Загрузка документа…
Приложение 8 |
|
| Утвержден приказом Министерства цифрового развития Кыргызской Республики от 5 августа 2022 года № 3-д |
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ государственной услуги "Хранение документов, являющихся частью архивного фонда"
(глава 8, пункт 15 Единого реестра (перечня) государственных услуг)
1. Общие положения
1. Предоставление данной государственной услуги осуществляется учреждениями, подведомственными Государственному архивному агентству при Министерстве цифрового развития Кыргызской Республики:
- центральными государственными архивами Кыргызской Республики (кроме Центрального государственного архива Кинофотофонодокументов Кыргызской Республики);
- областными государственными архивами;
- Южным межрегиональным государственным архивом общественно-политической документации;
- районными государственными архивами;
- городскими государственными архивами.
2. Административный регламент данной услуги соответствует требованиям Положения о порядке разработки и оптимизации административных регламентов государственных и муниципальных услуг, утвержденного постановлением Правительства Кыргызской Республики от 16 января 2018 года № 26, и соответствующего стандарта услуги, утвержденного постановлением Правительства Кыргызской Республики от 3 июня 2014 года № 303 (в редакции от 1 июля 2021 года №52).
3. Ключевые параметры, заданные стандартом услуги:
(1) Предельное время на прием запроса (заявления) составляет не более 30 минут; на получение предварительного результата услуги - не более 14 дней; общее время оказания услуги зависит от объема передаваемых на хранение документов.
(2) Перечень документов, необходимых для получения услуги:
а) документ, удостоверяющий личность;
б) документ (доверенность), подтверждающий полномочия представителя потребителя услуги (при необходимости);
в) запрос юридического лица о получении услуги;
г) заявление физического лица о дополнительной передаче документов;
д) описи дел, утвержденные экспертно-проверочными комиссиями государственного архива.
(3) Стоимость услуги: Бесплатная.
(4) Результат услуги: Прием документов на государственное хранение. Выдача акта о приеме документов.
4. Нормативно-правовые документы, служащие основанием для оказания государственной услуги:
- Конституция Кыргызской Республики;
- Закон Кыргызской Республики "О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики";
- постановление Кабинета Министров Кыргызской Республики "О вопросах Министерства цифрового развития Кыргызской Республики" от 1 июня 2021 года № 17;
- постановление Правительства Кыргызской Республики "О Типовой инструкции по делопроизводству в Кыргызской Республике" от 3 марта 2020 года № 120;
- постановление Правительства Кыргызской Республики "Об утверждении примерных положений об архиве государственного органа, органа местного самоуправления и иных юридических лиц, о Центральной экспертной комиссии и об экспертной комиссии государственного органа, органа местного самоуправления и иных юридических лиц" от 18 марта 2014 года № 160;
- Основные правила работы архивов организаций, утвержденные решением Научно-методического совета Государственного архивного агентства от 18 августа 2009 г.
2. Перечень процедур, выполняемых в процессе предоставления услуги
№ | Название процедуры | Примечание |
1 | Прием и регистрация обращения о предоставлении услуги при личном обращении и поступившего через электронный сайт archive.kg и portal.tunduk.kg | Прием обращения о предоставлении государственной услуги осуществляется в формах: - письменного обращения; - электронного обращения поступившего через электронный сайт archive.kg и portal.tunduk.kg; - устного обращения. Регистрация осуществляется в сроки, установленные стандартом госуслуги |
2 | Прием документов. Выдача результата услуги | Прием документов состоит из двух рабочих процессов: - приема документов; - выдачи документа, подтверждающего факт приема-передачи документов. Прием дел осуществляется поединично с сопоставлением описания дела на обложке с описью, выверкой учетных документов, оформлением приема в учетных документах. Оформление приема документов осуществляется путем выдачи акта-приема документов и заключения (при необходимости) установленного образца. Примечание: Прием документов не осуществляется при большой неполноте документов до их восполнения |
3. Блок-схема взаимосвязи процедуры государственной услуги "Хранение документов, являющихся частью архивного фонда"
Фронт-офис | |||||||||
|
|
| |||||||
|
|
| |||||||
| 1 |
|
| 2 |
|
|
| ||
|
|
|
|
| |||||
|
| Бэк-офис |
|
| |||||
| |||||||||
|
| ||||||||
4. Описание процедур и их характеристики
Название процедуры и действий | Исполнитель, должностное лицо | Продолжительность действий | Результат действия | Документ, регулирующий действие | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Процедура 1. Прием и регистрация запрос (заявления) о предоставлении услуги | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Действие 1.1. Прием и регистрация запроса (заявления) о предоставлении услуги при личном обращении и поступившего через электронный сайт archive.kg и portal.tunduk.kg | начальник отдела комплектования документами НАФ КР, сотрудник, ответственный за работу с учреждениями-источниками комплектования и др. | устное - не более 10 мин. с ожиданием в очереди; письменное - в день поступления по почте | а) обращение (письменное), принятое к рассмотрению; б) обращение (устное), по которому дан исчерпывающий ответ по существу вопроса | - Закон КР "О порядке рассмотрения обращений граждан"; - Типовая инструкция по делопроизводству в КР | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Действие 1.2. Регистрация обращения | сотрудник, ответственный за регистрацию документов | не более 2 мин. в день поступления обращения | запись обращения в журнале учета входящих документов | - Типовая инструкция по делопроизводству в КР | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Действие 1.3. Передача обращения на рассмотрение руководителя | сотрудник, ответственный за регистрацию документов | рассмотрение руководителем обращения - не более 10 мин. в день поступления обращения | резолюция руководителя, содержащая данные об исполнителе, порядка и сроках исполнения обращения | - Типовая инструкция по делопроизводству в КР | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Действие 1.4. Изучение состояния дел, подлежащих приему. Проверка описей дел, НСА к ним | сотрудник, ответственный за выполнение административного действия | не более 2 часов | обеспечение полноты и качества документов, принимаемых на госхранение | Основные правила работы госархивов | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Результат процедуры 1: Разрешение руководства на прием документов | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Продолжительность процедуры 1: не более 2 часов | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Тип процедуры 1: Организационно-управленческий | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Процедура 2. Прием документов. Выдача результата услуги | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Действие 2.1. Включение потребителя государственной услуги в план-график госархива по приему документов | - сотрудник, ответственный за работу с учреждениями; - сотрудник, ответственный за прием документов | - не более 5 мин. после получения поручения руководителя | - установление срока приема документов; - обеспечение планирования работы сотрудников, ответственных за данное административное действие | Основные правила работы госархивов | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Действие 2.2. Поединичный прием-передача документов | сотрудник, ответственный за прием документов, куратор учреждения-источника комплектования, представитель сдатчика документов | не более 5 мин. на прием каждого дела согласно нормативу (с просмотром физического состояния дел, их полноты по листажу, заверительным листам) | а) прием документов; б) отказ в приеме с уведомлением причин | Основные правила работы госархивов; Типовые нормы времени и выработки (п. 1.1., 1.2.) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Действие 2.3. Подписание и выдача акта о приеме-сдаче дел | должностные лица обеих сторон, должностное лицо и представитель сдатчика документов | - не более 10 мин. (без учета расхода времени до месторасположения сдатчика документов) | - выдача акта о приеме-сдаче дел установленного образца; - выдача заключения о местонахождении документов в случае ликвидации учреждения | Основные правила работы госархивов | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Результат процедуры 2: Прием документов. Выдача результата услуги (выдача акта о приеме-сдаче дел установленного образца) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Продолжительность процедуры 2: не более 10 минут | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Тип процедуры 2: Специальный. Организационно-управленческий (частично) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
5. Алгоритмы выполнения процедур
Процедура 1. Прием и регистрация запроса (заявления) обращения о предоставлении услуги
Процедура 2. Прием документов. Выдача результата услуги.
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
5. Алгоритмы выполнения процедур
6. Контроль исполнения требований административного регламента
6. За исполнением требований административного регламента проводится внутренний (текущий) и внешний контроль.
1) Внутренний (текущий) контроль за исполнением требований административного регламента осуществляется руководителем государственного архива.
2) Внутренний (текущий) контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения сотрудниками положений административного регламента, а также принятых в процессе предоставления государственной услуги решений.
3) Периодичность проведения проверок составляет не более одного раза в полугодие. Внеплановые проверки проводятся по заявлению потребителей услуги.
4) По результатам проведения проверок принимаются меры по устранению выявленных нарушений требований административного регламента, а также рассматривается вопрос об ответственности виновных лиц в соответствии с законодательством Кыргызской Республики.
7. Внешний контроль за исполнением требований административного регламента осуществляется комиссией, образуемой Государственным архивным агентством при Министерстве цифрового развития Кыргызской Республики.
1) Результаты работы комиссии оформляются в виде справки, в которую могут быть внесены предложения по изменению административного регламента.
2) В течение 3 рабочих дней со дня подписания справки, она направляется в учреждение, предоставляющее данную услугу.
В месячный срок с даты поступления справки должны быть приняты меры по устранению выявленных нарушений и недостатков, меры дисциплинарного и административного воздействия в отношении должностных лиц и сотрудников, допустивших данные нарушения.
При необходимости, также в установленном порядке инициируется внесение изменений в административный регламент.
3) Внешний контроль за исполнением требований административного регламента проводится ежегодно.
7. Ответственность должностных лиц за нарушение требований административного регламента
8. За нарушение требований административного регламента должностные лица несут ответственность в порядке, установленном законодательством Кыргызской Республики.
9. В случае передачи услуги или ее части в аутсорсинг на исполнение частным физическим и/или юридическим лицам, ответственность за соблюдение требований административного регламента предоставления услуги сохраняется за учреждением, ответственным за предоставление данной услуги.
8. Заключительные положения
10. Административный регламент подлежит пересмотру одновременно с пересмотром Стандарта услуги и по мере необходимости.
9. Разработчики административного регламента
1. Чекирова Анара Медетбековна - заведующий отдела по работе с документами Национального архивного фонда Кыргызской Республики Государственного архивного агентства при Министерстве цифрового развития Кыргызской Республики.