органов и органов местного самоуправления в электронном виде.

12. Ведение АИС "е-Kyzmat" включает в себя первичное внесение данных, актуализацию, исключение, архивное хранение информации.

13. Первичное внесение данных в АИС "е-Kyzmat" осуществляется на основании нижеследующих документов:

1) личный листок служащего;

2) трудовая книжка служащего;

3) копия паспорта;

4) копия диплома;

5) резюме;

6) автобиография;

7) копия военного билета (при наличии).

14. Актуализация данных АИС "е-Kyzmat" заключается в своевременном внесении изменений (исправлений, дополнений) в данные служащего на основании информации, предоставляемой самим служащим и находящейся в ведении кадровых подразделений государственного органа либо органа местного самоуправления.

15. Исключение данных из АИС "e-Kyzmat" и перевод их в архив осуществляется в случае:

- прекращения службы в государственном органе или органе местного самоуправления;

- выхода или утраты служащим гражданства Кыргызской Республики;

- смерти государственного гражданского служащего или муниципального служащего.

16. Срок хранения данных в архиве определяется в соответствии с законодательством Кыргызской Республики в сфере архивного дела.

5. Права и обязанности пользователей АИС "е-Kyzmat"

17. Пользователями АИС "е-Kyzmat" являются служащие государственных органов и органов местного самоуправления Кыргызской Республики, которым могут быть определены следующие функциональные (пользовательские) роли в АИС "е-Kyzmat":

- пользователи высокого уровня;

- сотрудники кадрового подразделения.

18. Пользователь высокого уровня - это категория пользователей АИС "е-Kyzmat", включающая руководителей государственных органов, органов местного самоуправления, статс-секретарей государственных органов, руководителей аппаратов, ответственных секретарей. Для этой категории предоставляется право просмотра информации относительно возглавляемого государственного органа/органа местного самоуправления/управления/подразделения.

19. Сотрудники кадрового подразделения - это категория пользователей АИС "е-Kyzmat" государственных органов, органов местного самоуправления, которой предоставляется право на ввод, изменение, просмотр, извлечение и ежедневное обновление информации, относящейся к государственному гражданскому служащему или муниципальному служащему.

20. Пользователи высокого уровня обязаны:

- обеспечивать эксплуатацию АИС "е-Kyzmat" на постоянной основе;

- обеспечивать внутренний безопасный доступ к содержащейся в АИС "е-Kyzmat" информации, соблюдение условий безопасности и правил эксплуатации АИС "е-Kyzmat";

- использовать полученную из базы данных АИС "е-Kyzmat" информацию исключительно в служебных целях.

21. Сотрудники кадровых подразделений обязаны:

- обеспечивать сбор, ввод и обработку соответствующей информации в базе данных АИС "е-Kyzmat";

- обеспечивать подлинность собранных и введенных в АИС "е-Kyzmat" данных;

- обеспечивать надлежащую актуализацию данных в АИС "е-Kyzmat";

- в соответствии с Законом Кыргызской Республики "Об информации персонального характера" обеспечивать конфиденциальность сведений, содержащихся в базе данных АИС "е-Kyzmat", для недопущения незаконного копирования, распространения или использования.

22. Пользователи АИС "е-Kyzmat" имеют право:

- получать пользовательскую инструкцию для работы с АИС "е-Kyzmat";

- получать своевременные консультации по использованию АИС "е-Kyzmat";

- обращаться к оператору АИС "е-Kyzmat" с целью устранения программных неполадок в системе;

- обращаться к оператору АИС "е-Kyzmat" по приостановлению доступа к системе во время нахождения в трудовом отпуске или длительной командировочной поездке.

6. Права и обязанности владельца АИС "е-Kyzmat"

23. В обязанности владельца АИС "е-Kyzmat" входит:

- обеспечение координации и мониторинга процесса внедрения АИС "е-Kyzmat" в государственных органах и органах местного самоуправления;

- обеспечение создания учетных записей с присвоением ролей и прав доступа для пользователей АИС "е-Kyzmat" к данным АИС "е-Kyzmat";

- выполнение мониторинга и контроля просмотра информации из АИС "е-Kyzmat", выявление нарушений и составление отчетов о просмотренных данных;

- обеспечение методологической и практической поддержки по вводу, накоплению, хранению, дополнению, исправлению, систематизации и использованию данных, а также модернизации и функционирования АИС "е-Kyzmat";

- организация обучения сотрудников кадровых подразделений государственных органов и органов местного самоуправления, отвечающих за функционирование и накопление данных в АИС "е-Kyzmat";

- информирование пользователей АИС "е-Kyzmat" об изменениях технических условий функционирования АИС "е-Kyzmat".

24. Владелец АИС "е-Kyzmat" имеет право:

- запрашивать информацию у оператора АИС "е-Kyzmat" о рабочем состоянии АИС "е-Kyzmat";

- запрашивать информацию у кадровых подразделений государственных органов и органов местного самоуправления о пользователях АИС "е-Kyzmat";

- на доступ к статистическим данным государственных органов и органов местного самоуправления;

- обращаться к оператору АИС "е-Kyzmat" с предложением о внесении необходимых изменений и дополнений в программный функционал АИС "е-Kyzmat".

7. Права и обязанности оператора АИС "е-Kyzmat"

25. В обязанности оператора АИС "е-Kyzmat" входит:

- обеспечение подключения рабочих мест пользователей АИС "е-Kyzmat" и необходимых для доступа к АИС "е-Kyzmat" приложений;

- обеспечение безопасного доступа к содержащейся в АИС "е-Kyzmat" информации, соблюдения условий безопасности и правил эксплуатации АИС "е-Kyzmat";

- администрирование и техническое обслуживание серверов АИС "е-Kyzmat";

- подготовка пользовательских инструкций для работы пользователей АИС "е-Kyzmat";

- обеспечение работоспособности программно-технических средств АИС "е-Kyzmat" и резервного копирования базы данных;

- обеспечение бесперебойного функционирования АИС "е-Kyzmat" в безопасном информационном пространстве;

- обеспечение обмена информацией посредством системы межведомственного электронного взаимодействия "Тундук";

- принятие соответствующих мер по соблюдению требований защиты информации от внесения изменений и несанкционированного доступа в базу данных АИС "е-Kyzmat" в целях обеспечения сохранности и целостности данных.

Методы и способы защиты информации, используемые в АИС "е-Kyzmat", определяются оператором АИС "е-Kyzmat" в соответствии с Законом Кыргызской Республики "Об информации персонального характера" и постановлением Правительства Кыргызской Республики "Об утверждении Требований к защите информации, содержащейся в базах данных государственных информационных систем" от 21 ноября 2017 года № 762.

26. Оператор АИС "е-Kyzmat" имеет право:

- в случае необходимости и на основании обращения владельца АИС "е-Kyzmat" вносить изменения в программный функционал АИС "е-Kyzmat";

- на основании обращения государственных органов, органов местного самоуправления приостановить доступ их пользователей к системе АИС "е-Kyzmat".

8. Использование, предоставление и защита информации, содержащейся в АИС "е-Kyzmat"

27. При запросе государственного органа, органа местного самоуправления или юридического лица данные АИС "е-Kyzmat" должны предоставляться в соответствии с компетенцией субъекта, обратившегося с таким запросом, и предоставляются государственным органом и органом местного самоуправления с соблюдением требований законодательства в сфере информации персонального характера.

28. Каждый служащий, данные о котором занесены в АИС "е-Kyzmat", имеет право на получение исчерпывающих сведений о своих зарегистрированных данных и внесение в них обоснованных изменений.

29. Данные, содержащиеся в АИС "е-Kyzmat", подлежат защите в соответствии с Законом Кыргызской Республики "Об информации персонального характера" и Законом Кыргызской Республики "Об электронном управлении".

9. Ответственность за функционирование АИС "е-Kyzmat"

30. Пользователи высокого уровня и сотрудники кадровых подразделений несут ответственность за незаконное или несанкционированное распространение, разглашение и использование информации из базы данных АИС "е-Kyzmat" в соответствии с Законом Кыргызской Республики "Об информации персонального характера".

31. Пользователи высокого уровня осуществляют внутренний контроль за формированием, ведением, эксплуатацией АИС "е-Kyzmat", соблюдением норм безопасности доступа к данным.

РЕГЛАМЕНТ взаимодействия участников информационной (автоматизированной) системы управления человеческими ресурсами на государственной гражданской службе и муниципальной службе

1. Общие положения

1. Настоящий Регламент определяет порядок взаимодействия участников информационной (автоматизированной) системы управления человеческими ресурсами на государственной гражданской службе и муниципальной службе.

Информационная (автоматизированная) система управления человеческими ресурсами на государственной гражданской службе и муниципальной службе (далее - АИС "е-Kyzmat") - государственная информационная система, обеспечивающая автоматизацию процессов прохождения государственной гражданской и муниципальной службы, сбора, хранения, обработки и регистрации информации о государственных гражданских и муниципальных служащих, а также о лицах, подающих заявку на участие в конкурсе на замещение вакантной административной должности и на зачисление в Национальный резерв кадров.

2. Участниками взаимодействия АИС "е-Kyzmat" являются:

1) владелец АИС "е-Kyzmat" - уполномоченный государственный орган по делам государственной гражданской службы и муниципальной службы. На владельца АИС "е-Kyzmat" возлагается координация деятельности государственных органов и органов местного самоуправления в рамках процесса внедрения и эксплуатации АИС, а также ведение политики разработки и модернизации АИС "е-Kyzmat";

2) пользователь АИС "е-Kyzmat" - государственные органы, органы местного самоуправления и организации, финансируемые за счет государственного бюджета.

Пользователь АИС поддерживает актуальность, достоверность и полноту информации в массивах персональных данных.

3) оператор АИС "е-Kyzmat" - организация, осуществляющая администрирование и техническое обслуживание серверов АИС "е-Kyzmat", а также иные функции, предусмотренные настоящим Регламентом. Оператор АИС "е-Kyzmat" осуществляет:

- обеспечение подключения рабочих мест пользователей АИС и приложений, необходимых для доступа к АИС "е-Kyzmat";

- обеспечение безопасного доступа к содержащейся в АИС "е-Kyzmat" информации, соблюдение условий безопасности и правил эксплуатации АИС "е-Kyzmat";

- администрирование и техническое обслуживание серверов АИС "е-Kyzmat";

- подготовка пользовательских инструкций для работы пользователей АИС "е-Kyzmat";

- обеспечение работоспособности программно-технических средств АИС "е-Kyzmat" и резервного копирования базы данных;

- обеспечение бесперебойного функционирования АИС "е-Kyzmat" в безопасном информационном пространстве;

- установка и принятие соответствующих мер по соблюдению требований защиты информации от несанкционированного доступа, и внесение изменений в базу данных АИС "е-Kyzmat" в целях обеспечения сохранности и целостности данных. Методы и способы защиты информации, используемые в АИС "е-Kyzmat", определяются оператором АИС "е-Kyzmat" в соответствии с Законом Кыргызской Республики "Об информации персонального характера", а также Законом Кыргызской Республики "Об электронном управлении";

4) держатель массива данных в сфере регистрации населения, актов гражданского состояния, регистрации постоянного места проживания и паспортных данных - уполномоченный государственный орган в сфере регистрации населения, актов гражданского состояния, регистрации постоянного места проживания и паспортных данных.

Держатель массива данных является владельцем центра обработки данных АИС "е-Kyzmat" и обеспечивает его функционирование, техническую поддержку и развитие;

5) ответственный сотрудник - сотрудник государственного органа, органа местного самоуправления, на которого руководителем государственного органа, органа местного самоуправления возложены функции по вводу, поддержанию актуальности и достоверности данных в АИС "е-Kyzmat".

2. Цели и задачи

3. Целью настоящего Регламента является обеспечение эффективного взаимодействия между участниками АИС "е-Kyzmat".

4. Задачами настоящего Регламента является определение конкретных действий участников взаимодействия в рамках АИС "е-Kyzmat".

3. Порядок взаимодействия

5. Владелец АИС "е-Kyzmat" заключает договор с оператором АИС "е-Kyzmat" на разработку, внедрение, обеспечение безопасности данных, защиту информации от несанкционированного доступа и модернизацию системы, а также интеграцию с другими информационными системами.

6. Пользователь АИС "е-Kyzmat" в срок до 5 рабочих дней первого месяца календарного года закрепляет внутренним приказом сотрудников, ответственных за ввод, поддержание актуальности и достоверности данных в АИС "е-Kyzmat".

7. Пользователь АИС "е-Kyzmat" в течение 5 рабочих дней после закрепления ответственных сотрудников заключает соглашение с оператором АИС "е-Kyzmat" о предоставлении доступа к АИС "е-Kyzmat".

Пользователь АИС "е-Kyzmat" в течение 3 рабочих дней со дня заключения соглашения предоставляет оператору АИС "е-Kyzmat" следующие документы:

- заполненная единая форма доступа к АИС "е-Kyzmat" в соответствии с приложением к настоящему Регламенту;

- копия паспорта ответственного сотрудника;

- копия акта о назначении на должность ответственного сотрудника.

8. Оператор АИС "е-Kyzmat" в течение 10 рабочих дней после предоставления пользователем АИС "е-Kyzmat" всех документов, перечисленных в пункте 7, генерирует и направляет пользователю АИС "е-Kyzmat" логин и пароль к АИС "е-Kyzmat".

9. Оператор АИС "е-Kyzmat" в течение 5 рабочих дней после направления логина и пароля пользователю АИС "е-Kyzmat" разрабатывает сертификаты доступа к АИС "е-Kyzmat" и устанавливает сертификаты доступа пользователю АИС "е-Kyzmat".

10. Пользователь АИС "е-Kyzmat" в срок до конца первого квартала отчетного года должен ввести данные о персонале в АИС "е-Kyzmat".

Пользователь АИС "е-Kyzmat" на постоянной основе должен обеспечивать актуальность, полноту и достоверность данных о персонале соответствующего государственного органа, органа местного самоуправления, либо организации, финансируемой за счет бюджетных средств.

11. Владелец АИС "е-Kyzmat", в случае необходимости, обращается к оператору АИС с предложением о проведении модернизации, доработке функционала АИС "е-Kyzmat".

Оператор АИС "е-Kyzmat" в течение срока, определенного между владельцем АИС "е-Kyzmat" и оператором АИС "е-Kyzmat", дорабатывает функционал и осуществляет модернизацию.

Оператор АИС "е-Kyzmat" в течение 5 рабочих дней после завершения срока разработки обновляет функционал АИС "е-Kyzmat" на сервере АИС "е-Kyzmat".

12. Владелец АИС "е-Kyzmat" ведет мониторинг заполняемости данных, поддержание актуальности данных в АИС "е-Kyzmat".

13. Пользователь АИС "е-Kyzmat" при освобождении от занимаемой должности ответственного сотрудника в течение 3 рабочих дней с даты освобождения письменно информирует оператора АИС "е-Kyzmat".

14. Оператор АИС в течение 3 рабочих дней после получения письменного уведомления закрывает доступ указанному сотруднику.

15. Пользователь АИС в течение 3 рабочих дней после освобождения ответственного сотрудника должен определить другого ответственного сотрудника внутренним приказом.

4. Ответственность сторон

16. Каждый персональный пользователь АИС "е-Kyzmat" обязан работать строго с использованием предоставленного логина и пароля.

17. Участники АИС "е-Kyzmat" обязаны обеспечивать конфиденциальность, неразглашение и защиту информации при исполнении своих функций в соответствии с законодательством Кыргызской Республики в сфере защиты информации.

18. Лица, нарушившие нормы настоящего Регламента, несут ответственность в соответствии с законодательством Кыргызской Республики.

19. Обязанность по обеспечению достоверности сведений и данных соответствующего государственного органа, органа местного самоуправления и организации, финансируемой за счет государственного бюджета, передаваемых в АИС "е-Kyzmat", несет соответствующий пользователь АИС "е-Kyzmat".

ЕДИНАЯ ФОРМА доступа к АИС "е-Kyzmat"

1. Персональные данные сотрудника

2. Уровень доступа к АИС "е-Kyzmat"

3. Заполняется сотрудником оператора АИС "е-Kyzmat"

4. Заполняется сотрудником государственного органа

5. Заполняется сотрудником оператора АИС "е-Kyzmat"