Загрузка документа…
Приложение 5 |
|
| Утвержден приказом Министерства цифрового развития Кыргызской Республики от 5 августа 2022 года № 3-д |
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ государственной услуги "Выдача документов во временное пользование из архивного фонда вне территории архивного учреждения"
(глава 6 номер 43 Единого реестра (перечня) государственных услуг)
1. Общие положения
1. Предоставление данной государственной услуги осуществляется учреждениями, подведомственными Государственному архивному агентству при Министерстве цифрового развития Кыргызской Республики:
- центральными государственными архивами Кыргызской Республики (кроме ЦГА КФФД КР);
- областными государственными архивами;
- Южным межрегиональным государственным архивом общественно-политической документации;
- городскими государственными архивами;
- районными государственными архивами.
2. Административный регламент данной услуги соответствует требованиям соответствующего стандарта услуги, утвержденного постановлением Правительства Кыргызской Республики от 3 июня 2014 года № 303 (в редакции от 1 июля 2021 года № 52).
3. Ключевые параметры, заданные стандартом услуги:
(1) Общее время предоставления услуги: на ожидание в очереди и прием запроса составляет не более 20 минут. Предельное время на выдачу оформленных единиц хранения документов составляет не более 30 минут. Предельное время пользования архивными делами вне архивной территории определяется условиями договора.
Перечень документов, необходимых для предоставления услуги:
(2) а) документ удостоверяющий личность;
б) заявление, письмо установленной формы;
в) квитанция об оплате государственной услуги;
г) Юридические лица дополнительно предоставляют документ, подтверждающий полномочия его представителя (доверенность);
д) разрешение (расписка) фондообразователя (при его смерти разрешение его близких родственников);
(3) Стоимость услуги: Платная. Определяется приказом уполномоченного органа по согласованию с уполномоченным органом в сфере антимонопольного регулирования.
(4) Результат услуги: Получение архивных документов, архивная выписка, архивная копия или отрицательный ответ на запрос при отсутствии в архивных документах.
4. Нормативно-правовые документы, служащие основанием оказания государственной услуги:
- Закон Кыргызской Республики "О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики";
- Закон Кыргызской Республики "О порядке рассмотрения обращений граждан";
- Закон Кыргызской Республики "О доступе к информации, находящейся в ведении государственных органов и органов местного самоуправления Кыргызской Республики";
- Постановление Кабинета Министров Кыргызской Республики "О вопросах Министерства цифрового развития Кыргызской Республики" от 1 июня 2021 года;
- Закон Кыргызской Республики "О защите государственных секретов Кыргызской Республики";
- Постановление Правительства Кыргызской Республики от 3 июня 2014 года № 303 "Об утверждении стандартов государственных услуг, оказываемых физическим и юридическим лицам органами исполнительной власти, их структурными подразделениями и подведомственными учреждениями" (в редакции от 1 июля 2021 года № 52), (далее - Стандарт);
- Основные правила работы государственных архивов Кыргызской Республики, утвержденные приказом Архивного агентства № 46/1 от 17 августа 2009 года (далее - Основные правила).
2. Перечень процедур, выполняемых в процессе предоставления услуги
№ | Название процедур | Примечание |
1 | Прием заявлений, письма установленной формы при личном обращении и поступившего через электронный сайт archive.kg и portal.tunduk.kg | а) Прием запроса при личном обращении заявителя в государственный архив; б) прием запроса, поступившего через электронный сайт archive.kg и portal.tunduk.kg |
2 | Принятие решения об отказе/выдаче архивных документов во временное пользование | Информирование потребителей о принятом решении |
3 | Подготовка архивных документов к выдаче во временное пользование вне территории или отказ | Регистрация документов, уведомление потребителей об ответственности, о сохранности документов |
4 | Выдача архивных документов во временное пользование вне территории | Регистрация в книге выдачи архивных документов |
5 | Прием архивных документов от получателя и возвращение их в архивохранилища | Возврат архивных документов |
3. Блок-схема взаимосвязи процедур
Фронт-офис | |||||||||||||||
|
|
| |||||||||||||
|
|
| |||||||||||||
| 1 |
| 2 |
|
| 3 |
|
| 4 | ||||||
|
| ||||||||||||||
|
|
| Бэк-офис |
| |||||||||||
|
|
|
| ||||||||||||
| отказ |
| |||||||||||||
| |||||||||||||||
4. Описание процедур и их характеристики
Название процедуры и действий | Исполнитель, должностное лицо | Продолжительность действий | Результат действия | Документы, регулирующие действия |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Процедура 1. Прием заявлений, письма установленной формы | ||||
Действие 1.1. Прием заявлений, письма установленной формы (заказ по договору) | Сотрудник государственного архива, занимающийся регистрацией запросов, заявлений | не более 10 минут при личном приеме | Зарегистрированный (заказ) запрос или анкета-заявление | Основные правила |
Действие 1.2. Определение заявлений, писем и информирование заявителя об исполнении или отказе | Сотрудник государственного архива, занимающийся регистрацией запросов, заявлений | Не более 10 минут | Сотрудник за выполнение данного административного действия обязан: - Определить подлежит ли запрос (заказ) к исполнению в данном архиве, если документ имеет ограниченный доступ, гриф секретности, в случае отсутствие данного документа то предоставленный мотивированный отказ, - Принятые все необходимые меры для дачи полного и компетентного ответа | - Закон КР "О НАФ КР"; - Закон КР "О порядке рассмотрения обращений граждан"; - Основные правила |
Действие 1.3. Рассмотрение заявлений и писем | Руководитель архива | Не более 10 минут | визирование заявлений и писем руководителем | Основные правила |
Результат процедуры 1: Запрос или анкета-заявление (заказ) передан на исполнение | ||||
Продолжительность процедуры 1: в течение 30 минут | ||||
Тип процедуры 1: административный | ||||
Номер следующей процедуры 2 | ||||
Процедура 2. Принятие решения об отказе/выдаче архивных документов во временное пользование | ||||
Действие 2.1. Выдача/отказ в предоставлении архивных документов во временное пользование | Руководитель архивного учреждения | Не более 10 минут | Разрешение или отказ выдачи архивных документов: - если документ имеет ограниченный доступ, гриф секретности или отсутствие данного документа то предоставленный мотивированный отказ, - Принятые все необходимые меры для дачи полного и компетентного ответа | - Закон КР "О НАФ КР"; - Закон КР "О порядке рассмотрения обращений граждан"; - Закон КР "О защите государственных секретов Кыргызской Республики"; - Основные правила; - Стандарт; - Инструкция |
Действие 2.2. Заключается договор между государственным архивом и потребителем (юридическим и физическими лицами) | руководитель государственного архива и руководитель организации | Максимальная длительность - 3 рабочих дня | Заключается договор | - Основные правила |
Результат процедуры 2: Заключается договор между государственным архивом и организацией | ||||
Продолжительность процедуры 2: в течение 3 рабочих дней | ||||
Тип процедуры 1: административный | ||||
Номер следующей процедуры 3 | ||||
Процедура 3. Подготовка архивных документов к выдаче во временное пользование | ||||
Действие 3.1. Оформление заказа (требования) на выдачу дел из архивохранилища | Сотрудники отдела по обеспечению сохранности документов и архивохранилища | Не более 15 минут | Производит выемку архивных документов, проводит сверку архивных шифров и заголовков дел с описью дел. Проводит полистную проверку архивных дел и регистрирует выдачу архивных документов в книге выдачи архивных документов из хранилища сотрудникам архива | - Основные правила |
Действие 3.2. Оформляется акт о выдачи документальных материалов во временное пользование из архивного фонда вне территории архивного учреждения (в двух экземплярах) | Сотрудники отдела по обеспечению сохранности документов и заявитель | Не более 15 минут | Дела и другие материалы предоставляются пользователям на основании заполненных бланков заказов (требований). Требования заполняются в 2 экземплярах и выдаются пользователям под расписку за каждую единицу предоставленного материала | - Основные правила; - Инструкция |
Результат процедуры 3: оформление документов, составление акта о выдаче архивных документов во временное пользование | ||||
Продолжительность процедуры 1: 30 минут | ||||
Тип процедуры 1: административный | ||||
Номер следующей процедуры 4 | ||||
Процедура 4. Выдача архивных документов во временное пользование | ||||
Действие 4.1. Регистрация в журнале учета выдачи дел во временное пользования вне территории архивных учреждений | Сотрудники отдела по обеспечению сохранности документов и заявитель | Не более 10 минут | Заполняется в журнал учета выдачи дел во временное пользования данные сотрудника или заявителя за полученные архивные документы | - Основные правила; - Инструкция |
Действие 4.2. Выдача документов во временное пользование из архивного фонда вне территории архивного учреждения | Сотрудники отдела по обеспечению сохранности документов и заявитель | Не более 20 минут | Выдается архивный документ (дело) потребителю | - Закон КР "О НАФ КР"; - Закон КР "О защите государственных секретов Кыргызской Республики", - Основные правила |
Результат процедуры 4: Регистрация о выдаче архивных документов во временное пользование и выдача | ||||
Продолжительность процедуры 1: 30 минут | ||||
Тип процедуры 1: административный | ||||
Номер следующей процедуры 5 | ||||
Процедура 5. Контроль выданных документов и возвращение документов в хранилища | ||||
Действие 5.1. Соблюдение сроков возврата в книге выдачи архивных документов во временное пользование | Сотрудники отдела по обеспечению сохранности документов | Не более 20 минут | - Производится отметка в журнале учета выдачи дел во временное пользования данные ответственного сотрудника за полученные архивные документы; - Прием архивных документов | - Основные правила |
Действие 5.2. Прием архивных документов и сдача в архивохранилище | Сотрудники отдела по обеспечению сохранности документов | Не более 20 минут | Осуществляется сверка возвращаемых документов с описью дел, полистная проверка архивных документов; Отмечает в книге выдачи архивных документов о возвращении дел и сдает в архивохранилище | - Основные правила |
Результат процедуры 5: Возврат архивных документов в архивохранилище | ||||
Продолжительность процедуры прием заявление 20 минут; выдача оформленных единиц хранения документов составляет не более 30 минут. Предельное время пользования архивными делами вне архивной территории определяется условиями договора | ||||
Тип процедуры 1: административный | ||||
Номер следующей процедуры | ||||
5. Схемы (алгоритмы) выполнения процедур
Процедура 1. Прием заявлений и писем
Процедура 2. Принятие решения об отказе/ выдаче архивных документов во временное пользование
Процедура 3. Подготовка архивных документов к выдаче во временное пользование
Процедура 4. Выдача архивных документов во временное пользование
Процедура 5. Контроль выданных документов и возвращение документов в архивохранилище
|
|
5. Алгоритмы выполнения процедур
6. Контроль исполнения требований административного регламента
6. За исполнением требований административного регламента проводится внутренний (текущий) и внешний контроль.
1) Внутренний (текущий) контроль за исполнением требований административного регламента осуществляется руководителем государственного архива.
2) Внутренний (текущий) контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения сотрудниками положений административного регламента, а также принятых в процессе предоставления государственной услуги решений.
3) Периодичность проведения проверок составляет не более одного раза в полугодие. Внеплановые проверки проводятся по заявлению потребителей услуги.
4) По результатам проведения проверок принимаются меры по устранению выявленных нарушений требований административного регламента, а также рассматривается вопрос об ответственности виновных лиц в соответствии с законодательством Кыргызской Республики.
7. Внешний контроль за исполнением требований административного регламента осуществляется комиссией, образуемой Государственным архивным агентством при Министерстве цифрового развития Кыргызской Республики.
1) Результаты работы комиссии оформляются в виде справки, в которую могут быть внесены предложения по изменению административного регламента.
2) В течение 3 рабочих дней со дня подписания справки, она направляется в учреждение, предоставляющее данную услугу.
В месячный срок с даты поступления справки должны быть приняты меры по устранению выявленных нарушений и недостатков, меры дисциплинарного и административного воздействия в отношении должностных лиц и сотрудников, допустивших данные нарушения.
При необходимости, также в установленном порядке инициируется внесение изменений в административный регламент.
3) Внешний контроль за исполнением требований административного регламента проводится ежегодно.
7. Ответственность должностных лиц за нарушение требований административного регламента
8. За нарушение требований административного регламента должностные лица несут ответственность в порядке, установленном законодательством Кыргызской Республики.
9. В случае передачи услуги или ее части в аутсорсинг на исполнение частным физическим и/или юридическим лицам, ответственность за соблюдение требований административного регламента предоставления услуги сохраняется за учреждением, ответственным за предоставление данной услуги.
8. Заключительные положения
10. Административный регламент подлежит пересмотру одновременно с пересмотром Стандарта услуги и по мере необходимости.
9. Разработчики административного регламента
1. Чекирова Анара Медетбековна - заведующий отдела по работе с документами Национального архивного фонда Кыргызской Республики Государственного архивного агентства при Министерстве цифрового развития Кыргызской Республики.
2. Ирисова Асель Пайзылдаевна - заместитель директора Центра документации Кыргызской Республики.