Загрузка документа…
Приложение 3 |
|
| Утвержден приказом Министерства цифрового развития Кыргызской Республики от 5 августа 2022 года № 3-д |
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ государственной услуги "Предоставление копий документов из архивного фонда"
(глава 6 номер 41 Единого реестра (перечня) государственных услуг)
1. Общие положения
1. Предоставление данной государственной услуги осуществляется учреждениями, подведомственными Государственному архивному агентству при Министерстве цифрового развития Кыргызской Республики:
- центральными государственными архивами Кыргызской Республики (кроме Центрального государственного архива Кинофотофонодокументов Кыргызской Республики);
- областными государственными архивами;
- Южным межрегиональным государственным архивом общественно-политической документации;
- городскими государственными архивами;
- районными государственными архивами.
2. Административный регламент данной услуги соответствует требованиям соответствующего стандарта услуги, утвержденного постановлением Правительства Кыргызской Республики от 3 июня 2014 года № 303 (в редакции от 1 июля 2021 года № 52).
3. Ключевые параметры, заданные стандартом услуги:
(1) Предельное время на прием запроса - не более 15 минут. Время на выдачу изготовленных копий документов - не более 15 минут. Общее время на предоставление услуги при большом объеме документов (заказ на выдачу единиц хранения, копирование, возврат в хранилище, оформление и заверение копий) составляет не более 30 календарных дней.
(2) Перечень документов, необходимых для предоставления услуги:
а) документ, удостоверяющий личность;
б) заявление (для физ. лиц), заявка (для юр. лиц) или письмо установленной формы;
в) квитанция об оплате услуги (юридические лица, дополнительно представляют документ, подтверждающий полномочия его представителя (доверенность).
(3) Стоимость услуги: Платная. Определяется приказом уполномоченного органа по согласованию с уполномоченным органом в сфере антимонопольного регулирования.
(4) Результат услуги: Выдача копий архивных документов на бумажных и цифровых носителях или отрицательный ответ на запрос при отсутствии в архивных документах необходимой заявителю информации.
4. Нормативно-правовые документы, служащие основанием оказания государственной услуги:
- Закон Кыргызской Республики "О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики";
- Закон Кыргызской Республики "О порядке рассмотрения обращений граждан";
- Закон Кыргызской Республики "О доступе к информации, находящейся в ведении государственных органов и органов местного самоуправления Кыргызской Республики";
- Постановление Кабинета Министров Кыргызской Республики "О вопросах Министерства цифрового развития Кыргызской Республики" от 1 июня 2021 года;
- Постановление Правительства Кыргызской Республики "Об утверждении Соглашения о принципах и формах взаимодействия государств-участников СНГ в области использования архивной информации" от 20 января 2000 года № 33" (далее - Соглашение).
2. Перечень процедур, выполняемых в процессе предоставления услуги
№ | Название процедуры | Примечание |
1 | Поступление заказа при личном обращении (запроса), заявления установленной формы и поступившего через электронный сайт archive.kg, portal.tunduk.kg | Регистрация осуществляется в АИС "Электронная регистрация". Заказ или анкета передается на исполнение |
2 | Исполнение запроса (заказа) или анкеты-заявления для копирования архивных документов | При наличии необходимой информации исполняется по документам, поступившим на хранение в государственный архив; Отказ составляется мотивированно; Первичная проверка и регистрация поданных заявителем документов для предоставления государственной услуги или отказ в приеме заявления |
3 | Выдача копий архивных документов | - Выдача копий архивных документов или отрицательного ответа лично заявителю - Получатель расписывается в заявлении с указанием даты получения |
3. Блок-схема взаимосвязи процедур
Фронт-офис | |||||||||||||||
|
|
| |||||||||||||
|
|
| |||||||||||||
| 1 |
| 2 |
|
| 3 |
|
| 4 |
| |||||
|
| ||||||||||||||
|
|
| Бэк-офис |
| |||||||||||
|
|
|
| ||||||||||||
| отказ |
| |||||||||||||
| |||||||||||||||
4. Описание процедур и их характеристики
Название процедуры | Исполнитель, должностное лицо | Продолжительность действий | Результат действия | Документы регулирующие действия | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Процедура 1. Поступление заказа при личном обращении (запроса), анкеты-заявления и поступившего через электронный сайт archive.kg | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Действие 1.1. Поступление запроса или анкеты-заявления | Сотрудник государственного архива, занимающийся регистрацией запросов, заявлений | Не более 15 минут | Зарегистрированный (заказ) запрос или анкета-заявление | - Закон КР "О НАФ КР"; - Закон КР "О порядке рассмотрения обращений граждан"; - Типовая инструкция по делопроизводству; - Основные правила; - Стандарт | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Действие 1.2. Определение заказа и информирование заявителя об исполнении или отказе | Сотрудник государственного архива, занимающийся регистрацией запросов, заявлений | Не более 5 минут | Сотрудник за выполнение данного административного действия обязан: - Определить подлежит ли запрос (заказ) к исполнению в данном архиве, если документ имеет ограниченный доступ, гриф секретности или отсутствие данного документа то предоставленный мотивированный отказ, - Принятые все необходимые меры для дачи полного и компетентного ответа | - Закон КР "О НАФ КР"; - Закон КР "О порядке рассмотрения обращений граждан"; - Типовая инструкция; - Основные правила; - Стандарт; - Инструкция | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Действие 1.3. Внесение заявки руководству на рассмотрение, визирование заказа или анкеты-заявления руководителем | Руководитель архива | Не более 10 минут | Разрешение на изготовление копии архивного документа | - Инструкция | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Действие 1.4. Передача (заказа) запроса или анкеты-заявления исполнителю | Сотрудник, исполняющий запрос или анкету-заявление | Не более 5 минут | Запрос или заявление (заказ) передан на исполнение | - Инструкция | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Результат процедуры 1: Запрос или анкета-заявление (заказ) передан на исполнение | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Продолжительность процедуры: прием запроса - 15 минут; выдача изготовленных копий документов - 15 минут; Общее время предоставления услуги составляет не более 30 календарных дней | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Тип процедуры 1: Организационно-управленческий | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Процедура 2. Исполнение запроса (заказа) или анкеты-заявления для копии архивных документов | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Действие 2.1. Получение дел из архивохранилища по заказу сотрудника архива (требование) | Сотрудник, исполняющий запрос или анкету-заявление | Не более 15 минут | Полученные дела для просмотра | - Основные правила; - Инструкция; - Основные правила | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Действие 2.2. Просмотр дел (заявителем), выборка документов для копирования | Сотрудник, исполняющий запрос или анкету-заявление | В зависимости от объема работ | Просмотренные дела заявителем научно-справочного аппарата архива (описей дел, баз данных, путеводителя архива и др.) | - Основные правила; - Инструкция | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Действие 2.3. Копирование архивных документов | Сотрудник, исполняющий запрос или заявление (ксерокопия) или сотрудник отдела Научно-справочного аппарата (сканирование) | В зависимости от объема работ | Копии документов (скопированный или отсканированный документ) | - Основные правила; - Типовые нормы времени и выработки на основные виды работ | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Действие 2.4. Возврат дел: полистная проверка (сотрудником, заведующий читального зала) | Сотрудник, исполняющий запрос или анкету-заявление | В зависимости от объема работ | Целостность и сохранность документов | - Основные правила; - Инструкция; | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Действие 2.5. Заверение (Основание) копированного документа и подпись исполнителя | Сотрудник, исполняющий запрос или анкету-заявление | В зависимости от объема работ | Оформленный документ и прошивка копий архивных документов | - Инструкция; - Основные правила | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Действие 2.6. Подпись руководителя, штамп и печать учреждения | Руководитель архива | Не более 10 минут | Подписанные и заверенные гербовой печатью копии архивных документов | - Инструкция; - Основные правила | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Действие 2.7. Подсчет стоимости государственной услуги | Сотрудник, исполняющий запрос или анкету-заявление | Не более 10 минут | Реквизиты архивного учреждения для оплаты в банке за предоставляемую услугу | - Прейскурант цен | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Тип процедуры 2: специальный | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Продолжительность процедуры: в зависимости от объема работ | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Результат процедуры: Копии документов (скопированный или отсканированный документ) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Процедура 3. Выдача копий архивного документа | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Действие 3.1. Прием заявителя и внесение записи (автоматизированная регистрация) в журнал регистрации выданных архивных справок, выписок и копий | Сотрудник, исполняющий запрос или анкету-заявление | Не более 10 минут | - Проставленный регистрационный номер и дата бланка | - Инструкция; - Основные правила | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Действие 3.2. Выдача копий архивного документа | Сотрудник, исполняющий запрос или анкету-заявление | Не более 3 минуты | Выдача копии или отсканированного архивного документа | - Основные правила | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Тип процедуры 3: Административный | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Продолжительность процедуры: не более 10 минут | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Результат процедуры: Выдача копии или отсканированного архивного документа | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
5. Схемы (алгоритмы) выполнения процедур Процедура 1 Поступление заказа (запроса), анкеты-заявления
Процедура 2: Исполнение запроса (заказа) или анкеты-заявления для копии архивных документов
Процедура 3: Выдача копий архивного документа
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
5. Схемы (алгоритмы) выполнения процедур
6. Контроль исполнения требований административного регламента
6. За исполнением требований административного регламента проводится внутренний (текущий) и внешний контроль.
1) Внутренний (текущий) контроль за исполнением требований административного регламента осуществляется руководителем государственного архива.
2) Внутренний (текущий) контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения сотрудниками положений административного регламента, а также принятых в процессе предоставления государственной услуги решений.
3) Периодичность проведения проверок составляет не более одного раза в полугодие. Внеплановые проверки проводятся по заявлению потребителей услуги.
4) По результатам проведения проверок принимаются меры по устранению выявленных нарушений требований административного регламента, а также рассматривается вопрос об ответственности виновных лиц в соответствии с законодательством Кыргызской Республики.
7. Внешний контроль за исполнением требований административного регламента осуществляется комиссией, образуемой Государственным архивным агентством при Министерстве цифрового развития Кыргызской Республики.
1) Результаты работы комиссии оформляются в виде справки, в которую могут быть внесены предложения по изменению административного регламента.
2) В течение 3 рабочих дней со дня подписания справки, она направляется в учреждение, предоставляющее данную услугу.
В месячный срок с даты поступления справки должны быть приняты меры по устранению выявленных нарушений и недостатков, меры дисциплинарного и административного воздействия в отношении должностных лиц и сотрудников, допустивших данные нарушения.
При необходимости, также в установленном порядке инициируется внесение изменений в административный регламент.
3) Внешний контроль за исполнением требований административного регламента проводится ежегодно.
7. Ответственность должностных лиц за нарушение требований административного регламента
8. За нарушение требований административного регламента должностные лица несут ответственность в порядке, установленном законодательством Кыргызской Республики.
9. В случае передачи услуги или ее части в аутсорсинг на исполнение частным физическим и/или юридическим лицам, ответственность за соблюдение требований административного регламента предоставления услуги сохраняется за учреждением, ответственным за предоставление данной услуги.
8. Заключительные положения
10. Административный регламент подлежит пересмотру одновременно с пересмотром Стандарта услуги и по мере необходимости.
9. Разработчики административного регламента
1. Чекирова Анара Медетбековна - заведующий отдела по работе с документами Национального архивного фонда Кыргызской Республики Государственного архивного агентства при Министерстве цифрового развития Кыргызской Республики.
2. Жолдошбекова Бакыт Жолдошбековна - начальник отдела использования и публикации Центрального государственного архива Кыргызской Республики.