ПОСТАНОВЛЕНИЕ КАБИНЕТА МИНИСТРОВ КЫРГЫЗСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

от 8 апреля 2022 года № 207

О внесении изменений в некоторые решения Правительства Кыргызской Республики по вопросам документооборота в электронном формате в государственных органах п органах местного самоуправления

В целях регламентации порядка работы с электронными документами в единой государственной системе электронного документооборота, в соответствии с 'Законом Кыргызской Республики «Об электронном управлении», пунктом 2 Указа Президента Кыргызской Республики «О неотложных мерах по активизации внедрения цифровых технологий в государственное управление Кыргызской Республики» от 17 декабря 2020 года № 64, руководствуясь статьями 13, 17 конституционного Закона Кыргызской Республики «О Кабинете Министров Кыргызской Республики», Кабинет Министров Кыргызской Республики постановляет:

1. Внести в постановление Правительства Кыргызской Республики «О Типовой инструкции по делопроизводству в Кыргызской Республике» от 3 марта 2020 года № 120 следующие изменения:

1) пункт 2 изложить в следующей редакции:

«2. Администрации Президента Кыргызской Республики, министерствам, государственному комитету, административным ведомствам, полномочным представителям Президента Кыргызской Республики в областях, местным государственным администрациям, органам местного самоуправления (по согласованию), государственным и муниципальным предприятиям и учреждениям:

- осуществлять ведение делопроизводства в соответствии с

Типовой инструкцией;

- осуществлять межведомственный документооборот в электронном формате в соответствии с Типовой инструкцией и постановлением Правительства Кыргызской Республики «Об утверждении Положения об автоматизированной информационной системе «Государственная система электронного документооборота» от 30 октября 2020 года № 526, за исключением осуществления документооборота с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

- предусмотреть в структуре учреждения подразделение с функцией службы делопроизводства, с включением должности работника, ответственного за архив учреждения, в пределах штатной численности.

Действие абзаца третьего настоящего пункта не распространяется на уполномоченные государственные органы, ведающие вопросами национальной безопасности, по делам обороны, оперативно-розыскной деятельности, финансовой разведки, обеспечения общественного порядка, безопасности личности и общества, борьбы с преступностью, которые осуществляют межведомственный документооборот в электронном формате в соответствии с ведомственными актами.»;

2) в пункте 4 слова «Архивному агентству при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики» заменить словами «Архивной службе при Министерстве цифрового развития Кыргызской Республики»;

3) пункты 5, 6 изложить в следующей редакции: «5. Установить, что:

разработчики пособий по делопроизводству обязаны согласовывать их с Архивной службой при Министерстве цифрового развития Кыргызской Республики;

- при разработке систем межведомственного электронного документооборота государственных органов (или внесении изменений в них) разработчики обязаны согласовывать их с Архивной службой при Министерстве цифрового развития Кыргызской Республики.

6. Министерству культуры, информации, спорта и молодежной политики Кыргызской Республики обеспечить осуществление регистрации пособий по делопроизводству, согласованных с Архивной службой при Министерстве цифрового развития Кыргызской Республики, в Государственной книжной палате при Министерстве культуры, информации, спорта и молодежной политики Кыргызской Республики.»;

4) в Типовой инструкции по делопроизводству в Кыргызской Республике, утвержденной вышеуказанным постановлением:

в пункте 3 слова «единой системы электронного документооборота (далее - ЕСЭД)» заменить словами «системы электронного документооборота (далее - СЭД)»;

- пункт 36 дополнить абзацем третьим следующего содержания: «Документы  временного срока хранения могут создаваться исключительно в электронном виде.»;

- в пункте 37 аббревиатуру «ЕСЭД» заменить аббревиатурой «СЭД»;

главу 5 изложить в следующей редакции:

Глава 5. Особенности работы с электронными документами в СЭД

§1. Порядок регистрации и организации исполнения входящих электронных документов

80. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД. Единицей учета является электронный документ, зарегистрированный в СЭД.

81. Прием, обработка, предварительное рассмотрение и регистрация электронных документов осуществляются службой делопроизводства на общих основаниях в соответствии с настоящей Типовой инструкцией.

82. Электронные документы, поступающие в учреждение посредством СЭД, проходят первичную обработку, которая осуществляется в автоматизированном режиме и включает проверку реквизитов поступившего электронного документа: дата регистрации, наименование учреждения, отправившего электронный документ, краткое содержание электронного документа, фамилия, инициалы лица, подписавшего электронный документ, электронная подпись, с использованием которой подписан электронный документ.

83. Документы, поступившие на бумажном носителе, подлежат сканированию с использованием сканирующего устройства и преобразуются в электронный образ бумажного документа формата PDF с последующей загрузкой в СЭД.

84. После завершения проверки реквизитов и целостности электронного документа в автоматизированном режиме сотрудник службы делопроизводства учреждения проводит предварительное рассмотрение поступившего электронною документа с целью распределения на документы, требующие обязательного рассмотрения руководством учреждения, и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение электронных документов осуществляется в день поступления. В случае поступления вне рабочего времени электронный документ рассматривается на следующий рабочий день.

85. В ходе предварительного рассмотрения сотрудник службы делопроизводства учреждения отказывает в регистрации поступивших электронных документов в следующих случаях:

1) электронный документ поступил не по адресу;

2) электронный документ подписан электронной подписью лица, не являющегося лицом, уполномоченным подписывать электронный документ;

3) отсутствие заявленных в документе приложений;

4) некорректное оформление документа и несоответствие требованиям подпункта 2 пункта 16 настоящей Типовой инструкции.

86. После успешного проведения предвари тельного рассмотрения сотрудник службы делопроизводства учреждения производит регистрацию поступившего электронного документа в СЭД, после чего электронному документу в СЭД в автоматизированном режиме присваивается входящий регистрационный номер.

После присвоения электронному документу «ходящего регистрационного номера в СЭД в автоматизированном режиме формируемся карточка с указанием входящего регистрационного номера электронного документа, даты регистрации, сведений об отправителе (исполнителе/исполнителях и лице, подписавшем электронный документ).

Для систематизации и обеспечения учета документов при присвоении входящего регистрационного номера используется Государственный классификатор органов управления, утверждаемый Национальным статистическим комитетом Кыргызской Республики.

87. Зарегистрированные электронные документы посредством СЭД отправляются:

1) в случае необходимости наложения резолюции -руководителю учреждения или курирующему заместителю;

2) в случае необходимости исполнения или рассмотрения без резолюции от руководителя - структурным подразделениям или ответственным сотрудникам;

3) В случае необходимости подготовки проекта резолюции -структурным подразделениям или ответственным сотрудникам.

88. По итогам рассмотрения электронного документа руководитель учреждения либо курирующий заместитель накладывает электронную резолюцию, в которой определяет лицо, ответственное за организацию исполнения электронного документа в учреждении, и в случае необходимости определяет соисполнителей, а также срок исполнения электронного документа.

Срок исполнения электронного документа устанавливается аналогично срокам исполнения бумажных документов.

89. При поступлении электронных документов информационно-аналитического характера, не требующих исполнения, срок исполнения может не устанавливаться. При этом сотрудники вносят отметку в СЭД об ознакомлении с данным документом.

90. Электронная резолюция состоит из следующих реквизитов: фамилия, инициалы лица, ответственного за организацию исполнения электронного документа, фамилия, инициалы соисполнителей, содержание электронной резолюции, срок исполнения, должность, фамилия, инициалы и электронная подпись автора резолюции.

Образец электронной резолюции приводится в приложении 32.

91. Сотруднику, определенному согласно электронной резолюции в качестве ответственного за свод, и соисполнителям электронные документы поступают через СЭД.

92. В случае если ответственным за свод лицом или соисполнителем электронного документа был определен руководитель структурного подразделения учреждения, при необходимости, он добавляет к исполнению электронного документа сотрудников возглавляемого им подразделения. Руководители структурных подразделений также имеют возможность поручить свод одному из сотрудников возглавляемого ими подразделения.

93. Ответственное за свод лицо и соисполнители совместно отвечают за надлежащее исполнение электронного документа.

Исполнение электронного документа предусматривает' сбор и обработку ответственным за свод лицом и соисполнителем необходимой информации, подготовку ответственным за свод лицом окончательного ответа на поступивший электронный документ, его оформление, согласование, направление для подписания посредством СЭД руководителю учреждения или его заместителю.

94. В ходе исполнения электронного документа ответственное за свод лицо и/или соисполнитель могут добавлять свои комментарии к электронному документу.

95. Продление сроков исполнения электронных документов производится по указанию руководителя или с разрешения учреждения - автора, установившего этот срок.

96. Ведение учета и контроля исполнения электронных документов в СЭД осуществляется в автоматизированном режиме, путем напоминаний ответственному за свод лицу и соисполнителям соответствующей цветовой маркировкой.

97. Проект ответа на поступивший электронный документ перед направлением руководителю учреждения или его заместителю посредством СЭД для подписания проверяется ответственным за свод лицом на соответствие требованиям к его составлению и оформлению, а также наличие необходимых приложений.

98. Для согласования и подписания электронного документа, подготовленного в ответ на поступивший электронный документ, используется электронная подпись.

99. Основой построения поисковой системы в СЭД является регистрация документов.

100. Поиск конкретного документа или подборки материалов в СЭД осуществляется по различным параметрам документов, в том числе реквизитам, видам документов, маршрутам, содержанию, характеру вопросов, отправителям и адресатам, исполнителям и другим.

101. СЭД позволяет осуществлять обмен электронными документами между различными учреждениями. Учреждения могут направлять друг другу проекты нормативных правовых актов, письма, заявления/обращения граждан, информационные документы аналитического характера.

§ 2. Порядок регистрации и отправки исходящих электронных документов

102. Регистрации в СЭД подлежат следующие исходящие электронные документы:

1) документы, подготовленные в ответ на поступившие электронные документы;

2) документы, подготовленные по инициативе структурного подразделения учреждения, руководителя учреждения или его заместителя (инициативные).

103. В зависимости от настроек учреждения подписанный электронный ответ может быть отправлен к адресату:

1) без подтверждения отправки службой делопроизводства учреждения;

2) после подтверждения отправки службой делопроизводства учреждения.

104. При необходимости подтверждения отправки электронного документа службой делопроизводства проводится проверка соответствия требованиям оформления документа: корректный формат документа, соответствие электронной подписи, наличие заявленных приложений, корректность указанных адресатов. В случае найденных несоответствий служба делопроизводства имеет возможность возврата документа на доработку.

105. В автоматизированном режиме подписанному документу присваивается исходящий регистрационный номер и незамедлительно отправляется адресату.

106. В момент поступления электронного документа адресату отправитель получает электронную отметку о доставке. С этого момента электронный документ считается полученным адресатом.

107. Исполненные электронные документы систематизируются в дело в соответствии с номенклатурой дел.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

§ 3. Порядок регистрации служебных записок

108. Структурные подразделения учреждения составляют и регистрируют в СЭД служебные записки с целью обмена информацией друг с другом внутри учреждения, а также в качестве ответов о выполнении задач, заданий и поручений руководителя учреждения или его заместителя.

109. При составлении и регистрации служебных записок также могут быть прикреплены различные приложения, такие как акты, докладные, рапорты, таблицы информационного характера и другие.

1 10. Служебные записки в электронной форме оформляются на бланке, автоматически сгенерированном в СЭД. Образец служебной записки приводится в приложении 33.

111. Для подписания служебной записки используется электронная подпись.

§ 4. Порядок хранения и уничтожения электронных документов

112. Электронные документы после их исполнения подлежат ведомственному хранению в СЭД в течение периода, не превышающего предельные сроки ведомственного хранения, предусмотренные законодательством Кыргызской Республики в сфере архивного дела для аналогичных документов на бумажных носителях.

113. Электронные документы временного срока хранения (до 10 лет) хранятся в том формате, в котором они были сформированы, отправлены или получены, с обеспечением одновременного хранения сформированных электронных подписей под соответствующими электронными документами.

114. Все электронные документы со сроком хранения более 10 лет, в том числе постоянного срока хранения, должны создаваться в формате Portable Document Format (PDF/A 1, PDF/A2, PDF/АЗ, PDF/A4) для обеспечения возможности архивного хранения электронных документов.

1 15. Электронные документы постоянного срока хранения обязательно дублируются па бумажном носителе.

Отправитель электронного документа несет ответственность за соответствие документа в электронной форме документу на бумажном носителе.

116. После истечения срока хранения электронных документов на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем учреждения, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению в автоматизированном режиме в соответствии с перечнем управленческих документов, с указанием сроков хранения.

§ 5. Ответственность за сохранность электронного документа и СЭД

1 1 7. Ответственность за сохранность и обеспечение подлинности электронных документов, созданных в СЭД, в период ведомственного хранения, несет владелец системы электронного документооборота.»;

- дополнить приложениями 32, 33 в редакции согласно приложениям 1, 2 к настоящему постановлению.

2. Внести в постановление Правительства Кыргызской Республики «Об утверждении Положения об автоматизированной информационной системе «Государственная система электронного документооборота» от 30 октября 2020 года № 526 следующие изменения;

1) пункт 4 изложить в следующей редакции:

«4. Администрации Президента Кыргызской Республики, министерствам, государственному комитету, административным ведомствам, полномочным представителям Президента Кыргызской Республики в областях, местным государственным администрациям, органам местного самоуправления (по согласованию), государственным и муниципальным предприятиям и учреждениям, за исключением уполномоченных государственных органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность (кроме таможенных органов), уполномоченных государственных органов, ведающих вопросами обороны, чрезвычайных ситуаций и финансовой разведки, руководствоваться Положением, указанным в пункте 1 настоящего постановления, и в месячный срок:

- привести  свои  решения  в соответствие  с настоящим постановлением;

- принять необходимые меры, вытекающие из настоящего постановления.»;

2) в пункте 5 слова «Аппарату Президента Кыргызской Республики (по согласованию),», «и органам местного самоуправления (по согласованию)» исключить;

3) в Положении об автоматизированной информационной системе «Государственная система электронного документооборота», утвержденном вышеуказанным постановлением:

- в пункте 7:

абзац тринадцатый изложить в следующей редакции: «Информация, содержащая сведения. составляющие государственные секреты (тайну), и иные документы, имеющие гриф ограничения доступа, не подлежат включению и обработке в АИС «ГСЭД».»;

абзац четырнадцатый признать утратившим силу.

3. Министерству цифрового развития Кыргызской Республики:

1) принять необходимые меры, вытекающие из настоящего постановления;

2) в срок до 1 мая 2022 года реализовать обеспечение систематизации электронных документов по срокам хранения в системе электронного документооборота.

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управление контроля исполнения решений Президента и Кабинета Министров Администрации Президента Кыргызской Республики.

5. Настоящее постановление вступает в силу. по истечении семи дней со дня официального опубликования

Приложение 1

«Приложение 32 к

 Типовой инструкции по

делопроизводству в

Кыргызской Республике