УТРАТИЛА СИЛУ

в соответствии с приказом Минфина КР

от 31 декабря 2019 года № 150-П

МЕТОДИЧЕСКАЯ ИНСТРУКЦИЯ

по оценке конкурсных заявок

I. Общие положения

1. Настоящая Методическая инструкция по оценке конкурсных заявок при проведении конкурсных торгов (далее – Инструкция) разработана в целях выполнения требований Закона Кыргызской Республики "О государственных закупках" (далее - Закон) и других нормативных правовых актов в области государственных закупок.

2. Настоящая Инструкция предназначена для использования в работе конкурсными комиссиями закупающих организаций и регламентирует порядок оценки поступивших конкурсных заявок от Участников на участие в конкурсе.

II. Оценка конкурсных заявок

3. Согласно статьи 10 Закона, функции оценки конкурсных заявок выполняет конкурсная комиссия, и по результатам оценки, выносит решение о выборе победителя. Отдел закупок (1), согласно решению конкурсной комиссии, вносит предложение о заключении договора с победителем, либо принимает другое решение в соответствии с Законом Кыргызской Республики "О государственных закупках" (если выявит, что оценка проведена с нарушением норм Закона, просит пересмотреть решение конкурсной комиссии, принимает решение об отмене торгов, в случае отказа победителя от заключения договора, принимает решение о заключении договора со следующим претендентом имеющим второй рейтинг по цене или по наименьшей оцененной стоимости).

4. Для проведения оценки конкурсных заявок, закупающая организация должна обеспечить наличие квалифицированных кадров в составе конкурсной комиссии, с учетом соответствующей квалификации членов комиссий. Если отсутствует необходимая квалификация, закупающая организация может привлечь внешних экспертов.

5. Срок рассмотрения конкурсных заявок конкурсной комиссией не должен превышать 2\3 всего срока действия конкурсной заявки. Оставшийся срок необходим отделу закупок для проверки правильности решения конкурсной комиссии, если необходимо проведение аудита принятого решения, согласно части 11 статьи 29 Закона согласования проекта договора с остальными отделами, публикации объявления о результатах отбора, для отправки уведомления и регистрации договора (в случае финансирования из государственного бюджета бюджетными учреждениями).

6. Информация по оценке конкурсных заявок не должна разглашаться участникам конкурса или иным лицам, которые официально не участвуют в данном процессе, до публикации объявления о победителе конкурса.

III. Правила оценки

7. Согласно статьи 7 Закона, отдел закупок и конкурсная комиссия обязаны соблюдать принцип конфиденциальности представляемой в конкурсной заявке информации, содержащей сведения, являющиеся коммерческой тайной.

8. Оценка и сопоставление конкурсных заявок конкурсной комиссией осуществляется в полном составе членов конкурсной комиссии.

9. Оценка конкурсных заявок участников осуществляется в соответствии с требованиями и критериями, установленными в конкурсной документации. Эти критерии должны соответствовать законодательству по закупкам.

10. Закупающая организация должна закончить оценку конкурсных заявок и присудить договор до истечения срока действия конкурсных заявок. В случаях, когда необходимо дополнительное время для оценки, закупающая организация может направить запрос о продлении срока действия конкурсных заявок всем участникам представивших конкурсные заявки. Участники торгов (1), согласившиеся продлить срок действия своих конкурсных заявок, должны представить данное согласие на официальном бланке поставщика (подрядчика) не изменяя свое предложение, а также должны продлить срок действия гарантийного обеспечения конкурсных заявок. Участники торгов имеют право не продлевать срок действия конкурсных заявок, в этом случае их конкурсная заявка, признается не действительной.

IV. Процедура оценки

11. Процедура оценки не должна проводиться в момент вскрытия конкурсных заявок. Вскрываются оригиналы конкурсных заявок. Процесс оценки должен начинаться сразу после составления протокола вскрытия конкурсных заявок. На процедуре оценки запрещено участие поставщиков (подрядчиков). Конкурсной комиссией, для проведения оценки, вскрывается одна копия конкурсной заявки, которая сопоставляется с оригиналом, и используется в работе. В случае расхождения между оригиналом и копией конкурсных заявок, преимущество имеет оригинал конкурсной заявки. В случае проведения конкурса в электронном формате, вскрытие производится системой (веб-порталом государственных закупок) автоматически в назначенное время.

12. Процедура оценки проводится в три этапа. На всех этапах процедур оценки, конкурсная комиссия, согласно статьи 23 Закона, может запросить у участника конкурса дать разъяснения по поводу его конкурсной заявки. Просьба о разъяснении и ответ на нее должны подаваться в письменном виде, по факсу или электронным сообщением через веб-портал государственных закупок. Не допускается никакие запросы, предложения или разрешения с целью изменения существа конкурсной заявки, или изменения, направленные на то, чтобы сделать конкурсную заявку, не отвечающую требованиям конкурсной документации в последующем отвечающей, за исключением случаев, когда это необходимо, чтобы исправить арифметические ошибки, обнаруженные закупающей организацией при оценке конкурсных заявок, включая изменения цены.

13. Разъяснения, представленные с изменениями сути конкурсной заявки, не должны рассматриваться закупающей организацией. Запрещается запрашивать у участника недостающих документов либо просить поставщика погасить задолженности по налогам, после вскрытия конкурсных заявок.

14. На первом этапе оценки Конкурсная комиссия проводит предварительную оценку конкурсных заявок, на полноту предоставленных конкурсных заявок участников, документальных доказательств квалификации участников, качества товара, и требуемых документов закупающей организацией. При проведении такой проверки заполняется Приложение 1. Предварительная оценка осуществляется следующим образом:

проверка: Конкурсная заявка должна быть подписана лицом, имеющим право подписи. Если конкурсная заявка не подписано руководителем, в пакете конкурсной заявки участника должна быть доверенность дающее право подписи от имени Участника.

полнота конкурсных заявок: Участники конкурса должны предоставить конкурсную заявку в полном объеме. Отсутствие каких-либо документов, запрашиваемых закупающей организацией в конкурсных документах, является основанием для отклонения конкурсных заявок. Если, имели место какие-либо подтирки, вставки между строчками, приписки или другие изменения, они должны быть парафированы (подписаны) участником торгов. В конкурсную заявку Участники конкурса должны приложить постранично подписанные общие и особые условия договора.

правомочность и приемлемость: в ходе оценки закупающая организация должна проверить наличия Участника в Базе данных ненадежных поставщиков, подрядчиков. В случае проведения предварительного квалификационного отбора рассматриваются конкурсные заявки только тех участников торгов, которые прошли предквалификационный отбор. Участник торгов (включая всех партнеров простого товарищества и субподрядчиков) может быть отстранен, если этот участник или его партнер (партнеры) предоставляли консультационные услуги, связанные с данными торгами, или если этот участник торгов является государственным предприятием, юридически несамостоятельным. Конкурсная комиссия должна проверить документы правомочности, а именно устав, свидетельство юридического лица, доверенность на право подписи.

гарантийное обеспечение конкурсной заявки: Предоставленный размер, форма и срок действия гарантийного обеспечения конкурсной заявки Участником конкурса, должна соответствовать требованиям конкурсных документов. Если гарантийное обеспечение конкурсной заявки выдается в виде банковской гарантии, ее текст должен соответствовать форме гарантийного обеспечения конкурсной заявки. Предоставление гарантии должно быть адресовано закупающей организации.

15. В ходе оценки конкурсных заявок, конкурсная комиссия исправляет арифметические ошибки, обнаруженные в ходе рассмотрения конкурсных заявок. Закупающая организация незамедлительно уведомляет о любом таком исправлении поставщика/подрядчика, представившего конкурсную заявку. Арифметическими ошибками является, если существует расхождение между ценой за единицу и общей ценой, полученного в результате умножения. При наличии таких ошибок, преимущество имеет цена за единицу, общую сумму следует исправить с согласия поставщика (подрядчика). Если есть расхождение между словами и цифрами, предпочтение имеет сумма, выраженная словами.

Пример: цена за ед. 10 сом, количество 10 шт., общая сумма 1000 сом. Общая сумма после исправления составит 100 сом. Либо в таблице цен указана сумма в цифрах одна, а в конкурсной заявке указана цифра прописью другая, преимущество имеет цифра, написанная прописью.

Если поставщик (подрядчик) не согласен с исправлением арифметических ошибок, конкурсная заявка этого поставщика (подрядчика) отклоняется. После процедур вскрытия конкурсных заявок, запрещается принимать обращения Участников к конкурсной комиссии или отделу закупок, которые выявили в своих конкурсных заявках неточности или "технические ошибки", которые повлекут изменения существа конкурсной заявки, в том числе изменение цены.

16. В случае если участникам было предложено подать конкурсную заявку в разных валютах, для сравнения цены конкурсных заявок, они должны быть переведены в единую валюту, указанной закупающей организацией в конкурсных документах. Конкурсная комиссия должна провести пересчёт к единой валюте по обменному курсу, зафиксированному Национальным банком, на день вскрытия конкурсных заявок.

17. На втором этапе оценки, изучается соответствие квалификации участника конкурса требованиям конкурсной документации и заполняется Приложение 2. Конкурсная комиссия проводит оценку квалификации поставщиков/подрядчиков. При оценке квалификации участников конкурса, конкурсная комиссия должна использовать критерии характеризующие:

профессиональные знания участника;

наличие финансовых средств, оборудования и других материальных возможностей для выполнения договора;

опыт, репутацию, отзывы;

надежность;

банковские гарантии, залоги, поручительства;

наличие соответствующих специалистов или квалифицированных кадров для выполнения договора.

18. Согласно статьи 29 Закона, конкурсная комиссия должна отклонить конкурсные заявки не соответствующие установленным квалификационным требованиям. Отклонение должно быть по следующим причинам:

в период оценки был включен в Базу данных ненадежных поставщиков /подрядчиков;

наличие задолженности на момент участия в конкурсе (представленная справка должна быть за отчетный период), не зависимо от суммы задолженности;

наличие убытков компании за последний год;

отсутствие опыта поставок, выполнение работ/услуг, выраженных в аналогичных поставках или выполненных работ/услуг;

отсутствие материальных возможностей;

отсутствие оборудования на выполнение договора;

наличие договора строительства и оказания услуг на стадии выполнения менее чем на 70%;

отсутствие лицензии на выполнение работ/услуг.

19. На третьем этапе оценки все предложения должны быть проверены на соответствие основным техническим требованиям конкурсных документов. Примерами несоответствия техническим требованиям, являющиеся основанием для отклонения конкурсной заявки: несоответствие важным техническим требованиям (т.е. предложение абсолютно разных типов оборудования или материалов вместо требуемых, производственная мощность ниже требуемого, оборудование, не способное выполнять основные функции, для которых оно предназначено, и т.д). Данная оценка должна носить форму оценки, по которым могут принимать только два значения: "Полностью соответствует условиям Конкурса" и "Не соответствует условиям Конкурса". Каждый член конкурсной комиссии, участвующий в оценке заявок по отборочным критериям должен внести соответствующие знаки ("+" или "-") в приведенной в Приложении № 3. Конкурсные заявки, не обеспечивающие требуемые характеристики отклоняются, как несоответствующие техническим требованиям. Если предложение Участника превышает требуемый минимум установленный в конкурсной документации, его заявка не может являться более предпочтительным, чем заявка удовлетворяющие установленному минимуму.

20. Альтернативные предложения со стороны поставщика (подрядчика) не принимаются.

21. В конкурсных документах, помимо цены, должны конкретно указываться другие критерии оценки, которые будут учитываться при рассмотрении заявок, для определения самой низкой оцененной стоимости предложения. При рассмотрении предложений, если предусмотрено в конкурсной документации, на поставку товаров должны приниматься во внимание такие факторы:

расходы на перевозку;

включение в цену всех налогов, пошлин и сборов (поставщик является резидентом или нерезидентом);

наличие страхования;

график платежей;

сроки поставки;

эксплуатационные расходы;

наличие запчастей и возможности технического обслуживания оборудования;

расходы, связанные с обучением персонала, техникой безопасности и охраной окружающей среды;

наличие предусмотренных скидок;

срок предоставления гарантии качества товара (работ, услуг).

22. При оценке стоимости конкурсной заявки по закупке работ оценка стоимости предложений осуществляется исключительно в денежном выражении. При рассмотрении Ведомости объемов работ участников, выявленные факты упущенных (неоцененных) позиций в ведомости объемов работ участников считать существенным несоответствием техническим требованиям конкурсных документов, являющихся основанием для отклонения конкурсной заявки.

23. В случае если товары разделены на отдельные лоты, оценка должна осуществляться по каждому лоту отдельно. Если Участники предоставили скидки при условии присуждения победителем более двух и более лотов. Конкурсная комиссия должна озвучить данное условие при проведении процедуры вскрытия. Если данное условие не озвучено, то в дальнейшем нельзя рассматривать применение скидок.

24. При оценке, конкурсная комиссия отклоняет конкурсные заявки из-за значительного несоответствия конкурсной заявки Участника к установленным требованиям в конкурсной документации в соответствии со статьей 29 Закона. К таким значительным отклонениям относятся следующие:

отсутствие формы конкурсной заявки Участника;

участник конкурса не соглашается с исправлением арифметических ошибок, выявленных при оценке;

невыполнение технических условий, когда взамен предлагается другая конструкция или продукция, не обеспечивающая эквивалентность важнейших эксплуатационных параметров или других требований;

составление графика начала работ по договору, доставки, монтажа или строительства, который не совпадает с требуемыми (окончательными) датами или контрольными показателями хода работ;

привлечение субподрядчиков, не соответствующих квалификационным требованиям конкурсной документации;

отказ от выполнения важных обязанностей и ответственности, которые предусмотрены в документации для торгов, например, отказ от предоставления гарантий на выполнение договора и оформления страхования;

противоречие важнейшим положениям, таким как применимое право, налоги и пошлины, процедуры урегулирования споров.

25. Допускаются незначительные несоответствия, мелкие погрешности или неточности в представленной конкурсной заявке. Не существенным отклонениями могут быть неточности, не влияющие на оценку, например (3) такие как:

требование конкурсной документации установлено 2 года и установлен общий объем выполненных поставок, работ и услуг, например, 20 млн. сом. Участник конкурса предоставил документы, свидетельствующие 1 год 6 месяцев или 1 год 8 месяцев, однако, объем выполненных поставок составило более установленных 20 млн. сом;

установлено требование предоставление конкурсной заявки в сомах, участник предоставил в долларах США и т.д.;

предоставление гарантийного обеспечения конкурсной заявки или исполнения договора не по форме установленным в конкурсной документации. Например: требовалось ГОКЗ в виде наличных средств, участник предоставил в виде банковской гарантии. В случае после выявления арифметических ошибок, требуемая гарантия стала меньше цены предложения;

предоставлены копии справок об отсутствии задолженности по налогам и обязательным платежам, хотя требовалось предоставление оригинала.

26. В соответствии со статьей 4 Закона, Закупающая организация может, при участии в закупках иностранных поставщиков/подрядчиков, внутренним поставщикам при прочих равных условиях предоставить льготы.

27. Результаты оценки заявки заполняется каждым членом конкурсной комиссии, и оформляются членами конкурсной комиссии в оценочных отчетах (Приложение 3). После, конкурсной комиссией определяется оцененная стоимость конкурсной заявки, которая включает в себя выявление арифметических ошибок, применение льгот, скидок, оценка упущенных позиций и т.д. и заполняется Приложение 4.

V. Права закупающей организации отменять и признавать конкурсы несостоявшимися

28. Отменять торги и признавать торги не состоявшимися, согласно статьи 10 Закона наделен правом отдел закупок на основании решения конкурсной комиссии либо самостоятельно. Закупающая организация отменяет торги в случае, если проведение закупок перестало соответствовать государственным интересам в связи с непредвиденными серьезными изменениями ситуации. Торги отменяются в следующих случаях:

отклонены все заявки;

минимальная цена конкурсных заявок превышают сумму, выделяемую закупающей организацией.

29. В случае если при проведении оценки были отклонены все заявки или превышение предложения Участниками суммы, предусмотренной на данную закупку, следует заполнять все приложения, а также протокол процедур закупок, который размещается на веб-портале государственных закупок.

30. При принятии решения об отмене конкурса следует отправить уведомление об отмене всем Участникам данного конкурса, если конкурс проходил в электронном формате, необходимо отменить конкурс на веб-портале государственных закупок с указанием причины отмены.

VI. Определение конкурсной заявки отвечающей по существу требованиям и с наименьшей оцененной стоимостью

31. После завершения оценки, Конкурсная комиссия согласно приложению 4 выносит решение для заключения договора и представляет в отдел закупок Участника конкурса, который представил конкурсную заявку отвечающей требованиям по квалификации, по существу, по установленным критериям оценки, и с наименьшей оцененной стоимостью или наименьшей ценой.

32. После проведения оценки и заполнения всех приложенных форм оценочных отчетов, составляется протокол процедур закупок и подписывается полным составом конкурсной комиссии.

VII. Уведомление о присуждении договора

33. После определения победителя конкурса, Закупающая организация направляет уведомление о присуждении договора победителю. В уведомление о присуждении Договора указывается наименование и адрес победителя конкурса и цена договора. Закупающая организация, уведомление о присуждении договора, направляет в течение срока действия конкурсной заявки.

VIII. Подписания и вступление в силу Договора

34. Победитель, после получения уведомления о присуждении договора должен подписать договор и предоставить гарантийное обеспечение исполнения договора.

35. В случае если участник конкурса, чья конкурсная заявка была определена победителем, не сможет подписать договор о закупках в соответствии с его конкурсной заявкой, или не сможет предоставить гарантийное обеспечение исполнения договора, гарантийное обеспечение конкурсной заявки удерживается и Закупающая организация определяет победителем последующего поставщика/подрядчика, который отвечал требованиям конкурсной документации и являлся вторым по рейтингу оценки.

36. Закупающая организация должна подписать договор только на условиях конкурсной заявки победителя.

37. Договор государственных закупок вступает в силу с даты его подписания сторонами за исключением договоров бюджетных учреждений, финансируемых из государственного бюджета, которые считается заключенными со дня регистрации договора в уполномоченном государственном органе согласно законодательству Кыргызской Республики.

38. Закупающая организация должна направить уведомление о заключении договора закупки, с даты заключения доводится до сведения всех поставщиков/подрядчиков, принимавших участие в процедурах закупок с указанием наименования, адреса поставщика/подрядчика, с которым будет заключен договор, и цена договора.

39. Закупающая организация в течение трех рабочий дней размещает на веб-портале государственных закупок информацию о произведенном выборе с указанием наименования поставщика (подрядчика), выигравшего конкурс, цены представленной им заявки.

IX. Заключительные положения

40. Все вопросы, касающиеся оценки конкурсных предложений и определения победителя конкурса, не отраженные в настоящей Инструкции, регулируются действующим законодательством Кыргызской Республики.

41. В случае изменения законодательства и вступления в противоречие с ним отдельных пунктов настоящей Инструкции, применяются нормы нормативного правового акта в сфере государственных закупок, имеющий более высокую юридическую силу.

(1) - Один из отделов закупающей организации, на которую возложены обязательства проводит конкурс.

(2) – Участники, участники торгов, участники конкурса – поставщики (подрядчики) принимающие участие в проводимом конкурсе.

(3) – Перечисленные примеры являются не полным перечнем возникающих ситуаций.

Форма оценки полноты представленных документов

Результаты предварительного изучения конкурсных заявок: ______________

Подпись председателя и членов конкурсной комиссии

________________________________________________

Форма оценки на соответствие квалификационным требованиям

Результаты изучения конкурсных заявок соответствия квалификационным требованиям:

отклонены конкурсные заявки __________________________

указать причины:_____________________________________

допущены для последующей оценки: ___________________

Подписи председателя и членов конкурсной комиссии:

_____________________________________________________

Форма оценки конкурсных заявок на соответствие техническим требованиям

Развернутые обоснования оценки и комментарии:

Участник: №_: ___________________________________________

Участник: №_: ___________________________________________

Участник: №_: ___________________________________________

Отклонены конкурсные заявки:

________________________________________________________

Соответствует требованиям конкурсной документации:

Подпись председателя и членов конкурсной комиссии:

________________________________________________________

Окончательная оценка конкурсных заявок

По результатам оценки Конкурсной комиссией определено

1 место:_____________________________________

2 место:_____________________________________

3 место:_____________________________________

Вынесено решение конкурсной комиссии по определению победителя:

_____________________________________________

Председатель конкурсной комиссии:__________________

Члены конкурсной комиссии:_________________________

Особое мнение членов конкурсной комиссии:

___________________________________________________